Digital erfolgreicher arbeiten dank iTrust-Coachings
Erfolgsstory mit «die Mobiliar»
Branche
Arbeitsplätze
ca. 5700 Mitarbeitende
Direktionsstandorte
Bern, Zürich und Nyon
Wer meint, dass die Mobiliar als älteste private Versicherungsgesellschaft der Schweiz in puncto Digitalisierung hinterherhinkt, irrt sich gewaltig. Viele Unternehmen könnten sich eine grosse Scheibe am digitalen Engagement der persönlichsten Versicherung der Schweiz abschneiden. Daher freut es uns sehr, dass wir unsere Erfolgsstory zur Zusammenarbeit mit der Mobiliar mit Ihnen teilen dürfen.
«iTrust-Coachings sind mehr als nur Produktschulungen. Unsere Leute konnten die neue Arbeitsweise direkt in der Mobiliar-Umgebung üben und festigen.»
– Patric Meier
AUSGANGSLAGE
Die Mobiliar ist zwar in der Werbung immer noch mit Häuschenpapier und Bleistift unterwegs. Die Arbeitsumgebung sieht mittlerweile aber anders aus: Die Mobiliar steckt viel Geld und Engagement in die Digitalisierung. Nebst dem Einsatz von modernen IT-Lösungen und Tools wurden beispielsweise alle Mitarbeitenden der Mobiliar mit Notebooks ausgestattet.
Doch die Anstrengungen wollten nicht so richtig Früchte tragen: Es war immer noch viel zu viel Papier im Spiel. Die Schlussfolgerung von Patric Meier, Projektleiter bei der Mobiliar: Der Digitalisierungsprozess ist zwar eingeleitet, aber die Mitarbeitenden werden beim Prozess von analog auf digital zu wenig begleitet.
Denn obwohl alle Mitarbeitenden mit High-End-Notebooks und entsprechenden Tools ausgerüstet sind, wurde an der alten Arbeitsweise festgehalten. Oder in Meiers Worten ausgedrückt:
«Es ist schade, wenn jeder ein Sportauto hat, aber nicht weiss, wie er in den zweiten Gang schaltet.»
So wurde 2018 die Ausbildungsinitiative der Mobiliar ins Leben gerufen. Das Ziel: Generalagenturen digital vorwärts bewegen. Die Generalagenten und ihre Mitarbeitenden sollen digital beraten, unterstützt und geschult werden, um die zur Verfügung stehenden Technologien zielführend einzusetzen.
Dabei lässt es die Mobiliar den Generalagenturen offen, ob sie mitmachen wollen oder nicht. Die Beratungs- und Coaching-Kosten werden von der Mobiliar getragen. Die Generalagenturen stellen die Arbeitszeit der Mitarbeitenden zur Verfügung.
Um die Ausbildungsinitiative fachlich gestützt und mit genügend Coaching-Kapazität ins Leben zu rufen, wurde iTrust ins Boot geholt.
Wir durften ein Konzept für die Ausbildungsinitiative erarbeiten, welches die Eigenheiten der einzelnen Mobiliar-Agenturen berücksichtigt und trotzdem einen gemeinsamen Nenner sicherstellt. Denn: Jede Generalagentur ist wie ein kleines KMU.
Dass sich die Generalagenturen jedoch so stark unterscheiden, hätte Meier zu Beginn nicht gedacht.
Gerade darum ist es so essentiell, auf jede Generalagentur individuell einzugehen und dort anzuknüpfen, wo Generalagenten und ihre Mitarbeitenden stehen.
