Microsoft Viva – Erfahrungsbericht für Führungskräfte

Microsoft Viva sorgte für Gesprächsstoff im digitalen Raum. Nach meinem ersten Video, das die Welt von Viva beleuchtet hat, hat sich nochmals so einiges getan.

Heute möchte ich mit euch erneut einen Blick auf die aktuellen Features werfen und euch aufzeigen, was mit dem Einsatz von Microsoft Viva derzeit alles möglich ist.

Gut zu wissen: Bei der Microsoft-365-Lizenz hast du die Grundfunktionen von Microsoft Viva Connections, Viva Learning, Viva Engage und Viva Topics dabei. Für die weiteren Module benötigst du eine zusätzliche Lizenz – entweder eine modulspezifische oder die Viva Suite (für alle zusätzlichen Module zusammen).

Die acht Viva-Themen für Führungskräfte zusammengefasst:

Inhaltsverzeichnis:

Microsoft Viva Connections: zentrale Kommunikationspunkte verknüpfen
Microsoft Viva Learning: Lerninhalte einbinden
Microsoft Viva Engage: Unternehmenskultur fördern
Microsoft Viva Topics: Unternehmens-Wissen nutzen
Viva Insights: Dank KI die Arbeitsweise verbessern
Microsoft Viva Goals: Ziele planen und verfolgen
Microsoft Viva Pulse & Microsoft Glint: Feedback der Mitarbeitenden einholen
Microsoft Viva Amplify: interne Kommunikationskampagnen planen
Microsoft Viva: Zusammenfassung

Microsoft Viva Connections: zentrale Kommunikationspunkte verknüpfen

Ganz ehrlich, Viva Connections ist ein Muss für jedes Unternehmen, das modern und zukunftsorientiert arbeiten möchte.

Warum? Mit Connections gehst du den nächsten Schritt in Richtung «Teams first» – also einer Strategie, die Microsoft Teams als dein Tor zur digitalen Welt sieht. Dieses Tool verknüpft zwei zentrale Kommunikationspunkte: Teams und SharePoint.

In Microsoft Teams tauschen wir uns meistens im kleinen Kreis aus, wie z. B. in Projektgruppen oder im Marketing-Team. SharePoint hingegen, das Intranet, dient als Megaphon fürs ganze Unternehmen, um relevante Infos mit allen Mitarbeitenden zu teilen.

Es ist wichtig, dass beide Welten direkt aus Teams heraus zugänglich sind. Sonst verliert man das Intranet schnell aus den Augen. Genau hier spielt Viva Connections seine Stärke aus, weil es den Wechsel sehr leicht macht. Du kannst in Microsoft Teams in der linken Leiste einfach einen Button hinzufügen und gelangst so blitzschnell zu deinen internen Daten.

Und was kostet dich Viva Connections? Nichts, Nada, Zero! Das Integrieren dieser Funktion ist völlig kostenlos – also leg los und erweitere deine Möglichkeiten in Microsoft Teams mit dem Connections-Button.

Microsoft Viva Learning: Lerninhalte einbinden

Weiterbildung ist das A und O – und genau deshalb ist Microsoft Viva Learning so interessant. Du kannst nämlich ohne Umwege andere Bildungsplattformen in Microsoft Teams integrieren. Mit der Standardlizenz stehen dir drei kostenfreie Optionen zur Verfügung:

1. Microsoft Learning
2. LinkedIn Learning
3. Microsoft 365 Training

Den Zugang ermöglichst du deinem Team, genau wie bei Viva Connections, über einen Button in der linken Leiste in Teams.

Am meisten rockt diese Funktion, wenn du eigene Lerninhalte hast. Klar, externe Plattformen bieten auch Tiefgang, aber der kostet oft extra. Und mal ehrlich, wer will schon unnötige Kosten?

Mein Tipp: Hast du eigenes Schulungsmaterial? Perfekt, dann ab damit auf Microsoft Viva Learning. Nutze dein bestehendes Coaching-Konzept, um deine Crew auf diese coole Option hinzuweisen.

Microsoft Viva Engage: Unternehmenskultur fördern

Viva Engage ist der Nachfolger von Yammer und eine Plattform für eine lebendige Unternehmenskultur. Hier vernetzen sich Mitarbeitende und teilen Wissen sowie Ideen – direkt in Microsoft Teams und Microsoft 365. Engage fördert den Austausch und das Gefühl der Zugehörigkeit.

