Besser einen IT-Spezialisten einstellen oder IT-Services outsourcen?
Das ist eine gute Frage, die uns auch von Kunden immer wieder gestellt wird.
In der Praxis treffen wir auf ganz unterschiedliche IT-Outsourcing-Modelle. 3 typische Modelle wollen wir nachfolgend anhand von konkreten Kundenbeispielen genauer erklären:
90 % der IT-Services outsourcen
40 % der IT-Services outsourcen
10 % der IT-Services outsourcen
Disclaimer: Wir fokussieren uns in diesem Blogartikel bewusst auf KMU mit 20 bis 250 Mitarbeitenden. Zudem lassen wir den Kostenaspekt komplett aussen vor. Unserer Erfahrung nach fallen solche Kostenaufstellungen «komischerweise» immer zugunsten des Verfassers aus. Darauf verzichten wir. 😉
IT-Services-Palette wird immer breiter – auch bei KMU
Wir beobachten im Arbeitsalltag, dass die IT-Aufgaben auch für kleine bis mittlere Unternehmen ein immer grösseres Ausmass annehmen. Hier ein Beispiel aus der Baubranche:
IT-Spezialisten müssen einerseits bei den Business-Applikationen sattelfest sein (CAD, Bauleitungssoftware, ERP etc.) und gleichzeitig die IT-Infrastruktur mit den Servern und allenfalls Cloud-Services beobachten sowie betreuen. Zudem tritt in der aktuellen Situation die Kollaboration mit Tools wie Microsoft Teams, SharePoint oder Planner immer mehr in den Fokus. Supportanfragen und kleine IT-Zwischenfälle kommen obendrauf. Ein- und Austritte von Mitarbeitenden ziehen etliche IT-Aufgaben mit sich. Und wie steht es eigentlich mit der IT-Sicherheit?
Ganz ehrlich: Wir kennen keinen IT-Spezialisten, der in all diesen Bereichen bis in die Tiefe brillieren kann. Nicht umsonst besteht unser Experten-Team aus 40 Köpfen, die sich in verschiedenen Bereichen spezialisiert haben.
Es verwundert uns also nicht, dass sich viele KMU dafür entscheiden, ihren Fokus auf ihr Kerngeschäft zu legen und stattdessen ihre IT-Services outzusourcen.
Kommen wir zum ersten Outsourcing-Modell:
90 % der IT-Services outsourcen
Beim 90%-Outsourcing-Modell wird nur noch die strategische IT-Steuerung intern gehalten. Alle anderen IT-Services werden outgesourced.
Wie das in etwa aussehen könnte, zeigen wir Ihnen anhand eines Kundenbeispiels:
Dieses Modell dürfen wir beispielsweise für einen Kunden aus der Treuhand-Branche mit ca. 35 Mitarbeitenden umsetzen. Einer der Managing Partner des Unternehmens ist für die strategische IT-Steuerung zuständig. Das nimmt bei ihm ein max. 5%-Pensum ein. Zu seinen Aufgaben gehört nebst der Koordination mit uns das Entscheiden über weitere digitale Entwicklungsschritte sowie das Hinterfragen und Hereintragen von neuen IT-Themen ins Unternehmen.
Wir übernehmen in diesem Fall:
- Beratung: Wir zeigen dem Kunden auf, welches digitale Potenzial noch nicht genutzt wird und wohin sich das Unternehmen entwickeln könnte.
- IT-Projekte: Wir unterstützen beispielsweise bei der Integration und Einführung von neuer Hard- oder Software.
- IT-Support: Unser IT-Support steht bei Fragen oder Problemen als erster Ansprechpartner zur Verfügung.
- IT-Weiterentwicklung: Wir behalten die IT-Infrastruktur im Blick und stellen dem Managing Partner weitere Entwicklungsmöglichkeiten vor. Beispielsweise die Einführung von neuen Tools, den Ersatz alter Arbeitsgeräte oder sicherheitstechnische Neuerungen.
- Monitoring: Wir überwachen das Netzwerk und die Systeme des Kunden.
- Bereitstellung und Einführung neuer Geräte: Wir übernehmen das Aufsetzen von neuen Clients/Geräten und führen Mitarbeitende an die Funktionen des neuen Geräts heran.
Konkret heisst das, alle strategischen Themen landen beim Managing Partner auf dem Pult. Alle anderen IT-Anliegen oder Probleme werden gesammelt und uns zur Bearbeitung weitergeleitet.
