Speicherplatz in SharePoint knapp: Archivierung ist für Schweizer KMU ein Muss

SharePoint hat sich in vielen Schweizer KMU zur zentralen Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement entwickelt. Mit jedem Projekt, jedem Teams-Kanal und jeder neuen Datei wächst jedoch auch die Datenmenge kontinuierlich weiter. Was anfangs noch übersichtlich ist, wird mit der Zeit schnell zur Herausforderung: Die Suche liefert zu viele Resultate und der Speicher wächst oft unkontrolliert.

Spätestens mit dem Einsatz von KI-Tools wie Microsoft Copilot wird klar: Nicht nur die Menge der Daten ist entscheidend, sondern vor allem deren Qualität und Struktur. Veraltete oder irrelevante Inhalte erschweren nicht nur den Arbeitsalltag, sondern beeinflussen auch die Qualität von Suchresultaten und KI-Antworten.

Hinzu kommt ein weiterer wichtiger Faktor: Die Kosten für SharePoint-Speicher können mit zunehmender Datenmenge schnell deutlich steigen und für Unternehmen zu einem echten Kostentreiber werden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum Archivierung heute kein «Nice-to-have» mehr ist, sondern ein zentraler Bestandteil einer nachhaltigen Microsoft-365-Strategie – und wie du das Thema pragmatisch und effizient angehen kannst. Schaue dir das Video an oder lies unten den Blogbeitrag.

Der Lebenszyklus der Daten als Grundlage moderner Datenorganisation
Warum KI eine saubere Archivierung noch wichtiger macht
Was eine gute Archivierungsstrategie ausmacht
Archivierung in SharePoint: Standard vs. individuelle Lösung
Praxisbeispiel aus einem projektorientierten Ingenieurbüro
Quick Wins für besseres Speichermanagement
Fazit: Archivierung als strategischer Erfolgsfaktor

Lebenszyklus der Daten

Erfolgreiche Unternehmen betrachten Daten nicht nur im Moment ihrer Entstehung, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dabei durchlaufen Daten typischerweise drei zentrale Phasen:

• Erstellung & aktive Nutzung: Daten entstehen, werden bearbeitet, geteilt und aktiv im Arbeitsalltag genutzt.
• Archivierung: Informationen müssen weiterhin aufbewahrt werden, stehen jedoch nicht mehr im Zentrum der täglichen Zusammenarbeit. Sie bleiben verfügbar, werden aber nicht mehr aktiv bearbeitet.
• Löschung: Sobald Daten nicht mehr benötigt werden und gesetzliche oder organisatorische Vorgaben es erlauben, sollten sie gezielt und kontrolliert entfernt werden.

Der entscheidende Punkt

Nicht alle Daten haben denselben Lebenszyklus. Ein Vertrag unterliegt anderen Aufbewahrungsfristen und Compliance Anforderungen als ein Projektdokument, ein Teams Kanal oder ein Marketingentwurf. Genau deshalb braucht es klare Regeln und unterschiedliche Strategien für unterschiedliche Datentypen.

Deine Aufgabe als Führungskraft

KI macht Archivierung in SharePoint noch wichtiger

Mit Tools wie Microsoft Copilot verändert sich die Ausgangslage grundlegend. KI arbeitet auf Basis der vorhandenen Inhalte. Das bedeutet: Veraltete Dokumente führen zu falschen oder irrelevanten Antworten. Ohne klare Archivierung greift KI auf beispielsweise alte Projektinhalte zu.

Eine saubere Trennung zwischen aktiven und archivierten Daten stellt sicher, dass KI mit relevanten und aktuellen Informationen arbeitet.

Archivierungsstrategie: 5 wichtige Punkte

Den richtigen Zeitpunkt definieren

Eine erfolgreiche Archivierungsstrategie beginnt mit einer klaren Definition: Wann gilt eine Information als inaktiv? Typische Kriterien dafür sind:

• nach Projektabschluss
• nach einer definierten Zeit ohne Aktivität
• bei einem Statuswechsel, beispielsweise von «aktiv» zu «abgeschlossen»

Wichtig ist dabei vor allem die Klarheit. Je eindeutiger die Regeln definiert sind, desto weniger muss im Alltag diskutiert oder individuell entschieden werden.

Ziel: Archivierung basiert auf nachvollziehbaren Regeln statt auf persönlichen Einschätzungen.

