Einfaches, Mobiles Arbeiten dank Microsoft SharePoint
Erfolgsstory mit SwissFoundations
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Als aktives und der Innovation verpflichtetes Netzwerk fördert SwissFoundations den Erfahrungsaustausch, die Transparenz und die Professionalität im Schweizer Stiftungssektor.
Der Verband hat zwei Standorte: Eine Geschäftsstelle in Zürich und eine in Genf. In Zürich teilt sich SwissFoundations mit mehreren Stiftungen das «Haus der Stiftungen» und die vorhandene IT-Infrastruktur.
«Unser Ziel: eine aufgeräumte, strukturierte Datenablage und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Hierbei hat uns iTrust stark unterstützt.»
AUSGANGSLAGE
SwissFoundations nutzte eine Datenablage (File Share) auf einem Server. Die Geschäftsstelle in Genf musste jeweils via VPN (Virtual Private Network) auf diese zugreifen, was regelmässig zu Problemen führte. Es kam häufig vor, dass sich Mitarbeitende nicht anmelden und somit auch nicht auf wichtige Daten zugreifen konnten. Auch die Schnelligkeit der jeweiligen Internetverbindung liess des Öfteren zu wünschen übrig und führte zu einem instabilen Zugriff. Für das SwissFoundations-Team ein unbefriedigender Zustand.
Der entscheidende Moment kam im Frühjahr 2019, als das ganze Serversystem unerwartet zusammenbrach und kein Zugriff auf die Daten mehr möglich war. Alle Arbeitsgeräte mussten neu aufgesetzt werden. Das Team konnte 24 Stunden lang nicht arbeiten – und das einen Tag vor dem grössten Event des Jahres.
Nach diesem Vorfall wurde bei SwissFoundations der Wunsch nach modernem Arbeiten zunehmend grösser. So durften wir eine passende, zeitgemässe Lösung präsentieren, welche den ortsunabhängigen Zugriff auf Daten, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und den Einsatz mobiler Geräte möglich macht.
VORGEHEN
Um deren Aufbau sauber planen und umsetzen zu können, wurden zwei Datenmanagement-Workshops durchgeführt. Dabei haben unsere Digital Coaches und IT-Spezialisten umfangreiches Wissen zu SharePoint vermittelt. Ausserdem wurde gemeinsam definiert, wie die neue Datenablage aussehen soll.
Anschliessend durften wir einen Proof of Concept (POC) – einen Demo-SharePoint – aufbauen. Ein Grundgerüst, das aufzeigt, wie die Datenablage und das Arbeiten von Morgen spezifisch für SwissFoundations aussehen könnten. Der POC wurde gemeinsam finalisiert und die nächsten Schritte für dessen Einführung festgelegt.
Die Nutzung neuer Tools will gelernt sein: Kurz vor der finalen Datenmigration auf SharePoint wurden alle Mitarbeitenden von unseren Coaches in einer Trainingswerkstatt im Umgang mit der neuen Datenablage geschult und mit der neuen Arbeitsweise vertraut gemacht.
SwissFoundations war es wichtig, in SharePoint auch später – ohne unsere Hilfe – einfache Anpassungen vornehmen zu können. Auf dieses Bedürfnis wurde in einem zusätzlichen Coaching konkret eingegangen.
Und: Als Alternative zu den fixen Workstations durften wir passende, mobile Geräte empfehlen, durch welche die Arbeit und der Datenzugriff von unterwegs jetzt problemlos funktioniert.
RESULTAT
Dank der Umstellung auf SharePoint und dem Einsatz von mobilen Arbeitsgeräten…
- verfügt das Team nun über eine aufgeräumte, strukturierte Datenablage.
- können die Mitarbeitenden mobiler arbeiten und ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen. Der harzige Zugriff via VPN fällt weg.
- ist die Zusammenarbeit zwischen den beiden Standorten viel einfacher geworden.
Wir kümmern uns nach wie vor um die Betreuung und Überwachung der IT-Infrastruktur. Regelmässige Checks und Updates helfen dabei, diese auf dem aktuellsten Stand zu halten, neu aufgedeckte Sicherheitslücken zu stopfen und eventuelle Probleme zu beheben.
Geschäftsführerin Franziska Juch und das SwissFoundations-Team haben sich digital erfolgreicheres Arbeiten als Priorität gesetzt und gehen mit gutem Beispiel voran. Wir freuen uns darauf, sie weiterhin auf diesem Weg begleiten zu dürfen.