VORGEHEN
- Analyse
Zuerst haben wir die Generalagenturen genau unter die Lupe genommen. In der Analysephase lernten wir die Agenturen und deren Arbeitsweisen kennen, evaluierten deren IST-Zustand und deckten Bedürfnisse sowie digitale Potenziale auf. - Strategie und «Digital Guidelines»
Anschliessend wurde in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Kader eine Strategie besprochen sowie «Digital Guidelines» erarbeitet, welche definieren, wie künftig in der Generalagentur zusammengearbeitet und kommuniziert wird. - iTrust-Coachings für Kader
Als dritter Schritt kam das Kader in den Genuss der individuellen Coachings. Das ermöglichte der Führung, die Einflüsse auf die interne Arbeitsweise anhand von konkreten Beispielen kennenzulernen. So konnten sie anschliessend mit einem klaren Konzept vor Ihre Mitarbeitenden treten und als digitale Vorbilder vorangehen. - iTrust-Coachings für Mitarbeitende
Im letzten Schritt fanden die iTrust-Coachings für die Mitarbeitenden statt. Dabei tauchten die Mitarbeitenden tiefer in die Microsoft-365-Welt ein und lernten dabei die neuen Möglichkeiten innerhalb von Microsoft Outlook, OneNote, TeamSpace (SharePoint), OneDrive und MobiUCC (Skype) effizient zu nutzen.
Wir schreiben bewusst von «Coachings» und nicht von «Schulungen». Denn die Mobiliar-Mitarbeitenden durften die modernen Arbeitsplattformen gleich selber Klick für Klick an ihren Arbeitsgeräten entdecken. Die neue Arbeitsweise sowie praktische Tipps und Tricks wurden direkt in der Mobiliar-Umgebung geübt und gefestigt.
Dieses Vorgehen stiess auf offene Ohren. Teilweise liefen 10-15 Coachings von Generalagenturen parallel. Generalagenturen im französischen Sprachgebiet wurden dabei von einer Partner-Firma gecoacht und betreut. Über 60 von 80 Generalagenturen haben bereits an der Ausbildungsinitiative teilgenommen. Und das ohne gross die Werbetrommel zu rühren.
Meier erklärt sich das folgendermassen: «Gute Sachen sprechen sich herum.»
RESULTAT
Wie lautet das Fazit der Ausbildungsinitiative der Mobiliar?
Meier fasst zusammen:
- «Die Zahlen sprechen für sich. Wir haben von 80 GAs in der Schweiz über 60 GAs seit Ende 2018 gecoacht. Und das obwohl die Initiative nicht obligatorisch war.»
- «Wir haben sehr positive Feedbacks erhalten.»
- «Die Initiative wurde von Generalagentur zu Generalagentur weiterempfohlen.»
- «Die Leute schätzen den Effizienz-Gewinn im täglichen Geschäft.»
Seit Beginn der Ausbildungsinitiative durften wir bereits 35 deutschsprachige Generalagenturen an ca. 235 Trainingswerkstätten (Coachings) in eine digital erfolgreiche Zukunft bewegen (Stand: November 2020).
Die Coaching-Inhalte waren von Generalagentur zu Generalagentur unterschiedlich. Nebst vielen kleinen effizienzsteigernden Tipps lernten die Generalagenten und ihre Mitarbeitenden unter anderem,
- wie sie mit MobiUCC (Skype) Online-Meetings aufsetzen, Anrufe tätigen und weiterleiten.
- wie sie die Mailflut erfolgreich bewältigen: separater Ordner für CC-Mails, Nutzung von Quicksteps und Schnellbausteinen, One-Touch-Ansatz.
- wie sie ihren Kalender sauber führen: mit Terminkategorien und Frei/Gebucht-Informationen.
- wie sie innerhalb von TeamSpace (SharePoint) arbeiten: Dokumente erstellen, gleichzeitig bearbeiten und verlinken.
- wie sie eigene Dokumente auf OneDrive ablegen.
- wie Sie Microsoft OneNote für digitale Notizen verwenden können: Digitalen Stift einsetzen, digitales Post-it einrichten, OneNote teilen.
Für den nachhaltigen Erfolg der Ausbildungsinitiative sorgen die «Digital Guidelines», die jede Generalagentur für sich bestimmt hat. Die Generalagenten sind verantwortlich, diese Guidelines konsequent einzufordern und mit ihrem Team digital voranzuschreiten.
Die Mobiliar geht als gutes Beispiel voran und behandelt digital erfolgreicheres Arbeiten als Priorität. Wir freuen uns, dass wir motivierte Generalagenten und deren Mitarbeitenden auch künftig dabei begleiten dürfen.