Automatisierung statt Bauchgefühl

Manuelle Archivierung funktioniert in der Praxis nur selten zuverlässig. Im Alltag fehlen oft Zeit, Übersicht oder die Sicherheit, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Häufige Gründe dafür sind:

• Unsicherheit im Umgang mit Daten
• fehlender Überblick über den aktuellen Status
• Angst, versehentlich wichtige Informationen zu löschen

Moderne Lösungen setzen deshalb auf automatisierte Prozesse:

• regelmässige Statusprüfungen
• periodische Abläufe, beispielsweise monatlich
• automatische Verschiebung oder Kennzeichnung von Daten

Dadurch wird Archivierung zu einem integrierten Prozess im Hintergrund und nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe für Mitarbeitende.

Ziel: Archivierung passiert systematisch und automatisiert statt abhängig von Disziplin oder Erinnerung.

Lebenszyklus je Datentyp festlegen

Nicht alle Daten haben denselben Wert oder dieselben Anforderungen. Deshalb sollte der Lebenszyklus abhängig vom Datentyp definiert werden. Beispiele:

• Verträge = langfristige Aufbewahrung
• Projektdateien = mittelfristige Archivierung
• Entwürfe und Arbeitskopien = eher kurzlebig

Eine gute Archivierungsstrategie unterscheidet bewusst zwischen diesen Kategorien, statt pauschal alles dauerhaft zu behalten.

Wichtig zu wissen: Nicht alle Daten müssen archiviert werden. Bei bestimmten Inhalten kann es sinnvoll und legitim sein, diese nach einer definierten Inaktivitätszeit gezielt zu löschen.

Ziel: Daten werden differenziert behandelt und über ihren gesamten Lebenszyklus sinnvoll gesteuert.

Lifecycle Archivierung vs. Rechtliche Archivierung

In einer guten Archivierungsstrategie wird klar zwischen zwei unterschiedlichen Zielen unterschieden:

• Lifecycle Archivierung / Data Lifecycle Management
  Fokus auf Ordnung, Entlastung der Arbeitsumgebung und bewusste Steuerung des Datenhaushalts über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
• Rechtliche Archivierung
  Fokus auf gesetzliche Anforderungen wie Aufbewahrungspflichten, Integrität, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.

Beide Bereiche verfolgen unterschiedliche Zwecke und sollten deshalb getrennt betrachtet werden.
Im Fokus dieses Ansatzes steht die Steuerung des Datenlebenszyklus im operativen Alltag. Rechtliche Archivierung wird dadurch nicht ersetzt, sondern gezielt ergänzt.

Ziel: Klare Trennung zwischen organisatorischer Datensteuerung und gesetzlicher Aufbewahrung.

Zugreifbarkeit auf Daten im Archiv

Auch archivierte Daten müssen klar geregelt und kontrolliert zugänglich bleiben. Wichtige Anforderungen dabei sind:

• Zugriff und Berechtigungen
  Der Zugriff erfolgt gezielt und nachvollziehbar, beispielsweise für Fachverantwortliche, Compliance oder IT. Archivdaten gehören nicht mehr zum täglichen Arbeiten, müssen bei Bedarf jedoch verfügbar bleiben. iTrust-Empfehlung: Archivdaten grundsätzlich „read only“ bereitstellen.
• Nutzung für Wissensmanagement und KI
  Archivierte Inhalte können weiterhin wertvolle Wissensquellen sein, beispielsweise für Recherchen oder KI gestützte Auswertungen mit Tools wie Copilot. Gleichzeitig braucht es klare Regeln, damit veraltete Informationen nicht ungefiltert in operative Prozesse einfliessen.

Ziel: Archivdaten bleiben kontrolliert nutzbar, ohne das Tagesgeschäft oder KI Systeme mit Altlasten zu belasten.

Archivierung in SharePoint: Standard vs. individuelle Lösung

Microsoft-Standard: solide Basis für einfache Anforderungen

Microsoft bringt im Standard von Microsoft 365 bereits grundlegende Möglichkeiten für Archivierung mit:

• Retention Policies
• Archivierung ganzer SharePoint-Sites oder Teams
• Microsoft 365 Archive (neue Funktionen)

Das reicht oft für:

• einfache Aufbewahrungsrichtlinien
• Compliance-Anforderungen
• erste Automatisierungsschritte

Aber: Sobald Strukturen wachsen, Projekte unterschiedlich laufen oder Daten gezielt aus der produktiven Umgebung entfernt werden sollen, stossen diese Bordmittel an Grenzen.

Eine aktuell sehr grosse Limitation ist zum Beispiel: Teams mit Private oder Shared Channels können über die Microsoft 365 Archivierung gar nicht archiviert werden.

