Power Automate in der Praxis: Vertragsmanagement automatisieren

Du willst in deinem Unternehmen effiziente und qualitative Prozesse? Automatisierungen mit Power Automate verfolgen genau dieses Ziel. Wir liefern dir in diesem Blogbeitrag einen konkreten Einblick in die Prozessautomatisierung anhand des Beispiels «Vertragsmanagement im Unternehmen».

Schaue dir das Video dazu an oder lese unten im Blog:

Inhaltsverzeichnis:

Power Automate in der Praxis: Vertragsmanagement automatisieren
Zusammenfassung
Prozessautomatisierung mit Power Automate
Ready für Prozessautomatisierung?

Power Automate in der Praxis: Vertragsmanagement automatisieren

Ausgangslage

Das Vertragsmanagement ist in vielen Unternehmen ein typisches Beispiel für ein gewachsenes, oft unübersichtliches System. Die Herausforderungen, mit denen wir bei unseren Kunden konfrontiert sind, sehen meist so aus:

• Verträge sind auf unterschiedlichen Speicherorten verteilt – teils sogar auf privaten OneDrives.
• Es fehlen klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
• Niemand weiss genau, wann ein Vertrag Aufmerksamkeit braucht (z. B. wegen Kündigungsfrist oder automatischer Verlängerung).
• Verträge, die intern erstellt werden, folgen zwar Guidelines – aber der Prozess endet dort nicht.

Fazit: Ohne ein durchgängiges, digitales System bleibt das Vertragsmanagement ineffizient, fehleranfällig und undurchsichtig.

So meistert iTrust die Herausforderung

Die Vorbereitung: Bevor automatisiert werden kann, müssen die Grundlagen stimmen. Unsere Expert:innen strukturieren die Vertragsinformationen so, dass sie sich digital verarbeiten lassen:

• Zentrale Erfassung von Vertragstypen, relevanten Informationen (z. B. Kündigungsfristen, Laufzeiten, Status, Kategorien) sowie der jeweiligen Gegenpartei.
• Aufbau einer einheitlichen Datenbank mit intelligenten Metadaten.
• Abholen der Anforderungen von verschiedenen Rollen im Unternehmen: Wer braucht welche Infos? Wo entstehen manuelle Aufwände? Was ist kritisch?

Das «Handwerk»: Unsere iTrust-Experten bauen auf dieser Basis individuelle Workflows mit Power Automate. Jeder Workflow besteht aus einem oder mehreren Flows, die auf einem definierten Trigger basieren – etwa das Ausfüllen einer PowerApp oder eine manuelle Bestätigung. So entsteht ein automatisierter, aber flexibler Prozess – individuell auf den Kunden und seine Anforderungen zugeschnitten.

Praxisbeispiele für automatisiertes Vertragsmanagement

Neuen Vertrag hochladen

• Eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich lädt den neuen Vertrag über die PowerApp hoch – zum Beispiel einen neuen Lieferantenvertrag.
• Sobald der Upload erfolgt ist, erhält die zuständige Abteilung – in unserem Fall das Office Management – eine Benachrichtigung per Mail.
• Im Mail steht direkt der Link zum abgelegten Vertrag.

Manueller Zwischenschritt: Der neue Eintrag in der Datenbank wird von einer zweiten Person gesichtet, mit allfälligen zusätzlichen Metadaten versehen und danach mit einer Bestätigung wird der automatisierte Prozess wieder angestossen.

• Nach der erfolgreichen manuellen Prüfung wird mit der Bestätigung eine Information ausgelöst. Die Person, die für den Vertrag verantwortlich ist, wird darüber informiert, dass der Vertrag sauber abgelegt ist und alles funktioniert hat.

Ein Vertrag ist vor Ablauf – proaktives Handeln

• Im Hintergrund läuft der Kontrollflow – regelmässig und automatisiert.
• Sobald ein Vertrag in den nächsten Wochen ausläuft, wird die Person, die für den Vertrag verantwortlich ist, proaktiv benachrichtigt.
• So bleibt genügend Zeit, um sich auf eine Verlängerung, Kündigung oder Neuverhandlung vorzubereiten – ganz ohne Suchen oder manuelles Nachfragen.