Vor- und Nachteil des 90%-Outsourcing-Modells
Der grosse Vorteil dieses Modells: Sie können auf das breite, wie auch tiefe IT-Wissen des IT-Partners zugreifen und sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren. Zudem ist die Verfügbarkeit wie auch Stellvertretung immer geregelt. Bei uns beispielsweise sind einem Kunden immer 2-3 IT-Spezialisten zugeordnet, die ihre Abwesenheiten aufeinander abstimmen. Diese Fachspezialisten können bei ausgeklügelten Fragen zudem weitere ICT Engineers aus dem Team beiziehen.
Der Nachteil dieses Modells: Sie sind abhängig vom IT-Partner. Das gesamte IT-Wissen ist extern. Daher lohnt es sich bei der Auswahl des IT-Partners besonders wählerisch zu sein und nicht nur finanzielle Aspekte, sondern vor allem auch die Servicequalität sowie die Verlässlichkeit als Killerkriterien zu gewichten.
Einordnung in der Praxis
In der Praxis ist dies das weitverbreitetste Modell bei KMU. Es lohnt sich für alle Unternehmen, die sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen, ohne bei der IT-Infrastruktur ein Risiko einzugehen.
Sie wollen nicht so viel outsourcen? Dann könnte das nächste Modell Ihren Wünschen entsprechen:
40 % der IT-Services outsourcen
Beim 40%-Outsourcing-Modell wird nebst der strategischen IT-Steuerung auch der First-Level-Support inhouse abgedeckt. Alle anderen IT-Services werden outgesourced.
So sieht das beispielsweise bei einem unseren Kunden aus:
Unser Kunde aus der Bau-Branche hat ca. 80 Mitarbeitende. Nebst dem geschäftsführenden Partner, der für die strategische IT-Steuerung zuständig ist, arbeitet ein IT-Mitarbeiter in einem 100%-Pensum für das Unternehmen. Der geschäftsführende Partner kümmert sich um Investitionsfragen, strategische Entscheide und führt den IT-Mitarbeitenden. Letzterer kümmert sich um alle IT-Anliegen des Unternehmens und bietet Soforthilfe bei Problemen.
Wir übernehmen in diesem Fall:
- 2nd-/3rd-Level-Support: Wenn der IT-Mitarbeiter bei einem Problem an seine Grenzen kommt, leitet er uns den Case zur Bearbeitung weiter.
- Mithilfe bei IT-Projekten: Zudem unterstützen wir das Unternehmen, indem wir bei IT-Projekten mitwirken oder sogar die Leitung übernehmen. So beispielsweise bei der Serverablösung oder der Einführung eines neuen Tools wie Microsoft Teams.
Wir stehen dem Unternehmen also unterstützend zur Seite, wenn der interne IT-Mitarbeiter nicht mehr weiter weiss. Zudem begleiten wir das Unternehmen bei Projekten und sorgen für eine zukunftsgerichtete Weiterentwicklung.
Vor- und Nachteil des 40%-Outsourcing-Modells
Der grosse Vorteil dieses Modells: Sie können auf interne und externe IT-Ansprechpartner zählen. Wenn das IT-Wissen des internen Spezialisten nicht mehr reicht, steht das Spezialisten-Team des IT-Partners zur Verfügung. Sie sind also für jeden Fall gut abgedeckt – auch bei Abwesenheiten. Zudem bleibt ein grosser Teil des IT-Wissens intern. Durch die direkte Anstellung des IT-Spezialisten können Sie zudem mit einem höheren Commitment für die eigene Firma rechnen.
Bei diesem Modell lastet viel Verantwortung auf dem internen IT-Ansprechpartner. Dieser muss einschätzen können, wann zusätzliche Hilfe notwendig ist. Zudem ist eine klare Aufgabenverteilung sowie eine gut organisierte Zusammenarbeit das A und O. Wir sehen das nicht als Nachteil, jedoch als eine nicht zu unterschätzende Herausforderung.
Idealerweise schliessen Sie bei einem solchen Outsourcing-Modell einen Service-Vertrag ab, damit Sie nicht jeden Case zuerst offerieren lassen müssen.
Einordnung in der Praxis
Dieses Modell sehen wir vor allem in mittleren bis grösseren KMU. Trotzdem ist das 40%-Outsourcing-Modell nicht so verbreitet wie das 90%-Outsourcing-Modell. Was wir jedoch oft sehen: Mitarbeiter mit einer hohen IT-Affinität übernehmen in Unternehmen eine Doppelfunktion. Sie werden neben ihrer eigentlichen Funktion beispielsweise zu 50 % für IT-Fragen oder Support angestellt.
