OneNote: 7 geniale Tipps und Tricks für digitale Champions

OneNote erfreut sich grosser Beliebtheit in Unternehmen. Unsere Experten geben den Teilnehmenden in den Coachings immer mal wieder einen guten Tipp oder Trick mit in den Arbeitsalltag. Der Wow-Effekt ist oftmals gross.

Sie wollen auch mit einer effizienten Anwendung von OneNote punkten? Wir haben in diesem Beitrag sieben geniale Tipps und Tricks bereit: 

OneNote-Tipp #1: Link zu Absatz kopieren
OneNote-Tipp #2: Papier-Notizen auf OneNote transferieren
OneNote-Tipp #3: Bild als Hintergrund festlegen
OneNote-Tipp #4: Ausdruck aus PDF einfügen
OneNote-Tipp #5: Unterseiten definieren
OneNote-Tipp #6: Emojis in Überschriften einsetzen 💡
OneNote-Tipp #7: Seitenversionen abrufen
Zusammenfassung

OneNote-Tipp #1: Link zu Absatz kopieren

Mit diesem Tipp kommen Sie in OneNote noch schneller ans gewünschte Ziel.

Die OneNote-Seiten können eine grosse Menge an Informationen enthalten. Verschicken Sie den Link zur ganzen Seite, so müssen die Mitarbeitenden die für sie relevanten Infos mühsam suchen.

Das geht viel einfacher. Verschicken Sie den Link zum entsprechenden Absatz.

So geht’s: Hüpfen Sie mit dem Curser an die gewünschte Stelle in OneNote. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste und wählen Sie «Link zu Absatz kopieren». Mit Crtl + V können Sie diesen Link verwenden und teilen.

Kleiner Tipp, grosse Wirkung – gefällt uns.

OneNote-Tipp #2: Papier-Notizen auf OneNote transferieren

Papier? Ja genau, Sie lesen richtig. OneNote ist ja eigentlich dafür da, um möglichst auf das Papier verzichten zu können. Es gibt aber immer Ausnahmen: Zum Beispiel Post-its oder Flip-Charts aus Workshops, aber auch externe Papiere wie ein Brief.

Diese analogen Dokumente können Sie ganz einfach in die digitale Welt von OneNote transferieren.

So geht’s: Machen Sie mit Ihrem Smartphone ein Foto und fügen Sie dieses via OneNote-App auf der gewünschten OneNote-Seite ein. So sind diese ursprünglich analogen Informationen digital und für alle berechtigten Personen verfügbar.

OneNote-Tipp #3: Bild als Hintergrund festlegen

Dank Tipp 2 wissen Sie jetzt, wie Sie am einfachsten ein Bild in OneNote einfügen. So ein Bild in einer OneNote-Seite bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Besonders wenn Sie auf Ihrem Gerät den Touchscreen benützen.

Statt das Sie mit dem Finger scrollen, ist es schnell passiert, dass Sie das Bild verschieben und so die Seite durcheinanderwirbeln. Damit Ihre Bilder in OneNote nicht mehr verrutschen, gibt es einen einfachen Trick.

So funktioniert’s: Rechtsklick auf das Bild und «Bild als Hintergrund festlegen» auswählen. Danach kann das Bild auch mit dem Finger per Touchscreen nicht mehr verschoben werden.

OneNote-Tipp #4: Ausdruck aus PDF einfügen

Wer kennt es nicht? Sie erhalten per Mail ein PDF-Dokument, das Sie ausfüllen und retournieren sollen. Oftmals sind die PDFs leider nicht so angehängt, dass Sie das Formular direkt online ausfüllen können.

Somit haben Sie zwei Varianten: Entweder Sie drucken das Dokument aus, schreiben von Hand rein und scannen das Papier wieder ein. Oder Sie bleiben digital mit folgendem Trick:

«Drucken» Sie das PDF-Dokumente ins OneNote. So erhalten Sie ein Bild vom Dokument auf einer OneNote-Seite und können dann mit dem Touch-Stift oder via Textfelder die nötigen Felder ausfüllen.

Mit welchen Klicks Sie das PDF ins OneNote bekommen, erkläre ich Ihnen im Video:

OneNote-Tipp #5: Unterseiten definieren

Wer OneNote im Einsatz hat, der hat mit zunehmender Zeit ganz viele Informationen auf dieser Plattform. Wie immer bei grossen Mengen an Daten ist es wichtig, dass wir den Überblick behalten. Mit diesem Tipp bringen Sie Struktur in Ihre OneNote-Landschaft.

Sie können Ihre Seite einer anderen Seite unterordnen und so eine Hierarchie aufbauen.

Das funktioniert ganz einfach: Rechtsklick auf die gewünschte Seite und «als Unterseite verwenden» auswählen.

Nun ist der Titel der Seite im OneNote etwas eingerückt und gehört zu einer übergeordneten Seite. Bei iTrust sieht das beispielsweise so aus:

OneNote-Tipp #6: Emojis in Überschriften 💡

Ich gebe zu, als ich die Emojis in OneNote zum ersten Mal sah, war ich überrascht. ABER, diese Dinger dienen tatsächlich der Orientierung und sind bei iTrust nicht mehr wegzudenken.

Wir benützen beispielsweise Emojis, um den Status einer Seite anzuzeigen. Ein ✔️ für «alles erledigt», ein ➖ für «in Bearbeitung» und 📄 für Vorlagen.

So geht’s: Mit der Tastenkombination «Windows + .» öffnen Sie das Emoji-Menü und können ganz schnell das passende Symbol suchen und einfügen – probieren Sie es aus. 🙌

OneNote-Tipp #7: Seitenversionen abrufen

Dieser Tipp ist Gold wert. Denn damit können Sie beispielsweise ausversehen gelöschte Daten wiederherstellen oder ältere Versionen von OneNote-Seiten abrufen. Das kann in gewissen Situationen sehr hilfreich sein.

So funktioniert’s: Mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Seite können Sie die Funktion «Seitenversionen anzeigen» auswählen. Sie sehen dann die älteren Versionen der OneNote-Seite und können diese per Knopfdruck wiederherstellen.

Zusammenfassung

So, mit diesen sieben Tipps sind Sie ein echter OneNote-Profi. Probieren Sie es in Ihrem Arbeitsalltag aus – es lohnt sich. Als gute Zusammenfassung können Sie das YouTube-Video dazu anschauen:

Sie haben noch Zeit und Lust auf mehr? Wir haben weitere spannende Blogbeiträge rund um die moderne und digitale Arbeitswelt für Sie bereit.