Ein Vertrag wir neu verhandelt und ersetzt

• Es steht eine Vertragsanpassung an – etwa nach einer Neuverhandlung mit einem Partner.
• In diesem Szenario muss die Person aktiv werden, die für den Vertrag verantwortlich ist: Über die PowerApp wird eine neue Version erstellt. In unserem Setup ist jede Anpassung immer mit einem aktualisierten Dokument verknüpft.
• Danach geht der angepasste Vertrag wie bereits vorhin beschrieben wieder zur finalen Prüfung an das Office Management.
• Sobald der Vertrag von der zweiten Person genehmigt ist, wird er korrekt abgelegt und automatisch mit dem «Muttervertrag» verknüpft.
• Am Ende des Prozesses erfolgt wieder die Benachrichtigung an die Person, die für den Vertrag verantwortlich ist.

Vertrag suchen – die volle Übersicht

• In einer zentralen Vertragsübersicht (z. B. via SharePoint) können Verträge ganz einfach gefiltert werden:
  – nach Gegenpartei
  – nach Status oder Typ
  – oder anderen relevanten Kriterien
• Kein Scrollen durch unübersichtliche Dateiablagen mehr – alle Informationen sind schnell und gezielt auffindbar.

Zusammenfassung

Mit Power Automate gelingt es, das oft vernachlässigte Thema Vertragsmanagement nicht nur zu strukturieren, sondern intelligent zu automatisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Verträge sind zentral gespeichert und jederzeit auffindbar.
• Fristen und Statusänderungen werden automatisch erkannt.
• Alle Beteiligten wissen, wann sie aktiv werden müssen.
• Und das Unternehmen gewinnt nicht nur an Transparenz, sondern auch an Effizienz.

Prozessautomatisierung mit Power Automate

Welche Prozesse mit Power Automate automatisieren?

Folgende Prozesse mit bestimmten Merkmalen, sind für eine Automatisierung mit Power Automate besonders geeignet.

Prozesse mit vielen Schnittstellen und involvierten Personen: Wenn ein Prozess viele verschiedene Schnittstellen oder Personen tangiert und Verantwortlichkeiten häufig übergeben werden müssen, führt das oft zu Verzögerungen. Obwohl der Prozess an sich nicht kompliziert ist, wird er dadurch in die Länge gezogen.

Prozesse mit mittelmässiger Relevanz: Diese Prozesse werden oft vernachlässigt, weil sie nicht zu den Kernprozessen gehören. Trotzdem sind sie wichtig, es fühlt sich jedoch niemand richtig dafür verantwortlich.

Teilprozesse: Manche Prozesse können in Teilstücke zerlegt werden. Hier macht es Sinn, nur die aufwendigen und repetitiven Aufgaben zu automatisieren.

Prozesse für die Kommunikation zwischen Teams: Automatisiere Bestätigungen und Informationsaustausche zwischen Teams, um die Effizienz zu steigern.

Ein iTrust-Beispiel: Immer am Monatsende erhalten ausgewählte Teams eine Content-Übersicht als Teams-Beitrag. Dort sind Blogartikel, Social-Media-Posts oder Erfolgsstories mit Kunden verlinkt und somit schnell zugänglich.

Die Möglichkeiten von Power Automate

Power Automate bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für Prozessautomatisierungen. Ein Vorteil des Microsoft-Tools ist, dass es auch Personen mit wenig Programmierwissen den Einstieg in das Thema leicht möglich macht.

Du kannst verschiedene Trigger (Auslöser) bestimmen, um eine Automatisierung mit Power Automate zu starten. Beispiele dafür sind eine Teams-Nachricht, eine Mail oder das Ablegen einer Datei an einem bestimmten Speicherort.

Power Automate kann dich unter anderem bei folgenden Aufgaben unterstützen:

• Files mutieren, Name ändern, Mail-Anhang ablegen: Automatisiere das Umbenennen von Dateien oder das Ablegen von Mail-Anhängen.
• Neues Dokument erstellen: Automatisiere das Erstellen von neuen Dokumenten, wie z. B. ein PDF für Genehmigungsprozesse oder ein Bild in mehreren Formaten.
• Benachrichtigungen: Automatisiere das Senden von Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen.
• Etwas einfordern und nachhaken: Automatisiere das Anfordern von Informationen und das Nachhaken, wenn etwas noch nicht erledigt wurde.
• Links generieren und verschicken: Automatisiere das Generieren und Verschicken von Links, z. B. für eine Content-Übersicht.
• Abwesenheit regeln: Automatisiere das Erstellen wiederkehrender Abwesenheitsmeldungen.
• Planner-Task als Auslöser: Automatisiere Kalendereinträge oder eine Rückmeldung – mit Aufgaben aus Microsoft Planner als Auslöser.

Du willst detailliertere Informationen zu den Grundlagen von Power Automate (und Power Apps)? Klicke auf den untenstehenden Button.

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