5 Tipps für knallharte Meeting-Leader – Wie Sie Meetings effizienter führen

Dienstagmorgen, 9.00 Uhr. Sie starten das Meeting pünktlich. Um 9.03 Uhr öffnet sich die Türe und der letzte Meeting-Teilnehmende schlürft herein, lässt ein leises «Sorry» vernehmen und huscht möglichst unauffällig an seinen Platz.

Ok. Dann also nochmals von vorne. Sie fassen die Ausgangslage des ersten Traktandums nochmals kurz zusammen und versuchen eine Diskussion ins Laufen zu bringen. Keiner meldet sich.

Beim Nachhaken merken Sie leicht verärgert: Niemand hat sich vorbereitet. Gutwillig stellen Sie das komplette Traktandum nochmals vor und gehen es mit Ihren Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch.

Als Sie das nächste Mal aufsehen, bemerken Sie, dass nur noch zwei der vier Meeting-Teilnehmenden wirklich Ihren Ausführungen lauschen. Die anderen verstecken sich hinter ihren Notebooks und tippen möglichst leise auf ihren Tasten. Na toll, Sie mühen sich hier einen ab, um alle auf den gleichen Informationsstand zu bringen. Und wer dankt es Ihnen?

Bereits etwas gereizt, holen Sie die zwei «Tagträumer» zurück ins Meeting und geben zu verstehen, dass es sich hier um eine wichtige Besprechung handelt. Sie bitten Ihre Mitarbeitenden ihre Notebooks zu schliessen und den Erläuterungen aktiv zu folgen.

«Wer ist heute eigentlich Protokollführer?» Alle schauen sich fragend um, vermeiden aber den Augenkontakt zu Ihnen. Also gut, dann notieren Sie selber halt die wichtigsten Beschlüsse.

Während Sie einen Block hervorkramen und sich ruckzuck ein paar Notizen machen, merken Sie wie Ihre Mitarbeitenden bereits etwas unruhig auf ihren Stühlen hin und her rutschen.

Es ist bereits 9.20 Uhr und Sie haben erst ein Traktandum abgeschlossen. Auch heute wird die Sitzung wohl länger dauern als geplant.

Kennen Sie das?

Dabei könnten Ihre Meetings ganz anders ablaufen. Kurz, zielführend und effizient.

In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen 5 Tipps mit auf den Weg, wie Sie Ihre Meetings effizienter führen:

Unsere 5 Tipps basieren auf unserem Impuls-Konzept. Im Blogbeitrag Unser Geheimrezept für effiziente Meetings erklären wir Ihnen das komplette Konzept, zeigen Ihnen die Vorteile sowie notwendigen Voraussetzung auf und durchlaufen den Impuls-Kreislauf einmal komplett anhand eines Praxisbeispiels.

Starten wir mit dem ersten Tipp:

#1 Abzweigungen vermeiden

Nehmen wir an, Sie leiten das Geschäftsleitungs-Meeting (GL-Meeting), welches einmal wöchentlich ansteht. Jeweils am Dienstagmorgen um 9.00 Uhr treffen Sie sich mit den vier anderen GL-Mitgliedern, um strategische Entscheide zu treffen, anstehende Projekte zu diskutieren und Beschlüsse zu fällen. Sie sind Meeting-Leader und tragen daher die Hauptverantwortung für dieses Zusammentreffen.

Sie starten das Meeting pünktlich. Der Protokoll-Führende ist bestimmt. Sie als Meeting-Leader sind nie gleichzeitig Protokollführer. Sofort geht’s los zum ersten Traktandum: Jährlicher Review der Geschäftsstrategie.

Vier Aufgaben sind notiert, drei abgehakt. Eine ausstehend. Bereits zwei Wochen überfällig: Personal-Strategie für das neue Jahr überdenken

«Wie ist hier der Stand? Worauf warten wir noch?»

«Ich habe verschiedene Ideen im Kopf, würde aber gerne gemeinsam mit euch ein kurzes Brainstorming dazu machen.»

Stopp. Steigen Sie nicht darauf ein.

Über Themen zu diskutieren, auf die man sich nicht eingestellt oder vorbereitet hat, endet meistens in Ineffizienz. Zweigen Sie also nicht von Ihrem Impuls-Protokoll ab, wenn jemand ein Thema adhoc einbringt.

Verlangen Sie wenn immer möglich einen konkreten Vorschlag auf der Plattform, welcher beim nächsten Meeting konkret angeschaut und diskutiert werden kann. Beharren Sie dabei auf diskussionsbereite Inhalte.

«Und was ist, wenn’s brennt und ich nicht bis zum nächsten Meeting warten kann?»

Wenn etwas zeitlich nicht warten kann, muss man selbstverständlich sofort handeln. Jedes Unternehmen ist wohl ab und zu mit einer «Feuerwehrübung» konfrontiert. Sorgen Sie dafür, dass dies nicht zur Gewohnheit wird.

Lassen Sie sich nicht vom Wesentlichen ablenken. Sagen Sie «Nein» zu Adhoc-Themen.

#2 Auf Wiederkäuen verzichten

Die Buchhaltung hat Ihnen eine Prognose für das nächste Jahr zugestellt. Sie haben diese im Vorfeld allen GL-Mitgliedern auf der Plattform zugänglich gemacht.

Ihr GL-Kollege, der die Finanzabteilung leitet, setzen gerade an, die Zahlen nochmals Schritt für Schritt durchzugehen.

Sie winken sofort ab.

Alle Teilnehmenden sind vorbereitet erschienen. Das heisst, dass alle die Zahlen bereits mindestens einmal durchgegangen sind. Verzichten Sie also darauf, nochmals alles runterrattern zu lassen.

In Meetings wird oft «wiedergekäut», egal ob bei KMUs oder börsenkotierten Unternehmen. Wir neigen dazu, unsere Inhalte nieder zu leiern bis auch der Letzte beinahe eingenickt ist.

Einige Leute mögen es, sich selber sprechen zu hören. Andere wollen aus aller Höflichkeit zuerst ein Thema einführen, bevor sie in die Tiefe gehen.

Definieren Sie daher in Ihrem Unternehmen: Es ist nicht unhöflich, direkt auf den Punkt zu kommen. Es ist sogar erwünscht. Gleich mittenrein ins Geschehen. Denn alle Teilnehmenden kennen den Kontext bereits.

Alles, was bereits im Impuls-Protokoll steht, muss nicht nochmals heruntergeleiert werden. Vermitteln Sie das Gefühl, dass es nicht unhöflich ist, direkt auf den Punkt zu kommen.

 #3 Schnellzuggefühl hervorrufen

Nächstes Traktandum:

Neue Vision
Unsere Vision ist veraltet. Wir sollten diese überarbeiten und neue Aspekte aufgreifen.

Wissen Sie, was genau zu tun ist? Keine Ausgangslage, kein Vorschlag. Dieser Punkt ist nicht diskussionsbereit.

Bitten Sie daher den Verfasser höflich aber bestimmt darum, das Traktandum für das nächste Meeting auszuformulieren. Gehen Sie keine halben Sachen ein und geben Sie klar zu verstehen, dass in Ihren Meetings keine Larifari-Haltung akzeptiert wird.

Es gibt nämlich zwei Kategorien von Meeting-Leadern:

• Bei den einen kann man rein sitzen und im Notfall improvisieren.
• Bei den anderen geht die Post ab. Wer nicht vorbereitet erscheint, wird es ungemütlich haben.

Schauen Sie, dass Sie zur zweiten Kategorie gehören. Seien Sie einen Meeting-Leader mit Vorbildfunktion. Vermitteln Sie Ihren Meeting-Teilnehmenden, dass es ein No-Go ist, unvorbereitet zu erscheinen und zeigen Sie den Mehrwert eines effizienten Meetings: Die Themen sind innert Kürze besprochen und alle Teilnehmenden können sich schneller wieder ihren anderen Prioritäten widmen.

So haken Sie gemeinsam Thema für Thema im «Schnellzug-Tempo» ab.

Beharren Sie darauf, dass Ihre Meeting-Teilnehmenden vorbereitet am Meeting erscheinen und bestehen Sie auf diskussionsbereite Inhalte.

#4 Meinungen im Voraus abholen

Sie haben einen spannenden Vorschlag, wie Sie Ihre Dienstleistungen weiterentwickeln könnten und haben sich bereits viele Gedanken dazu gemacht. Stellen Sie Ihren Vorschlag auf die Plattform und holen Sie bereits im Vorfeld des Meetings die Meinungen Ihrer GL-Kollegen ab.

Als Plattform bzw. Impuls-Protokoll bietet sich Microsoft OneNote an. Sie können unendlich viele neue Seiten erstellen. Zudem werden Inhalte sofort gespeichert. Auch wenn Sie offline an etwas arbeiten. Sobald Sie das nächste Mal online sind, werden Ihre Notizen aktualisiert und mit den Ergänzungen Ihrer Meeting-Teilnehmenden zusammengetragen. Änderungen können Sie also gleichzeitig und ortsunabhängig vornehmen. Ein riesen Mehrwert.

«Wie kann ich gewährleisten, dass sich Teilnehmende bereits zum Thema äussern?»

Indem Sie aktiv nach Meinungen zum Thema fragen und eine entsprechende Tabelle mit Name und Meinung bereitstellen. Das könnte folgendermassen aussehen:

Anstatt beim Zusammentreffen vier Mal zu fragen «Und was meinst du?», können Sie also direkt über den Vorschlag oder mögliche Alternativen diskutieren. Vielleicht haben andere Meeting-Teilnehmende noch spannende Ideen oder Ergänzungen, die sie beitragen können und die Ihrem Input zusätzlichen «Drive» verleihen.

Ein weiterer Vorteil: Sie können auch Leute um eine Meinung bitten, die nicht Teil des Meetings sind. Da wir das Impuls-Protokoll im OneNote bereitstellen, können Sie der entsprechenden Person den genauen Link direkt zum Absatz schicken. (Anwendertipp: Rechtsklick auf den Text und «Link zum Absatz kopieren»).

Es geht nicht darum, bereits vor dem Treffen einen Beschluss zu fällen. Wir sind der Meinung, dass wir Diskussionen nicht digitalisieren können. Mithilfe des Konzepts «Meinungen im Voraus abholen» können wir jedoch bereits eine ideale Ausgangslage für die Diskussion schaffen.

Wir sprechen hier von einem fortgeschrittenen Konzept. Ohne die entsprechende Offenheit in der Unternehmenskultur, ist dieses Konzept schwierig umzusetzen.

Bereits vor dem Meeting können Sie wertvolle Inputs von Ihren Meeting-Teilnehmenden einholen. So sparen Sie wertvolle Zeit während des Meetings und können direkt mit der Diskussion starten.

#5 Zusammenarbeit zwischen Meetings fördern

Es ist nur noch ein Punkt offen: Employer-Branding. Die Marketing-Abteilung hat ein Employer-Branding-Konzept erstellt, in Ihrem Impuls-Protokoll verlinkt und fragt nach einem Feedback dazu. Alle wichtigen Informationen sind im Impuls-Protokoll erfasst.

Doch halt. Es ist 9.47 Uhr. Sie haben das Meeting bereits zwei Minuten überzogen. Vor dem Sitzungszimmer tigern bereits Ihre Mitarbeitenden herum, die den Raum nach Ihnen gebucht haben.

Stoppen Sie das Meeting hier und geben Sie Ihren Meeting-Teilnehmenden den Auftrag, sich das Konzept selber zeitnah anzuschauen und Verbesserungsvorschläge direkt im Protokoll zu notieren.

Sie können also auch zwischen Meetings zusammenarbeiten. So können gewisse Punkte übersprungen oder direkt zwischen den Meetings abgehandelt werden. Die plattformorientierte Arbeit macht es möglich.

Dank dem Impuls-Protokoll auf der Plattform können Sie auch zwischen den Meetings digital zusammenzuarbeiten.

Zusammenfassung

Die folgenden 5 Tipps helfen Ihnen dabei, Meetings effizienter zu führen:

#1 Abzweigungen vermeiden
Lassen Sie sich nicht vom Wesentlichen ablenken. Sagen Sie «Nein» zu Adhoc-Themen.

#2 Auf Wiederkäuen verzichten
Alles was bereits im Impuls-Protokoll steht, muss nicht nochmals heruntergeleiert werden. Vermitteln Sie das Gefühl, dass es nicht unhöflich ist, direkt auf den Punkt zu kommen.

#3 Schnellzuggefühl hervorrufen
Beharren Sie darauf, dass Ihre Meeting-Teilnehmenden vorbereitet am Meeting erscheinen und beharren Sie auf diskussionsbereite Inhalte.

#4 Meinungen im Voraus abholen
Bereits vor dem Meeting, können Sie wertvolle Inputs von Ihren Meeting-Teilnehmenden einholen. So sparen Sie wertvolle Zeit während des Meetings und können direkt mit der Diskussion starten.

#5 Zusammenarbeit zwischen Meetings fördern
Dank dem Impuls-Protokoll auf der Plattform können Sie auch zwischen den Meetings digital zusammenzuarbeiten.

Nun verfügen Sie über das Werkzeug, Ihre Meetings noch effizienter zu führen.

Noch Fragen? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.