4 Home-Office-Tücken und wie Sie diese erfolgreich umgehen

Einige Leute mussten in den letzten Tagen «ins kalte Wasser» springen. Von 0 auf 100 % im Home-Office arbeiten? Das ist nicht ganz ohne. Denn Home-Office hat so seine Tücken. Es ist kein Wunder, dass man ab und zu hört: «Home-Office? Das ist nichts für mich. Zuhause kann ich nicht arbeiten» oder «Ich brauche die räumliche Distanz von Arbeit und Freizeit.»

Wir versuchen in diesem Blogbeitrag die grössten Home-Office-Tücken festzuhalten und stellen auch gleich passende Tipps & Tricks für eine erfolgreiche «Home-Office-Zeit» vor:

#1 Die liebe Ablenkung
#2 Der technische Kram
#3 Die neuen Möglichkeiten
#4 Die totale Abschottung

#1 Die liebe Ablenkung

«So, jetzt konzentriert weiter im Text − oh, ein Fusel.»

Die Ablenkung ist wohl für die meisten Leute, die sich Home-Office (noch) nicht gewohnt sind, die Tücke Nr. 1.

Zuhause lässt sich aber halt auch schnell eine Ablenkung finden: Sei es der Fernseher, die Zeitung, ein spannendes Buch, die neuste Zeitschrift oder unser tägliches Spielzeug − das Handy. 

Denken Sie bereits daran, wenn Sie sich Ihren Home-Office-Platz aussuchen. Wenn Sie Zuhause bereits ein Büro eingerichtet haben, prima. Falls nicht, suchen Sie sich den Raum aus, der Ihrer Meinung nach das «produktivste Arbeitsklima» ausstrahlt. Also wenig Ablenkung, viel Licht und frische Luft, kein Essen in Sichtweite.

Kleiner Tipp am Rande: Schalten Sie die Push-Nachrichten Ihrer News-Apps aus. Momentan erscheinenen im Minutentakt so viele negative Schlagzeilen, die die eigene Psyche nur runterziehen. Und es reicht auch völlig aus, einmal am Tag die Nachrichten zu checken, um up-to-date zu sein. Ihre Psyche wird es Ihnen danken.

Legen Sie vor dem Arbeitsstart Ihre komplette Home-Office-Ausrüstung bereit. Solange Sie sitzen, ist der «Ablenkungs-Radius» gering. Doch falls Ihre Kopfhörer beispielsweise noch in der Küche liegen sollten, sind 100 Ablenkungen vorprogrammiert: Der volle Geschirrspüler, die Kaffeemaschine, das geliebte Haustierchen etc.

Tipp: Suchen Sie sich Zuhause einen Arbeitsplatz aus, der möglichst wenig Ablenkung zulässt. Legen Sie Ihre komplette Home-Office-Ausrüstung bereit und das Handy, wenn möglich, auf die Seite.

#2 Der technische Kram

«Wart schnell, irgendwas funktioniert hier nicht.»

Eine komplette und vor allem funktionierende Home-Office-Ausrüstung ist das A und O. Dieser ganze «technische Kram» kann für «Home-Office-Anfänger» doch eine ziemlich fiese Tücke sein.

• Wie schalte ich meine Kamera ein?
• Wie kopple ich meine Kopfhörer mit meinem Notebook?
• Wie kann ich meinen Bildschirm von Zuhause als Zweit-Bildschirm nutzen?

Damit man Zuhause (fast) genauso arbeiten kann wie im Büro, muss die Infrastruktur passen und funktionieren. Richten Sie sich also immer zu Beginn des Arbeitstags komplett ein:

