Kennen Sie das auch? Sie kommen zurück aus Ihren Ferien und die ersten Tage wenden Sie praktisch nur dafür auf, um Ihre Mails durchzukämmen.
Falls Sie Microsoft Teams im Einsatz haben, verschärft sich die Situation zusätzlich: Dann haben Sie nicht nur Ihr Mail-Postfach, sondern auch Ihren Microsoft-Teams-Newsfeed zum Durchforsten.
Um hier einen Überblick zu bewahren, lohnt es sich, bereits vor den Ferien eine entsprechende Strategie festzulegen.
Darum stellen wir Ihnen hier 4 Strategien sowie deren Vor- und Nachteilen vor, um mit der Mail-Flut nach den Ferien umzugehen.
Strategie #1: «Ferien sind Ferien»
Strategie #2: «Mal schauen»
Strategie #3: «Mail-Sessions in den Ferien»
Strategie #4: «Alle Mails löschen»
Egal ob Sie zu jenen gehören, die ihre Ferien konsequent ohne Blick ins Postfach durchziehen oder jenen, die gerne auch in den Ferien informiert sind – wir haben für alle etwas dabei.
Vor allem die letzte Strategie hat es echt in sich. Ganz ehrlich: Ich finde sie toll, habe mich aber bisher noch nicht getraut, sie anzuwenden. Vielleicht sind Sie mutiger? 😉
Strategie #1: «Ferien sind Ferien»
Wenn Sie zu denjenigen gehören, die ihre Ferien über alles stellen und dann bewusst für niemanden erreichbar sind, dann werden Sie diese Strategie wahrscheinlich bereits anwenden.
Sie schalten konsequent ab und schauen wirklich erst nach der Rückkehr aus den Ferien wieder in Ihr Postfach.
Der grosse Vorteil: Sie können wirklich Abstand zur Arbeit gewinnen.
Der Nachteil: Ihr Postfach wird nach den Ferien mit hoher Wahrscheinlichkeit überquellen.
Hier empfehlen wir Ihnen: Blockieren Sie konsequent die ersten 1-2 Tage für das Aufarbeiten von Nachrichten, das Nachlesen von Protokollen etc. Lassen Sie sich an diesen Tagen keine Termine einbuchen, sondern setzten Sie fixe Blocker in Ihrem Kalender.
Denn Sie wollen doch bestimmt nicht schon nach 2 Tagen wieder reif für die nächsten Ferien sein?
Die Strategie «Ferien sind Ferien» ist für alle, die komplett abschalten wollen. Planen Sie sich dazu nach den Ferien 1-2 Tage ein, um sich durch den Nachrichten- und Informations-Dschungel zu kämpfen.
Strategie #2: «Mal schauen»
Das ist wohl die häufigste Strategie von Führungskräften. Man schaut auch in den Ferien ab und zu mal ins Postfach und beantwortet die wichtigsten Mails – einfach dann, wenn man gerade Zeit hat.
Das ist keine wirklich erfolgreiche Strategie. Trotzdem sehen wir sie oft und daher listen wir sie hier ebenfalls auf, weil diese Vorgehensweise oft unbewusst angewendet wird.
Der einzige Vorteile dieser Strategie ist, dass sie keine Vorbereitung verlangt: Sie schauen einfach mal wie es kommt und reagieren flexibel.
Der grosse Nachteil: Sie können nicht abschalten und sind trotzdem nur halbherzig dabei.
Dann ist es schnell passiert, dass eine Nachricht in MS Teams oder ein Mail als gelesen markiert ist, Sie sich aber noch gar nicht darum gekümmert haben. Dinge gehen unter.
Wer sich trotzdem für diese Strategie entscheidet, sollte sich Aufgaben aus Nachrichten sofort einplanen und zusätzlich einen «Blockertag» nach den Ferien fixieren.
«Mal schauen» ist sicher nicht die beste Strategie. Falls Sie sich trotzdem dafür entscheiden, um flexibel zu bleiben, sollten Sie sich einen Blockertag nach den Ferien rausnehmen. Nur so werden Sie den Überblick haben.
Strategie #3: «Mail-Sessions in den Ferien»
Für Führungskräfte, die es gerne etwas strukturierter haben, könnte diese Strategie spannend sein:
Sie planen sich für Ihre Ferien fixe Mail-Sessions im Kalender ein.
Vorteil: Sie können Ihr Smartphone entspannt zur Seite legen und sich auf die einzelnen Sessions konzentrieren. Auf diese Weise können Sie die Nachrichten-Flut Block für Block bewältigen und müssen nicht alles auf einmal durchkauen. Falls Sie den Mail-Blocker auch im Kalender bzw. bei der Abwesenheitsmeldung eintragen, sehen Ihre Mitarbeitenden, bis wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können. Aber Achtung: Das kann wiederum ein starker Feriendämpfer sein – überlegen Sie es sich also gut.
