SharePoint Online ist wie der Spider-Man unter den Datenmanagement-Plattformen. Vor ein paar Jahren glich SharePoint zwar noch Peter Parker vor dem Spinnenbiss – die Plattform war unscheinbar, etwas kränklich und es steckte noch nicht wirklich viel Power in den Muskeln.
Doch in den letzten Jahren hat SharePoint Online eine grosse Entwicklung gemacht und strahlt heute wie der Superheld Spider-Man mit gleich mehreren Superkräften.
Was SharePoint kann, wie unsere Kunden damit in Kontakt kommen und welche 7 Superkräfte die Datenmanagement-Plattform für heldenhafte Taten bereitstellt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag:
Was ist SharePoint?
Wann kommt SharePoint zum Einsatz?
Superkraft 1: Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
Superkraft 2: Automatischer Versionsverlauf
Superkraft 3: Orts- und geräteunabhängiges Arbeiten
Superkraft 4: Sackstarke Suche
Superkraft 5: Einbettung in Microsoft 365-Familie
Superkraft 6: Intranet-Charakter
Superkraft 7: Workflows
Wichtig: Die Rede ist hier immer von SharePoint Online. Zur Vereinfachung und besseren Leserlichkeit verwenden wir jedoch in den nächsten Kapiteln die Abkürzung «SharePoint».
7 Superkräfte von SharePoint Online
Wie Spider-Man hat auch SharePoint ein paar richtig starke Superkräfte auf Lager. 7 Superkräfte stellen wir Ihnen anhand von konkreten Arbeitssituationen näher vor:
Superkraft 1: Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
Sie und Ihr Team können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten – ohne Informationsverlust. Die verschiedenen Infos werden automatisch synchronisiert und zusammengetragen.
Sie können also beispielsweise gleichzeitig mit Ihren Teamkollegen an der Präsentation für den nächsten Kundentermin arbeiten, Anpassungen vornehmen und sehen zu jeder Zeit die aktuellste Version.
Das führt uns gleich zur nächsten Superkraft:
Superkraft 2: Automatischer Versionsverlauf
Die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments werden automatisch gespeichert, sodass Sie mit nur drei Mausklicks die Version von letzter Woche aufrufen können.
Es wird also überflüssig, die unterschiedlichen Versionen als V1, V2, final1 abzulegen, um Änderungen zurückverfolgen zu können. Sie arbeiten immer am aktuellsten Dokument und können im Hintergrund trotzdem auf ältere Versionen zugreifen.
Superkraft 3: Orts- und geräteunabhängiges Arbeiten
Mühsame VPN-Zugriffe werden überflüssig, da Sie bequem via Browser oder App auf Daten zugreifen können. Ihre Unterlagen haben Sie somit immer und überall dabei. Sie können dadurch orts- aber auch geräteunabhängiger arbeiten.
Ein kurzer Review eines Textes lässt sich so beispielsweise auch ganz einfach via Mobiltelefon von unterwegs erledigen.
Superkraft 4: Sackstarke Suche
Die Suche nach Daten wird super einfach und schnell, da Schlüsselwörter nicht nur im Dateinamen sondern auch in Dokumenten und Bildern gesucht und gefunden werden. Und das sogar bei handschriftlichen Notizen.
Sie suchen also nicht mehr länger nach dem Dateinamen oder quälen sich durch lange Pfade zum richtigen Ordner, sondern geben im Suchfeld ein Schlüsselwort ein. SharePoint spukt Ihnen dann wie Google die geeignetsten Suchergebnisse aus.
Superkraft 5: Einbettung in Microsoft 365-Familie
Als Teil der M365-Familie ist SharePoint ideal in die Microsoft-Palette eingebunden. Alles spielt zusammen, da die Tools untereinander clever verknüpft sind. Das macht auch die tool-übergreifende Zusammenarbeit noch benutzerfreundlicher.
Wenn Sie beispielsweise Microsoft Teams nutzen, werden die Daten im Hintergrund direkt auf SharePoint abgelegt. Wenn Sie in Microsoft Teams einen neuen Channel eröffnen, eröffnet sich automatisch auch auf SharePoint ein entsprechender Ablageordner. Cool, oder?
Superkraft 6: Intranet-Charakter
Sie können SharePoint auch nutzen, um Informationen von der ganzen Organisationen intelligent abzubilden.
Bei uns ist das beispielsweise unser «Bahnhof». Von dort aus haben wir Zugriff auf alle Dokumente der unterschiedlichen organisatorischen Teams, Kundendaten, aber auch News aus der Unternehmung. Mit SharePoint können Sie also auch wichtige Daten oder News strukturiert darstellen.
Superkraft 7: Workflows
Workflows werden meistens in einem zweiten Schritt – nach einer sauberen Datenmigration auf SharePoint – entwickelt und eingesetzt, um Prozesse auf der Plattform noch einfacher und benutzerfreundlicher zu gestalten.
Wir arbeiten beispielsweise mit einer Kundenzufriedenheits-Umfrage auf Basis von SharePoint. Zusammen mit der iTrust-Betreuungsperson vergibt der Kunde verschiedene Noten zu seinen Erfahrungen mit uns. Diese Daten landen automatisch in einer Liste auf SharePoint, woraus wir anschliessend spannende Erkenntnisse für weitere Projekte ziehen können.
Auch unsere Dokumentenablage im Bereich Technologie ist in einer Liste auf SharePoint abgebildet. Es handelt sich dabei um eine Dokumenten-Bibliothek aus Arbeitsdokumentationen, die mit nützlichen Zusatzinformationen ausgestattet ist. Jeder sieht beispielsweise, wer wo zuständig ist und welche Dokumente in der Entwicklung, im Review oder bereits fertig abgenommen sind. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm und vermindert Rückfragen.
Was ist SharePoint? Die Datenmanagement-Plattform mit Superkräften
Wie die freundliche Spinne aus der Nachbarschaft ist also auch SharePoint mit starken Superkräften ausgestattet. Wenn Sie also eine Datenablage suchen, die mehr kann, als nur Daten zu horten, dann sollten Sie unbedingt SharePoint in Erwägung ziehen.
Dieses Powertool bietet eine grosse Chance, um die teamübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und effizienter zu gestalten. Somit ist SharePoint die ideale Plattform, um Ihre Heldengeschichte zu schreiben.
Falls Sie jemanden suchen, der Ihnen beim SharePoint-Aufbau behilflich ist, dann klopfen Sie bei uns an. Für Sie hüpfen wir gerne ins Superhelden-Kostüm und schaffen die Basis für Ihre heldenhafte Zukunft.
Ist es Zeit für Sie zu wechseln? 4 Anzeichen, dass es Zeit für eine moderne Datenablage ist, stellen wir Ihnen in einem anderen Blogbeitrag vor. Gleich weiterlesen. 😉
Patrick Müller
Owner & Chairman