Im Vergleich zu Viva Connections, dem digitalen Eingangstor für den Arbeitstag, ist Viva Engage das soziale Netz im Arbeitsalltag, wo jeder seine Stimme findet. Yammer-Erfahrungen leben in Viva Engage weiter, mit unveränderten Features und Funktionen für Microsoft-365-Kunden. Was fehlt, ist das Hosting von Live-Events in iOS und einige Detailansichten, die aus Yammer bekannt sind.

Wir bei iTrust haben in Viva Engage unterschiedliche Communities für den gegenseitigen Austausch erstellt. Zum Beispiel einen «Marktplatz», auf dem die Mitarbeitenden nicht mehr benötigte Sachen ausschreiben können, oder ein Jahrbuch, in dem persönliche Nachrichten und Einträge wie Geburts- oder Hochzeitskarten gesammelt werden.

Microsoft Viva Topics: Unternehmens-Wissen nutzen

Microsoft Viva Topics war das Werkzeug, um sich in der Flut an Unternehmensinformationen zurechtzufinden. Es hat Dokumente und Diskussionen durchstöbert, um wichtige Inhalte zu bündeln und die dazu passenden Experten im Unternehmen zu finden. Eine Art internes Google, das alle wertvollen Infos auf einen Klick zugänglich machte.

Weshalb spreche ich in Vergangenheitsform? Microsoft stellt dieses Modul ein, um sich voll und ganz auf die Entwicklung neuer Wissens- und Inhaltserlebnisse mit Microsoft Copilot zu konzentrieren. Ab dem 22. Februar 2025 hast du keinen Zugriff mehr darauf.

Was bedeutet das für dich und dein Team?
Alle Themenseiten, die ihr erstellt habt, bleiben erhalten und werden zu Standard-SharePoint-Seiten. Sie verlieren zwar die AI-basierte Unterstützung, ihr könnt sie jedoch weiterhin aktualisieren und bearbeiten.

So kannst du dich vorbereiten:
Die Themen bleiben bis Februar 2025 zugänglich. Trotzdem ist jetzt der perfekte Moment, um eure Strategie für das Wissensmanagement anzupassen. Microsoft 365 hat andere Tools parat, die ihr nutzen könnt. SharePoint bleibt euer Wissensspeicher, während Viva Answers – eine konversationsbasierte Plattform, die durch Fragen und Antworten den Wissensaustausch fördert – die Expertensuche übernimmt. Zusätzlich helfen Copilot und Microsoft Search dabei, Wissen schnell und effizient aufzuspüren.

Microsoft Viva Insights: Dank KI eigene Arbeitsweise verbessern

Hinweis: Für dieses Modul benötigst du eine zusätzliche Lizenz – entweder eine modulspezifische oder die Viva Suite (für alle zusätzlichen Module zusammen).

Viva Insights zielt darauf ab, dir einen Einblick in deine Nutzungsgewohnheiten innerhalb der Microsoft-Tools zu geben und dabei ineffiziente Arbeitsweisen aufzudecken. Mit gezielten Verbesserungsvorschlägen wird dir geholfen, deine Arbeitsweise zu optimieren.

Ich habe dir nachfolgend einige Funktionen von Viva Insights aufgelistet. Wir beginnen mit einem Ritual für den Feierabend:

Der virtuelle Checkout

Du kannst dir zu einer bestimmten Uhrzeit – ich habe es um 17.30 Uhr eingerichtet – einen virtuellen Checkout setzen. Kurz vor dem Start in den Feierabend könnte dieser Checkout folgende Tasks beinhalten:

• Abgeschlossene Aufgaben in To Do als erledigt markieren
• Überblick verschaffen zu Meetings vom kommenden Tag
• Atemübung zum Runterfahren

Ich habe das selbst ausprobiert und es bringt wirklich was – vorausgesetzt, man nimmt sich die Zeit dafür. Als Macher-Typ ist das nicht immer leicht, aber es lohnt sich!

Microsoft Viva: Unser Erfahrungsbericht (Video ab Minute 6.32)

Verbunden bleiben

In Viva Insights werden mir Personen vorgeschlagen, mit denen ich in Kontakt treten könnte. Dahinter steckt die Künstliche Intelligenz, die Verknüpfungen zwischen mir und anderen Personen sucht – zum Beispiel ein gemeinsam bearbeitetes Dokument oder einen Teams-Beitrag. Ein erfrischender, willkommener «Anstupser», um mit Mitarbeitenden im Kontakt zu bleiben.

Digitales Lob verteilen

Viva Insights ermutigt dich, Anerkennung zu verteilen. Klar, ein Lob per Telefon oder persönlich hat mehr Gewicht – aber ein digitales Lob ist besser als keines. Zudem ist die Schwelle für ein digitales Lob viel weniger hoch, als für ein persönliches. Probiere es einfach mal aus!

So sieht ein digitales Lob aus:

Was ist neu bei Viva Insights?

• Erhalte personalisierte Einblicke, die nur du siehst.
• Entwickle mit Hilfe von Viva Insights und dem Outlook-Add-In bessere Arbeitsgewohnheiten.
• Kontrolliere mit Briefing-E-Mails deinen Kalender und bereite dich optimal auf den nächsten Tag vor. (Achtung: Der Versand von Briefing-E-Mails pausiert momentan, aber das Add-In und die App in Teams stehen weiter zur Verfügung.)

Datenschutz und Teameinblicke

Mit Viva Insights bleiben deine Daten sicher und privat. Die Teameinblicke helfen, ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und Wohlbefinden zu erlangen und zeigen auf, wie sich Arbeitsgewohnheiten auf das Team auswirken.

Viva Insights: Fazit

Nutze die neuen Tools von Viva Insights, eingebettet in ein Coaching oder ein kleines Update für das Team. Es ist wichtig, dass jeder die Funktionen versteht und richtig einordnet.

Gut zu wissen: Hast du mindestens 25 Microsoft-365-Copilot-Lizenzen? Dann könnte das Copilot-Dashboard in Viva Insights etwas für dich sein. Dort kannst du die Nutzung von Copilot aktiv mitverfolgen: In welchen Tools Copilot verwendet wurde und welche Funktionen am beliebtesten sind. Das Dashboard wird gemäss Microsoft im zweiten Quartal 2024 ausgerollt.

Du möchtest mehr über den Einsatz von Microsoft 365 Copilot im Unternehmen erfahren? Dann legen wir dir diesen Blogbeitrag ans Herz: Microsoft Copilot: Das musst du über den KI-Assistenten wissen

Microsoft Viva Goals: Ziele planen und verfolgen

Hinweis: Für dieses Modul benötigst du eine zusätzliche Lizenz – entweder eine modulspezifische oder die Viva Suite (für alle zusätzlichen Module zusammen).

Mit Microsoft Viva Goals hast du deine Ziele immer fest im Blick. Egal, ob es um persönliche Meilensteine, Teamziele oder Unternehmensvisionen geht – Viva Goals macht das Tracking kinderleicht. Dabei unterstützt dich das kluge OKR-Framework (Objectives and Key Results), deine täglichen Aufgaben mit der grossen Unternehmensstrategie zu verknüpfen.
Bei iTrust nutzen wir das Modul, um unsere Quartalsziele zu tracken. Es «zwingt» uns (im positiven Sinne) auch dazu, die Ziele messbar zu definieren und gibt uns einen Überblick zum aktuellen Stand der Zielerreichung.

Mehr dazu, was Viva Goals alles kann und welche Erfahrungen wir damit gemacht haben, erfährst du in unserem Blogbeitrag: Viva Goals: Unser Erfahrungsbericht

Setup und Verwaltung leicht gemacht

Viva Goals lässt sich unkompliziert in die Microsoft 365-Umgebung einbinden. Rollen, Teams oder OKR-Zeiträume verwalten? Alles möglich. Es bietet dir zudem tiefergehende Features wie Überprüfungsdashboards und Initiativen.

Und weisst du was richtig cool ist? Die Integration mit Power BI, Planner und weiteren Tools, die es uns ermöglicht, unsere Fortschritte nahtlos zu verfolgen und unsere Mission gemeinsam zu rocken.

Copilot in Viva Goals

Sag Hallo zu Microsoft Copilot in Viva Goals. Dank Künstlicher Intelligenz erstellen, teilen und verwalten wir unsere Organisationsziele jetzt noch schneller und einfacher. Ganz gleich, ob du schon OKR-Profi bist oder gerade erst anfängst – Copilot gibt dir die richtigen Tipps an die Hand.

Microsoft Viva Pulse & Microsoft Glint: Feedback der Mitarbeitenden einholen

Hinweis: Für dieses Modul benötigst du eine zusätzliche Lizenz – entweder eine modulspezifische oder die Viva Suite (für alle zusätzlichen Module zusammen).