10 % der IT-Services outsourcen
Beim 10%-Outsourcing-Modell werden alle IT-Services inhouse abgedeckt. Nur für spezifische Projekte wird ein IT-Partner beigezogen.
Bei einem unserer Kunden sieht das folgendermassen aus:
Das Unternehmen aus der Investment-Branche beschäftigt ca. 40 Mitarbeitende. Zwei Personen bilden die interne IT-Abteilung und kümmern sich um Projekte, IT-Support sowie Fragen und Anliegen rund um die IT.
Wir wurden bei diesem Unternehmen für ein spezifisches IT-Projekt beigezogen: Die M365-Einführung.
Dabei durften wir folgende Aufgaben übernehmen:
- Unterstützung bei der Umstellung auf M365
- Mithilfe beim Aufbau und der Datenmigration auf SharePoint
- IT-Betreuung und -Beratung bei der digitalen Weiterentwicklung
Das heisst also: Bei IT-Anliegen melden sich alle Mitarbeitenden bei der internen IT-Abteilung. Nur bei spezifischen Projekten kommen wir ins Spiel und stehen als Ansprechpartner zur Verfügung.
Vor- und Nachteil des 10%-Outsourcing-Modells
Der grosse Vorteil dieses Modells: Praktisch das gesamte IT-Wissen bleibt intern. Sie sind also nicht von einem externen Partner abhängig. Zudem sind die IT-Verantwortlichen bei Ihnen angestellt und identifizieren sich daher wohl besser mit Ihrem Unternehmen. Da für spezifische Projekte bereits ein zur Seite stehender IT-Partner definiert ist, kann dieser unkompliziert für eine Zweitmeinung hinzugezogen werden.
Der Nachteil: Die ganze IT-Verantwortung lastet auf ein paar wenigen Schultern. Ihre internen IT-Spezialisten müssen alle IT-Anfragen abfedern können. Von solchen IT-Spezialisten wird eine enorme Tiefe wie auch Breite des IT-Wissens verlangt und oft lasten hohe Erwartungen auf der IT-Crew.
Einordnung in der Praxis
Zugegeben, dieses Modell sehen wir in der Praxis im KMU-Umfeld eher selten. Wir sehen es nur bei grösseren KMU bzw. bei Unternehmen, bei denen der Komfort oder die Vertraulichkeitsthematik höher gewichtet wird, als der finanzielle Aspekt.
Die neue Dimension beim Outsourcing von IT-Services: Das Coaching
In der aktuellen Zeit reicht eine moderne IT-Infrastruktur aber noch nicht aus, damit Ihre Mitarbeitenden digital erfolgreich arbeiten können. Auch der Ausbau von digitalen Kompetenzen gewinnt mehr und mehr an Bedeutung.
Denn nur wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Arbeitsgeräte und die zur Verfügung stehenden Programme effizient einsetzen, können sie ihren Büroalltag produktiv gestalten.
Das typische Klischee vom introvertierten IT-Freak ist überholt. Wir stellen aber fest, dass bei unseren IT-Spezialisten doch einige dabei sind, die eindeutig lieber technische Probleme vor dem Bildschirm lösen, als einer Gruppe von «Unwissenden» Schritt für Schritt zu erklären, wie sie Microsoft Teams oder SharePoint clever einsetzen.
Darum haben wir bei iTrust unsere Mannschaft zweigeteilt und überlassen das Coaching unseren Digital Consultant & Coaches, die gerne vor Kunden stehen, diese mit ihrer Leidenschaft mitreissen und für viele Wow-Erlebnisse sorgen.
Wir sind der Meinung: Neue Technologien müssen Spass machen und einen Mehrwert bieten, damit sie im Alltag auch wirklich genutzt werden.
Zusammenfassung: IT-Services outsourcen?
Wir können Ihnen mit diesem Blogbeitrag leider nicht beantworten, welches Modell das richtige für Ihr Unternehmen ist. Aber wir hoffen, dass Sie anhand der drei vorgestellten Outsourcing-Modelle einen Einblick erhalten haben, wie eine solche Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner aussehen könnte.
Sie möchten Ihre IT-Services an einen verlässlichen Partner mit einem phänomenalen Team outsourcen? Wir wüssten da jemanden. 😉
Kontaktieren Sie uns unverbindlich. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.
Patrick Müller
Owner & Chairman