• Legen Sie Ihre Kopfhörer bereit und koppeln Sie diese gleich zu Beginn mit Ihrem Arbeitsgerät. Falls Sie Kinder haben oder sonstige Mitbewohner, lohnt es sich in Kopfhörer oder Headsets mit «Noise-Cancelling» zu investieren. So hören einerseits Sie Ihre Gesprächspartner besser, da die Umgebungsgeräusche gedämpft werden. Andererseits hört Ihr Gesprächspartner Sie besser, da auch in Ihrem Umfeld die Hintergrundgeräusche minimiert werden.
• Testen Sie Ihre Webcam oder Front-Kamera beim Notebook, sodass Sie bereits frühmorgens bereit für den ersten Video-Call sind. Video-Übertragungen sind gerade in der «Isolation» sehr wertvoll und schaffen Nähe. Das heisst: Immer Kamera einschalten.
• Verbinden Sie Ihr Gerät mit Ihrem Zweitbildschirm (falls vorhanden). So haben Sie bei der Arbeit mehr «Platz» und können Ihren Augen etwas Gutes tun.
• Vergessen Sie bei der Arbeit am Notebook Ihre Maus nicht. Wer schon einmal einen Tag ohne «Maus» gearbeitet hat, weiss, wie mühsam das werden kann.

Sollten Sie feststellen, dass Ihre Ausrüstung noch nicht ideal auf die Home-Office-Situation ausgerichtet ist, lohnt es sich, jetzt zu reagieren. Tauschen Sie sich mit Ihren Arbeitskolleginnen und -kollegen aus, welche Kopfhörer oder Bildschirm-Einstellungen für die Arbeit zu Hause am besten geeignet sind. Und auch bei technischen Fragen, finden Sie bestimmt jemanden im Umfeld, der Ihnen Ihr Home-Office einrichtet.

Sollten alle Stricke reissen, gäbe es da noch ein IT-Spezalisten-Team in Cham, das Ihnen gerne weiterhilft.

Tipp: Stellen Sie eine funktionierende Home-Office-Ausrüstung sicher, indem Sie Ihren Arbeitsplatz entsprechend einrichten. Dazu gehören mindestens Ihr Arbeitsgerät, gute Kopfhörer, eine Maus und wenn möglich ein Zweitbildschirm.

#3 Die neuen Möglichkeiten

 «Nur noch schnell die Mails checken.»

Wer sich das Arbeiten von Zuhause aus nicht gewohnt ist, wird neu damit konfrontiert, dass Arbeiten zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich ist. Aber Achtung, halten Sie diese Tücke in Schacht.

Gerade in turbulenten Zeiten, wo im eigenen Geschäft die Hölle los ist, schaut man vielleicht am Abend oder am Wochenende nochmals kurz in die Mails. Beim «Nur-schnell-reinschauen» beleibt es dann aber selten. Und schwups, sitzt man bereits wieder eine Stunde vor der Kiste.

Gerade in der momentanen Situation ist Erholung aber sehr wichtig. Definieren Sie sich also klare Arbeitszeiten und halten Sie sich auch daran.

Sich morgens klare Big-Points für den Tag zu setzen und diese im Kalender oder auf einer ToDo-Liste einzutragen, kann Ihnen dabei helfen, Prioritäten zu setzen. Gerade jetzt, wo wahrscheinlich in jedem Büro die Post abgeht, kann dies helfen, den Überblick zu bewahren. Und das Abhaken von Aufgaben gibt einem bekanntlich ja ein gutes Gefühl. Momentan ist doch jeder «Feel-Good-Vibe» willkommen. 

Diese Big-Points eigenen sich übrigens auch gut als Basis für einen morgendlichen «Check-in-Call» mit Ihrem Team − bestenfalls mit Videoübertragung. Beispielsweise via Microsoft-Teams-Call. So wissen Sie, welche Ziele sich Ihre Kollegen für den heutigen Tag gesetzt haben und können allenfalls bereits vorab auftretende Fragen klären. Zudem schaffen Sie trotz räumlicher Ferne etwas Nähe zu Ihrem Team und gewährleisten (mindestens einmal täglich) den aktiven Austausch untereinander.

 Tipp: Definieren Sie klare Arbeitszeiten und halten Sie sich an die Ruhepausen. Die Auflistung von täglichen Big-Points können Sie dabei unterstützen, den Überblick im Aufgaben-Dschungel zu bewahren.

