Moderne Zusammenarbeit dank Microsoft SharePoint

«Neue Leute, die bei uns starten, sind begeistert von unserer Infrastruktur und wie wir arbeiten.»

– Dominique Urech

AUSGANGSLAGE

Dominique Urech, CEO von TLP, ist eine sehr IT-versierte Persönlichkeit. So hat er vor einiger Zeit Microsoft 365 für TLP selber konfiguriert und das Unternehmen immer wieder digital vorangetrieben. 

Trotzdem holte er sich einen externen Partner, der nicht betriebsblind ist. So kamen wir ins Spiel, um die IT-Infrastruktur von TLP weiter auszubauen und interne Abläufe unter die Lupe zu nehmen. Eine besondere Herausforderung. Dominique Urech forderte uns heraus, die absolut beste, digitale Lösung für TLP zu erarbeiten.

TLP arbeitete damals zwar bereits mit Teams bzw. SharePoint. Die Mitarbeitenden nutzten jedoch  gleichzeitig einen File Share (Explorer) für die Datenablage. Chaos vorprogrammiert. Was ist wo abgelegt? Der Überblick fehlte.

Auch das Team war von der Haltung her zweigeteilt: Ein Teil des Teams war sehr offen für digitale Neuerungen, der andere Teil eher zurückhaltend gegenüber neuen Technologien.

VORGEHEN

Aus dem Technologie-Checkup konnten wir zwei wesentliche Erkenntnisse herausziehen:

• Das zweigeteilte Ablagesystem auf SharePoint bzw. Teams und File Share
• Die fehlende Einführung der Mitarbeitenden in die neuen Tools

Eine moderne Datenablage mit einer durchdachten und nutzerfreundlichen Struktur musste also her. So konnten wir alle Daten auf einer intelligenten Plattform (SharePoint) vereinen und mobil zugänglich machen.

Um die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation auf ein nächstes Level zu bringen, durften wir zudem gemeinsam einen Verhaltenscodex erarbeiten. Darin ist festgehalten, wie bei TLP gearbeitet wird.

• Wann verwende ich welchen Kommunikationskanal?
• Wie führe ich meinen Kalender?
• Wie lege ich Dokumente richtig ab?

Kleine Abmachungen, die bei den Mitarbeitenden für Begeisterung gesorgt haben. Endlich waren implizite Abmachungen schwarz auf weiss und schriftlich notiert. Und für alle verbindlich.

Die neue Arbeitsweise sowie der Umgang mit neuen Tools muss gelernt sein. So durften unsere Digital Coaches bei TLP vorbeischauen und den Mitarbeitenden in den Coachings viele effizienzsteigernde Tipps und Tricks verraten.

RESULTAT

Wie konnte TLP profitieren?

• Die neue SharePoint-Plattform ermöglicht eine gute Übersicht über alle teamrelevanten Unterlagen. Dokumente, Verträge und Pläne können jetzt schnell und sicher auch mit externen Leuten geteilt werden.
• Dank den fixen, internen Abmachungen (Verhaltenscodex) können Mitarbeitende von TLP ihren Arbeitsalltag noch effizienter gestalten. Kleine Veränderungen in der Arbeitsweise haben der digitalen Zusammenarbeit einen enormen Schub verleiht.

Demnächst finden nun weitere Coachings statt, damit die Mitarbeitenden die neue Arbeitsweise und das Handling mit der modernen Plattform weiter trainieren können.

TLP ist ein gutes Beispiel dafür, wie man digital erfolgreicher arbeitet. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.