Individuelle Lösung: wenn Archivierung wirklich greifen soll

Moderne Archivierungslösungen gehen heute weit über das reine Verschieben alter Dateien hinaus. Ziel ist nicht nur weniger Speicherverbrauch, sondern eine saubere, automatisierte und nachhaltige Datenbewirtschaftung über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Hier einige Punkte, die eine solche Lösung mit sich bringen sollte:

Automatische Prüfung der Aktivität

Die Lösung analysiert regelmässig, ob Teams, Sites oder Dokumente noch aktiv genutzt werden. Werden Inhalte über längere Zeit nicht mehr bearbeitet oder geöffnet, können diese automatisch für eine Archivierung vorgeschlagen oder direkt archiviert werden.

Resultat: Mitarbeitende müssen nicht selbst entscheiden, welche Daten noch relevant sind.

Statusbasierte Archivierung

Archivierung kann direkt an Geschäftsprozesse gekoppelt werden. Beispielsweise startet der Archivierungsprozess automatisch, sobald ein Projekt offiziell abgeschlossen wurde. Das sorgt für klare Regeln und verhindert, dass Daten jahrelang unkontrolliert in der produktiven Umgebung liegen bleiben.

Resultat: Deutlich mehr Struktur, Besonders in projektorientierten Unternehmen.

Automatisches Verschieben in eine separate Archivumgebung

Moderne Archivierungslösungen verschieben inaktive oder abgeschlossene Daten automatisiert aus der produktiven SharePoint- und Teams-Umgebung in einen separaten Archiv-Speicher.

Dadurch entsteht eine klare Trennung zwischen aktiv genutzten und archivierten Daten:

• produktive Arbeitsbereiche bleiben schlank und übersichtlich
• archivierte Inhalte erscheinen nicht mehr in der täglichen Zusammenarbeit oder in Suchresultaten
• ältere Daten bleiben weiterhin sicher verfügbar, ohne die Arbeitsumgebung zu belasten

Resultat: Das reduziert Datenchaos, verbessert die Übersichtlichkeit und sorgt langfristig für eine performantere und sauberere Microsoft-365-Umgebung.

Leserechte statt Bearbeitungsrechte im Archiv

Archivierte Daten müssen häufig weiterhin einsehbar bleiben, dürfen jedoch nicht mehr verändert werden. Deshalb setzen moderne Lösungen im Archivbereich oft automatisch auf reine Leserechte. Dokumente bleiben nachvollziehbar und revisionssicher, während unbeabsichtigte Änderungen verhindert werden.

Resultat: Das erhöht Sicherheit und Datenqualität gleichzeitig.

Gezielte «Entarchivierung» bei Bedarf

Auch archivierte Daten müssen bei Bedarf wieder verfügbar gemacht werden können. Moderne Lösungen ermöglichen deshalb eine gezielte und kontrollierte «Entarchivierung». Beispielsweise wenn:

• ein altes Projekt wieder aufgenommen wird
• Informationen für Audits benötigt werden
• frühere Dokumentationen erneut relevant werden

Resultat: Archivierung bedeutet also nicht «weg», sondern bewusst aus der aktiven Arbeitsumgebung ausgelagert – mit kontrolliertem Zugriff bei Bedarf.

Praxisbeispiel aus einem projektorientierten Ingenieurbüro

Nach Abschluss eines Projekts bleiben die Daten zunächst weiterhin im entsprechenden Teams und SharePoint-Bereich bestehen. Der Grund dafür ist einfach: Auch nach Projektende entstehen oft noch Rückfragen, kleinere Nacharbeiten oder administrative Themen.

Deshalb werden die Projektdaten nicht sofort archiviert, sondern bleiben für eine definierte Übergangszeit verfügbar – zum Beispiel für drei Monate nach Projektabschluss.

Während dieser Phase werden die Dokumente bereits auf «Read only» gesetzt. Mitarbeitende können weiterhin auf Informationen zugreifen, jedoch keine Änderungen mehr vornehmen. Dadurch bleibt der Projektstand konsistent und nachvollziehbar.

Nach Ablauf dieser Frist startet die eigentliche Archivierung automatisch:

• Die Daten werden aus der aktiven Teams- und SharePoint-Umgebung entfernt
• Verschiebung in ein separates Azure-Fileshare
• Keine direkte Verlinkung mehr innerhalb von Teams
• Inhalte erscheinen nicht mehr in der normalen Microsoft-Suche

Die Daten existieren weiterhin sicher im Hintergrund, befinden sich jedoch bewusst in einer separaten Archivwelt.