Nachteil: Auch bei dieser Strategie können Sie nicht zu 100 % abschalten und arbeiten in den Ferien. Die Mail-Sessions können schnell mal etwas länger als geplant dauern, wenn man die offenen Tasks sieht.
Ein kleiner Trick für Führungskräfte mit einer Stellvertretung oder Assistenzstelle:
Bitten Sie Ihre Stellvertretung oder Assistenzstelle darum, die Mails gleich zu sichten und zu sortieren:
- Alles, was gleich gelöst werden kann, soll sofort erledigt werden.
- Alle anderen Mails lassen Sie in einen der neu erstellten Outlook-Ordner verschieben:
- «Zur Info»-Ordner: Mails mit rein informativem Charakter, ohne Handlungsbedarf
- «To Do»-Ordner: Mails mit einer Aufgabe oder verlangten Rückmeldung
Diese Vorsortierung wird Ihnen bei den Mail-Sessions oder nach den Ferien einen schnelleren Überblick ermöglichen.
Die Strategie «Mail-Sessions in den Ferien» eignet sich für alle, die es während den Ferien nicht sein lassen können, die Mails zu checken, aber dabei trotzdem strukturiert vorgehen möchten.
Strategie #4: «Alle Mails löschen»
Diese Strategie ist etwas für Führungskräfte mit Nerven wie Drahtseile.
In Ihrer Abwesenheitsnotiz vermitteln Sie höflich aber direkt, dass alle Mails und Teams-Nachrichten in Ihrer Abwesenheit gelöscht werden und sich Absender mit ihrem Anliegen entweder bei der Stellvertretung melden oder Sie nach den Ferien nochmals kontaktieren. Für Teams-Nachrichten heisst das: Alles wird auf gelesen gesetzt.
Klingt hart, ist aber eine klare Strategie, um nicht von unnötigen Mails belastet zu werden. Denn oft lösen sich Probleme von alleine – nicht alle Anfragen sind tatsächlich Chef-Sache.
Der grosse Vorteil: Sie geniessen Ihre Ferien ungestört und setzen nach Ihren Ferien alles auf Anfang. So können Sie befreit starten.
Nachteil: Sie schwimmen gegen den Strom und könnten die eine oder andere genervte Rückmeldung erhalten. Zudem könnte es sein, dass Ihnen vielleicht die eine oder andere Information für einen reibungslosen Einstieg fehlt. Schlimmstenfalls wird es am Tag Ihrer Rückkehr nur so von Mails hageln.
Klappt das wirklich in der Praxis? Ja. Ein Mitarbeiter von uns wendet diese Strategie jeweils an, wenn er längeren Urlaub geniesst. Er hat gute Erfahrungen gemacht, ist aber auch ab und zu auf Kritik gestossen.
Ich selber traue mich noch nicht, diese Strategie anzuwenden. Zugegebenermassen bin ich einfach auch in meinen Ferien zu gerne darüber informiert, was gerade läuft.
Falls Sie sich für diese Strategie entscheiden, bin ich sehr gespannt auf Ihre Rückmeldung. Schreiben Sie mir auf LinkedIn oder via Mail an info@iTrust.ch.
Konsequente Führungskräfte, die sich vor unnötigen Nachrichten schützen wollen, können mit der Strategie «Alle Mails löschen» einen neuen Massstab setzen.
Keine Mail-Flut nach den Ferien – wählen Sie jetzt Ihre Strategie
Bei uns im Team sind unterschiedliche Strategien im Einsatz. Dieses Thema ist auch hochindividuell. Einige wollen komplett abschalten und andere finden es super, auch in den Ferien Bescheid zu wissen.
Dazu fällt mir noch eine gute Geschichte zum Schluss ein:
Ein Kunde von uns hat mir mal erzählt, dass er zwei Wochen Ferien geplant hatte. Es war gerade eine sehr turbulente Zeit im Unternehmen und so erlaubte er seinen Mitarbeitenden, ihn auch in den Ferien zu kontaktieren. In der ersten Ferienwoche kamen täglich Telefone und Mail-Nachrichten rein. Von Abschalten war keine Rede. Er hintersann sich und informierte seine Mannschaft, dass er die zweite Woche nicht gestört werden möchte. Und siehe da: Die Welt ging in dieser Woche nicht unter. Er meinte dann zu mir:
«Vielleicht nehmen wir uns manchmal auch einfach zu wichtig.»
Dieser Satz regt zum Nachdenken an, nicht wahr?
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen erholsame Ferien und hoffe, dass Sie für sich eine passende Strategie herauspicken, die Ihnen viel Zeit mit Ihrer Familie und Freunden ermöglicht.
