Wir decken sieben dieser Sünden auf und verraten dir gleichzeitig, wie du sie umgehen kannst. Unser Ziel: Deine Arbeit mit Power Automate so sündenfrei wie möglich zu machen.
Sünde #2: Keine klare Regeln vorgeben
Sünde #3: Prozessautomatisierung als einmalige Sache abstempeln
Sünde #4: Klare Beschriftung der Schritte vernachlässigen
Sünde #5: Flow in Power Automate erst am Schluss testen
Sünde #6: Flows nicht regelmässig überprüfen
Sünde #7: Ausführungszeitpunkt der Flows nicht aufeinander abstimmen
Sünde #1: In Power Automate mit monströsen Prozessen starten
Power Automate ist cool. Und es ist verlockend, gleich alles in einen riesigen Automatisierungsprozess zu packen. Das kann jedoch schnell überfordernd werden und dazu führen, dass Projekte scheitern.
Unser Tipp: Klein starten, gross enden! Identifiziere mit einem Discovery Workshop für den Start die einfachen, regelmässigen Prozesse, die einen grossen Einfluss haben. Danach kannst du Schritt für Schritt vorangehen. Das hilft, den Überblick zu behalten und die Effizienz zu steigern.
Sünde #2: Keine klare Regeln vorgeben
Die Möglichkeit, dass jeder im Team Flows in Power Automate erstellen kann, ist zwar grossartig – sie kann aber auch zum Chaos führen. Gerade im Prozessumfeld wollen wir aber eine klare Struktur.
Unser Tipp: Klare Regeln schaffen. Wir empfehlen, dafür einen fiktiven Benutzer zu erstellen. Bei uns heisst dieser Benutzer «miniNinja». Alle Automatisierungen laufen zentralisiert über ihn und alle wissen, dass diese Prozesse auch von autorisierten Fachpersonen geprüft werden.
Wie könnte der fiktive Benutzer in deinem Unternehmen heissen?
Sünde #3: Prozessautomatisierung als einmalige Sache abstempeln
Automatisierungen einmal erstellen und dann vergessen? Keine gute Idee! Der Appetit kommt bekanntlich beim Essen – so ist es auch mit Power Automate. Prozesse können und sollen regelmässig weiterentwickelt werden.
Unser Tipp: Dranbleiben. Überprüfe regelmässig die bestehenden Prozesse und optimiere sie. So kannst du sicherstellen, dass alles reibungslos läuft und immer besser wird. Diese Arbeit kannst du selber machen oder dir von Experten helfen lassen.
Sünde #4: Klare Beschriftung der Schritte vernachlässigen
Tauchen wir jetzt etwas tiefer in die Erstellung eines Flows in Power Automate ein. Dazu gehören meist viele einzelne Schritte, die am Ende die Automatisierung ergeben. Die Beschriftung dieser Schritte zu vernachlässigen oder nicht nachvollziehbar zu gestalten, führt zu Verwirrung – insbesondere, wenn mehrere Personen am gleichen Flow arbeiten.
Unser Tipp: Liebe zum Detail zeigen! Gib jedem Schritt einen klaren, aussagekräftigen Namen und füge bei Bedarf Notizen hinzu. So behält jeder den Durchblick und die Zusammenarbeit wird deutlich einfacher.
Sünde #5: Flow in Power Automate erst am Schluss testen
Es ist ein klassischer Anfängerfehler: Du fühlst dich nach ein paar gelungenen Automatisierungen sicher und baust komplette Flows, ohne sie zu testen. Das kann ganz schön nach hinten losgehen: Ein einziger Fehler kann nicht nur den aktuellen Schritt zunichtemachen, sondern auch alle folgenden.
Unser Tipp: Nimm dir die Zeit, bereits während der Erstellung des Flows Tests durchzuführen. Prüfe, ob die Datenabfrage die richtigen Formate liefert und ob die Berechnung der Variablen korrekt erfolgt. Stelle sicher, dass die eingeplanten Benachrichtigungen am x-ten Arbeitstag auch wirklich dann verschickt werden und die richtigen Empfänger erreichen.
Wichtig: Teste einen Flow, schon während du ihn erstellst, auf Herz und Nieren – nur ein komplett getesteter Flow, ist ein guter Flow.
Sünde #6: Flows nicht regelmässig überprüfen
Wenn ein Flow nicht mehr funktioniert und wir das nicht realisieren, können Prozesse unbemerkt ins Stocken geraten. Ein erster guter Schritt ist es, den Flow regelmässig manuell zu überprüfen. Diese Kontrolle allein reicht aber oft nicht aus oder kann im stressigen Alltag schnell mal über längere Zeit vergessen gehen.
Unser Tipp: Integriere einen Kontroll-Mechanismus in den Flow, der dich proaktiv informiert.
Ein Beispiel: Bei einem automatischen Mailversand an unsere ABO-Kunden erhalten wir immer eine Übersicht, welche Kunden die Mail erhalten haben.
Sünde #7: Ausführungszeitpunkt der Flows nicht aufeinander abstimmen
Stell dir vor: Flow 1 aktualisiert eine Liste und Flow 2 nutzt diese Liste, um dem Marketing-Team via Teams eine Information zu schicken. Wenn aber Flow 2 vor Flow 1 abläuft, arbeitet ihr mit veralteten Daten – ein klassischer Fall von schlechtem Timing.
Unser Tipp: Mache für jeden Prozess ein sogenanntes Flow-Mapping. Es legt fest, welche Flows voneinander abhängig sind und welche Ausführungszeitpunkte gelten. Kommen neue Flows dazu, musst du diese sorgfältig in das bestehende Mapping einfügen – und danach Sünde #5 vermeiden. 😜
Zusammenfassung | Sünden in Power Automate
Power Automate ist – richtig eingesetzt – ein sehr mächtiges Tool. Du kennst jetzt sieben häufige Fehler, die du bei der Prozessautomatisierung nicht machen solltest.
Unsere Empfehlungen nochmals in Kürze: Beginne klein, schaffe klare Regelungen und setze einen zentralisierten Benutzer für die Prozesskontrolle ein. Zudem solltest du deine Automatisierungen regelmässig optimieren, die Schritte deutlich beschriften und schon frühzeitig testen. Und denk daran: Das korrekte Timing ist entscheidend – ein Flow-Mapping hilft dir bei der Strukturierung.
Du willst noch mehr über die Power-Tools von Microsoft erfahren? Hier geht’s zu unserem Blogartikel: Power BI: Überblick und Praxisbeispiele für Datenvisualisierungen.
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Patrick Müller
Owner & Chairman