Der Vorteil: Die aktive Arbeitsumgebung bleibt schlank und übersichtlich, während ältere Projektdaten trotzdem jederzeit revisionssicher verfügbar bleiben

Quick Wins für das Speichermanagement

Versionshistorie reduzieren

In vielen SharePoint-Umgebungen werden standardmässig sehr viele Dokumentversionen gespeichert. Dadurch wächst der Speicherbedarf oft unnötig stark an, insbesondere bei Dateien, die regelmässig bearbeitet werden.

Mit einem klar definierten Limit für Versionen, zum Beispiel statt 100 nur noch 10 gespeicherte Versionen pro Dokument, lässt sich der Speicherverbrauch deutlich reduzieren. Für die meisten Unternehmen reicht diese Anzahl im Alltag vollkommen aus, da ältere Zwischenstände selten nochmals benötigt werden.

Fazit: Eine einfache Massnahme mit grosser Wirkung auf Speicherplatz und Kosten.

Alte Versionen automatisch löschen

Viele Unternehmen speichern sämtliche Dokumentversionen über Jahre hinweg, obwohl ein grosser Teil davon nie mehr benötigt wird. Gerade bei häufig bearbeiteten Dateien entsteht dadurch unnötiger
Speicherverbrauch.

Mit automatischen Regeln können alte Versionen gezielt entfernt werden. Ein Beispiel: Versionen löschen, die älter als 3 Monate sind. Dadurch bleibt die Versionshistorie weiterhin nachvollziehbar, ohne dass sich über Jahre unnötiger Datenballast ansammelt.

Fazit: Weniger Speicherverbrauch und auch weniger Datenmüll.

Multimedia-Daten auslagern

SharePoint ist primär für kollaborative Arbeitsdokumente konzipiert:

• Office-Dateien
• Projektdokumentationen
• Team-Zusammenarbeit
• Wissensmanagement

Sehr grosse Multimedia-Dateien wie:

• Videos
• Rohbilder
• Marketingmaterial
• Audiofiles

belasten SharePoint hingegen oft unnötig. Hier macht es Sinn, spezialisierte Plattformen oder Speicherlösungen einzusetzen, die besser auf grosse Mediendateien ausgelegt sind.

Fazit: Das verbessert Performance, Übersichtlichkeit und reduziert Speicherwachstum auf SharePoint deutlich.

Klare Site-Limiten definieren

Wenn Mitarbeitende viele Freiheiten bei der Erstellung und Nutzung von SharePoint-Sites haben, wächst der Speicherverbrauch oft unkontrolliert. Einzelne Teams oder Bereiche speichern grosse Datenmengen, ohne sich der Auswirkungen bewusst zu sein.

Mit klar definierten Site-Limiten schaffst du frühzeitig Transparenz und verhinderst, dass einzelne Sites unverhältnismässig viel Speicherplatz belegen.

Fazit: Das hilft, Kosten besser zu kontrolli

Fazit: Archivierung ist für Schweizer KMU ein Muss

Archivierung ist weit mehr als ein technisches IT-Thema. Sie ist ein zentraler Bestandteil eines professionellen Datenmanagements und damit eine strategische Führungsaufgabe.

Wer Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg bewusst steuert, schafft die Grundlage für:

• mehr Effizienz im Arbeitsalltag
• bessere Übersichtlichkeit und Struktur
• höhere Datenqualität
• kontrollierbare Kosten
• und eine verlässliche Grundlage für KI Lösungen wie Microsoft Copilot

Ohne klare Regeln, definierte Lebenszyklen und automatisierte Prozesse entstehen schnell Datenmengen, die Mitarbeitende belasten, Systeme unübersichtlich machen und die Qualität von Entscheidungen verschlechtern.

Gerade im Zeitalter von KI wird das zum entscheidenden Faktor. Denn KI arbeitet immer auf Basis der vorhandenen Inhalte. Nur wer aktive, relevante und qualitativ saubere Datenbestände pflegt, schafft die Voraussetzung für produktive und vertrauenswürdige KI Nutzung.

Für Schweizer KMU gilt deshalb: Wer heute keine klare Archivierungsstrategie verfolgt, bezahlt morgen doppelt. Mit mehr Aufwand, höheren Kosten und schlechteren Entscheidungen.

Wenn du wissen möchtest, wie eine langfristig saubere und praxistaugliche Archivierungsstrategie für dein Unternehmen aussehen kann, lohnt sich ein Blick von aussen. Besonders dann, wenn Datenwachstum, SharePoint Speicher und KI Anforderungen zunehmend zur Herausforderung werden. Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme.