5 CEO-Geheimnisse für eine erfolgreiche Microsoft-Teams-Einführung

Ich habe schon einige missglückte Microsoft-Teams-Einführungen in der Praxis erlebt. Bei den Mitarbeitenden löst eine nicht durchdachte Einführung Verwirrung und Frustration aus. Die Produktivität sinkt drastisch und das Chaos ist perfekt.

Daher habe ich aus meinen Erfahrungen diese fünf Geheimnisse für CEOs zusammengestellt, die Sie kennen sollten, bevor Sie den Antrag zur Microsoft-Teams-Einführung gutheissen.

Geheimnis 1: Effizienz-Potenzial von Microsoft Teams für Ihr Unternehmen prüfen
Geheimnis 2: Erfolgreiche Strategie für die Nutzung von Microsoft Teams definieren
Geheimnis 3: Messerscharfe Abgrenzung und sinnvolle Struktur in Microsoft Teams etablieren
Geheimnis 4: Eröffnungsprozess von Teams definieren
Geheimnis 5: Digitale Kompetenzen der Mitarbeitenden trainieren

Geheimnis 1: Effizienz-Potenzial von Microsoft Teams für Ihr Unternehmen prüfen

«Für jeden zusätzlichen Kanal, den ihr bei meinem Unternehmen einführt, müsst ihr einen bestehenden Kanal eliminieren.»

In der Praxis bringt die Microsoft-Teams-Einführung allerdings fast immer einen zusätzlichen Kanal mit sich. Auch wenn es noch so wünschenswert wäre: Niemand eliminiert beispielsweise den Kanal «Mails» mit der Microsoft-Teams-Einführung.

Wie wir wissen, stellt die Ablenkung durch eingehende Mails und Chat-Nachrichten für viele Mitarbeitende eine grosse Herausforderung dar. Ein zusätzlicher Kanal führt dabei sicherlich nicht zu weniger Ablenkung. Zudem tun sich viele Mitarbeitende schwer damit, welche Applikation sie denn nun für welche Arbeitssituation einsetzen sollen. Somit gilt es als erstes immer sorgfältig abzuwägen, ob die Einführung auch genügend zusätzliches Effizienz-Potenzial bringt.

Microsoft Teams bietet immer dann zusätzliches Effizienz-Potenzial, wenn eines der folgenden Kriterien erfüllt ist:

• Intensive Zusammenarbeit:
  In Ihrem Unternehmen ist eine intensive Zusammenarbeit in Gruppen oder Projekten gefordert ist. Es lohnt sich nicht Microsoft Teams einzuführen, wenn sich fünf Mitglieder nur sporadisch alle zwei Wochen austauschen. Dafür sollte die Zusatzbelastung eines weiteren Kanals nicht in Kauf genommen werden.

• Örtliche Trennung:
  In Ihrem Unternehmen arbeiten Team- oder Projektmitglieder örtlich getrennt, beispielsweise von unterwegs oder im Home-Office. Es lohnt sich nicht, wenn die fünf Mitglieder während täglich acht Stunden gemeinsam am gleichen Ort arbeiten.

Bei uns hat Microsoft Teams einen hohen Stellenwert im Arbeitsalltag eingenommen. Wir nutzen Microsoft Teams nicht nur für Chats, Online-Meetings oder zum Telefonieren, sondern als zentralen Ort für die Kollaboration im Team.

Denn Microsoft Teams kann viel mehr, als viele denken. In unserem Blogbeitrag «Microsoft Teams – Das Tor zur neuen Welt» stellen wir Ihnen dieses geniale Tool genauer vor.

Meine Empfehlung: Sagen Sie Ja zur Microsoft-Teams-Einführung, wenn in Ihrem Unternehmen die Kriterien «Intensive Zusammenarbeit» und/oder «örtliche Trennung» gegeben sind.

Geheimnis 2: Erfolgreiche Strategie für die Nutzung von Microsoft Teams definieren

Strategie 1: «Microsoft Teams wird im Freestyle-Modus genutzt»

Falls im Unternehmen nicht geklärt ist, für welchen Zweck Microsoft Teams eingesetzt werden soll, so wird schnell mal der «Freestyle-Modus» aktiviert. Das Szenario könnt ihr euch so vorstellen: Leute, die Freude an technischen Neuerungen haben, werden Microsoft Teams und dessen Funktionen sofort nutzen. Sie werden unzählige Teams erstellen und ihre Teamkolleginnen und Teamkollegen überfluten Bei rund 80 % der Mannschaft löst dies Frust aus und die Begeisterung gegenüber Microsoft Teams nimmt rasant ab.

Fazit: Die Freestyle-Strategie endet immer im Chaos. Somit ist sie auf keinen Fall zu empfehlen.

Bei einem kürzlichen Beratungsgespräch ging es genau um dieses Thema. Da habe ich das folgendermassen veranschaulicht:

Strategie 2: «Teams wird selektiv genutzt»

Bei der selektiven Nutzung erfolgt eine klare Definition, wann Teams eingesetzt wird und wann eben nicht. Eine mögliche konkrete Definition könnte sein: «Wir nutzen Teams für Projekte, in denen Mitarbeitende vom Standort Zug und vom Standort Bern involviert sind.» Eine unklare Definition dagegen wäre zum Beispiel: «Wir setzen Teams für komplexere Projekten ein.»

Fazit: Die Strategie «selektive Nutzung» ist erfolgsversprechend, so lange eine klare Definition vorliegt.

Strategie 3: «Teams wird für alles genutzt»

Microsoft Teams wird in dieser Strategie für jeden Zweck eingesetzt. In der Praxis bedeutet dies meistens, dass «Teams» für alle Projekte und in jedem Team (=Arbeitsgruppe) genutzt wird. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden natürlich alle Vorteile von Teams zu nutzen. Jedoch hat die Applikation auch ihre Schwächen. Eine konkrete Folge dieser Strategie kann der Überfluss an verschiedenen Teams sein. Dabei fällt es den Mitarbeitenden oftmals schwer, den Überblick zu behalten. Für diese Strategie müssen die Mitarbeitenden eine hohe digitale Kompetenz haben, um Microsoft Teams erfolgreich zu nutzen.

Fazit: Die Strategie «100%» ermöglicht agiles Arbeiten und alle Vorteile von Teams zu nutzen. Der damit verbundenen Herausforderung muss man sich jedoch bewusst sein.

Vor der Microsoft-Teams-Einführung soll immer zuerst überlegt werden, wann die Nutzung von Sinn macht und wann nicht. Dabei soll eine klare und konkrete Strategie zur Nutzung von Microsoft Teams definiert werden. Nur wenn die Applikation einheitlich genutzt wird, führt dies zu mehr Effizienzgewinn in Ihrem Unternehmen.

Meine Empfehlung: Sagen Sie Ja zur Microsoft-Teams-Einführung, wenn beim Antrag eine erfolgsversprechende Strategie zur Nutzung von Microsoft Teams vorliegt.

Geheimnis 3: Messerscharfe Abgrenzung und sinnvolle Struktur in Microsoft Teams etablieren

• Erstellen wir für jede unserer organisatorischen Einheiten ein eigenes Team?
• Oder dann doch eher für jedes Projekt eines?
• Wann wird ein Team mit mehreren Kanälen ausgestattet?

Microsoft Teams bietet viele Funktionalitäten. Die Strukturierung eines Teams ist aber für jedes Unternehmen individuell. Meine Erfahrung zeigt: Wenn keine sinnvolle Struktur vorliegt, dann endet das Ganze schnell in einem Chaos. Und Chaos ist der Feind des effizienten Arbeitens.

Diese zwei Kriterien sind zentral:

• Für welche Zusammenarbeitssituationen ein neues Teams erstellt wird.
• In welchen Situationen mehrere Kanäle innerhalb eines Teams Sinn machen.

Jedes Team muss messerscharf von anderen Teams abgegrenzt sein. Eine gute Abgrenzung kann dabei zum Beispiel ein Projekt sein. Das betreffende Projekt X hat klare Projektziele und Projektmitglieder. Im betreffenden Team gibt es nur ein Thema: Das Projekt X. Alle Informationen, Diskussionen und Dokumente zum Projekt kommen hier zusammen.

Falls die Abgrenzung nicht genügend klar ist, wird man in der Praxis schnell Überschneidungen zwischen den verschiedenen Teams haben. Ich habe schon oft gesehen, dass die IT-Abteilung ein eigenes Team hat. Zusätzlich existiert aber auch noch ein Team für den Support. Wer soll da noch die richtige Entscheidung treffen, welche Information nun in welches Team gehört?

Meine Empfehlung: Sagen Sie Ja zur Microsoft-Teams-Einführung, wenn beim Antrag eine messerscharfe Abgrenzung und eine klare Struktur existiert.

Wie wir für unsere Kunden eine ideale Microsoft-Teams-Struktur aufgleisen, erkläre ich im Video:

Geheimnis 4: Eröffnungsprozess von Teams definieren

• «Self-Service»
  Dies bedeutet, dass jeder selbst ein Teams eröffnen kann. Das ist praktisch, denn es ermöglicht eine agile und schnelle Arbeitsweise. Der Nachteil ist aber, dass die Mitarbeitenden oft nicht wissen, wann es sinnvoll ist, ein neues Teams zu eröffnen oder wann schon ein Teams für das betreffende Thema existiert. In der Praxis habe ich schon viele Self-Service-Strategien gesehen. Meist führt dies zu unzähligen Überscheidungen und somit zu purem Chaos.

• «Zentrale Eröffnung»
  Eine zentrale Instanz eröffnet neue Teams. Damit kann sichergestellt werden, dass Teams auch nach der vorgegebenen Struktur eröffnet werden. So können allfällige Überschneidungen vermieden und eine nachhaltige Struktur sichergestellt werden. Einen Einwand, den ich dabei schon oft gehört habe: «Wir wollen doch agiler und schneller werden. Jetzt kommst du mit zentralem Prozess?» Stimmt, die Geschwindigkeit der Eröffnung wird beeinträchtigt. Aus diesem Grund kombinieren wir die Self-Service-Eröffnung mit einem zentralen Kontrollmechanismus. Das bedeutet: Jeder hat die Möglichkeit selbst ein Teams zu eröffnen. Im Nachgang kontrolliert aber eine zentrale Instanz, ob die definierten Richtlinien und Strukturen auch berücksichtigt wurden. Auf diese Weise wird niemand gebremst, aber auch kein Chaos riskiert.

Meine Empfehlung: Sagen Sie Ja zur Microsoft-Teams-Einführung, wenn beim Antrag eine zentrale Teams-Eröffnungskompetenz angedacht ist.

Geheimnis 5: Digitale Kompetenzen der Mitarbeitenden trainieren

Es ist in der Tat so, dass Microsoft Teams ein unheimliches Potenzial aufweist. Neben den Chancen verstecken sich in der Applikation auch einige Risiken. Wie bereits erwähnt, steigt beispielsweise die Ablenkungsgefahr im Arbeitsalltag mit einem zusätzlichen Kanal.

Damit Unternehmen dieses Potential zu ihrem Vorteil nutzen können, müssen die Mitarbeitenden trainiert werden. Idealerweise erfolgt das Training nach dem Top-Down-Ansatz, sodass die Führungskräfte als Vorbilder vorangehen und ihre Mitarbeitenden motivieren. In der Praxis habe ich dieses Phänomen schon häufig beobachtet.

Eine Möglichkeit ist beispielsweise, dass Microsoft Teams zuerst in der Geschäftsleitung getestet wird. So wie in diesem Beispiel:

Es ist somit matchentscheidend, dass sich sowohl Führungskräfte als auch Fachkräfte neue digitale Kompetenzen aneignen und diese auch trainieren. Dabei sollte man sich das alt bekannte Sprichwort in Erinnerung rufen: «Einmal ist Keinmal.» Nur mit mehreren Trainingssessions können sich Mitarbeitende die nötigen digitalen Kompetenzen aneignen und diese auch nachhaltig verinnerlichen.

Meine Empfehlung: Sagen Sie Ja zur Microsoft Teams-Einführung, wenn im Einführungsprogramm das Training von Fach- und Führungskräften fix eingeplant ist.

Bereit für die Microsoft-Teams-Einführung?

Wenn Sie sich nun für die Microsoft-Teams-Einführung entscheiden, legen wir Ihnen die zweistufige Einführung nahe. Vor allem dann, wenn es schnell gehen muss. Führen Sie zuerst den Kommunikationsteil und erst in einem zweiten Schritt den Kollaborationsteil ein.

Warum? Das Handling mit Chat und Videocalls innerhalb von Microsoft Teams ist schnell gelernt. Den Kollaborationsteil erfolgreich einzuführen bedeutet jedoch etwas mehr Vorbereitungs- und Coaching-Aufwand. Warum ich diese zweistufige Einführung empfehle und was dabei zu beachten ist, erkläre ich im Video:

Wir freuen uns von Ihnen zu hören.