#4 Die totale Abschottung

«Kaffeepause? Alleine? So doof.»

Stop. Diese vierte Tücke hat es in sich: Die Abschottung.

Trübsal blasen ist keine gute Idee. Schaffen Sie stattdessen beispielsweise mit Online-Meetings Nähe und «soziale Momente». Es wird zu Beginn komisch sein, aber sie können Kaffee- oder Mittagspausen auch «digital» abhalten.

Versuchen Sie den Austausch im Team aufrecht zu erhalten. Tun Sie aktiv etwas dafür. Abschottung ist keine Alternative.

Definieren Sie beispielsweise im Duett oder zu dritt einen Online-Kaffee-Pausen-Plan und nutzen Sie die gemeinsame Pause, um sich auszutauschen und mitzuteilen, was man bereits erledigen konnte und was noch auf dem Programm steht. Schaffen Sie auf diese Weise «soziale Verpflichtungen».

Wenn Sie iTrust kennen, wissen Sie, dass wir immer wieder davon sprechen, dass Ablenkungen im Arbeitsalltag etwas Schlechtes sind. Und ja, wir sind grundsätzlich immer noch der Meinung, dass man sich, bevor man seine Arbeitskollegen stört, folgende Fragen stellen sollte:

• Wer kann mir hier wirklich weiterhelfen?
• Ist meine Frage dringend bzw. wichtig?
• Bis wann benötige ich eine Antwort?

ABER. In dieser Zeit der sozialen Distanz plädieren wir klar dafür, dass das Aufbrechen der Isolation wichtiger ist, als die Störung zu vermeiden. Der Austausch ist das Ziel und momentan extrem wichtig – für das Team, das Unternehmen und uns selbst.

Klar, sollten Sie versuchen in Ihrem Team eine gutes Mittelmass zu finden. Wir regeln das folgendermassen:

Wir wählen den passenden Kommunikationskanal.

• Ich benötige diese Antwort, um überhaupt weiter arbeiten zu können = Anrufen (mit Video)
• Ich benötige diese Antwort in den nächsten paar Stunden = Chat-Nachricht (Microsoft Teams, Slack, Skype etc.)
• Eine Antwort bis morgen reicht mir = Teams Mitteilung im richtigen Channel oder E-Mail (am besten mit der Angabe einer Deadline)

Tipp: Schaffen Sie «soziale Verpflichtungen» in Ihrem Team. Der aktive Austausch ist momentan sehr wichtig. Digitale Kaffee- oder Mittagspausen können Ihre Teams trotz räumlicher Distanz näher bringen.

Zusammenfassung

#1 Die liebe Ablenkung
Suchen Sie sich Zuhause einen Arbeitsplatz aus, der möglichst wenig Ablenkung zulässt. Legen Sie Ihre komplette Home-Office-Ausrüstung bereit und das Handy, wenn möglich, auf die Seite.

#2 Der technische Kram
Stellen Sie eine funktionierende Home-Office-Ausrüstung sicher, indem Sie Ihren Arbeitsplatz entsprechend einrichten. Dazu gehören mindestens Ihr Arbeitsgerät, gute Kopfhörer, eine Maus und wenn möglich ein Zweitbildschirm.

#3 Die neuen Möglichkeiten
Definieren Sie klare Arbeitszeiten und halten Sie sich an die Ruhepausen. Die Auflistung von täglichen Big-Points können Sie dabei unterstützen, den Überblick im Aufgaben-Dschungel zu bewahren.

#4 Die totale Abstottung
Schaffen Sie «soziale Verpflichtungen» in Ihrem Team. Der aktive Austausch ist momentan sehr wichtig. Digitale Kaffee- oder Mittagspausen können Ihre Teams trotz räumlicher Distanz näher bringen.

Wie klappt bei Ihnen die Arbeit im Home-Office? Haben Sie Fragen, die Ihnen unter den Nägel brennen? Oder erleben Sie weitere Tücken, die wir hier ergänzen können?

Wir sind ganz Ohr und freuen uns von Ihnen zu hören.