Stell dir vor, du könntest in Echtzeit das Feedback deines Teams einholen und verstehen, was ihnen am Herzen liegt. Genau hier setzen Microsoft Viva Pulse und Glint an.

Viva Pulse ist dein Werkzeug für den direkten Draht zu deinen Mitarbeitenden – perfekt abgestimmt auf die Dynamik kleinerer Unternehmen oder einzelner Teams. Du willst eine schnelle Umfrage raushauen, um die Stimmung abzuchecken? Mit Viva Pulse ist das kein Problem.

Für die grösseren Player ab 100 Mitarbeitende kommt Viva Glint ins Spiel. Es geht in die Tiefe, erspürt das allgemeine Wohlbefinden im Unternehmen und hilft dir, aus Feedback klare Aktionen abzuleiten. Beide Tools ergänzen sich nahtlos und sorgen dafür, dass du eine umfassende Momentaufnahme bekommst – von individuellen Impulsen bis hin zum grossen Ganzen.

Microsoft Viva Amplify: interne Kommunikationskampagnen planen

Hinweis: Für dieses Modul benötigst du eine zusätzliche Lizenz – entweder eine modulspezifische oder die Viva Suite (für alle zusätzlichen Module zusammen).

Deine internen Nachrichten sollen überall gesehen bzw. gehört werden. Aber wie stellst du sicher, dass sie auch ankommen? Hier kommt Viva Amplify ins Spiel – das Tool für die zentrale Verbreitung deiner Botschaften über verschiedene Kanäle hinweg.

Für grosse Unternehmen, die ihre Botschaften über mehrere Kanäle hinweg publizieren müssen, damit sie alle Mitarbeitenden erreichen, ist Viva Amplify ein echter Gamechanger. Es sammelt alle Kommunikationsstränge an einem Ort, wo du deine Kampagnen schmieden und auslösen kannst.

Aber aufgepasst: Für kleine Teams ist Viva Amplify eher zu viel des Guten. Denn jedes Mal, wenn eine neue Kommunikations-Kampagne erstellt wird, wird dazu eine Gruppe, eine SharePoint-Site und bei Bedarf auch ein separates Team erstellt.

Mein Tipp: Möchtest du Viva Amplify einsetzen, überlege dir im Vorfeld unbedingt folgendes: Wann eine Kommunikations-Kampagne erstellt wird, wie sie benannt wird und wann die dazugehörige SharePoint-Seite sowie das Team wieder archiviert werden.

Einblick in Microsoft Viva | Zusammenfassung

Diese acht Module von Microsoft Viva darfst du dir merken. Die Zusammenfassung in Kürze.

Viva Connections: Viva Connections ist dein digitaler Knotenpunkt. Kostenlos verbindet es Teams und SharePoint. Es lässt dich wie auch dein Unternehmen modern und vernetzt arbeiten.

Viva Learning: Mit Viva Learning öffnest du die Tore zu einer umfassenden Lernwelt. Ideal für die Nutzung interner Schulungsmaterialien, während externe Angebote begrenzt bleiben.

Viva Engage: Als Yammer-Nachfolger bringt Viva Engage eine lebendige Unternehmenskultur in Microsoft 365, fördert Austausch sowie Zugehörigkeit und bewahrt die gewohnten Features.

Viva Topics: Für grosse Datenmengen war Viva Topics ein Must-Have, das auch kleineren Firmen einen Blick in die intelligente Datenorganisation gewährte. Ab dem 22. Februar 2025 wird das Modul eingestellt.

Viva Insights: Als Führungskraft nutzt du Viva Insights, um Arbeitsabläufe mit Funktionen wie dem digitalen Lob oder dem virtuellen Checkout zu verbessern – denke an eine angeleitete Einführung im Team.

Viva Goals: Viva Goals hält dich und dein Team auf Kurs, indem es persönliche und unternehmensweite Ziele mit dem OKR-Framework einfach und transparent macht.

Viva Pulse & Glint: Viva Pulse ist das Ohr am Puls deines Teams für kleine Unternehmen, während Glint ab 100 Mitarbeitenden tiefergehendes Feedback liefert und Aktionen anregt.

Viva Amplify: Für die breite Streuung interner Kommunikation über diverse Kanäle hinweg ist Viva Amplify ein Gamechanger – vor allem für grosse Unternehmen.