Du hast Microsoft 365 in deinem Unternehmen eingeführt und dein Team hat sich prima an die neue Arbeitsweise gewöhnt? Dann ist es jetzt Zeit für das nächste Level – nutze Power Automate und Power Apps, um einfache Prozesse zu automatisieren. Eine wahre Goldgrube für Unternehmen.
Was Prozessautomatisierungen bei uns mit unserem kleinsten, flinksten Mitarbeiter namens miniNinja zu tun haben, erfährst du später bei den Beispielen. Meine Meinung vorweg: Jedes Unternehmen braucht einen miniNinja. 😉
Das erwartet dich in diesem Blogbeitrag:
Was ist Power Automate?
Was ist Power Apps?
4 Vorteile von Power Automate und Power Apps
Wann sind Power Automate & Power Apps die falschen Instrumente?
Prozessautomatisierung mit Power Automate und Power Apps: Beispiele
Beispiel 1: Projekt-Review
Beispiel 2: Project-Lifecycle-Management
Beispiel 3: Offerten-App
Beispiel 4: Coffee-Lottery-App
Wie starten mit Power Automate und Power Apps?
Was kosten Power Automate und Power Apps?
Prozessautomatisierung mit Power Automate und Power Apps | Zusammenfassung
Was ist Power Automate?
Power Automate ist Teil der Microsoft-Power-Plattform, neben Power BI, Power Apps, Dataverse und Daten-Konnektoren. Dieses webbasierte Automatisierungstool (ehemals bekannt als Microsoft Flow) ermöglicht es Benutzern, automatisierte Prozesse und Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen zu erstellen. Dabei lassen sich einerseits verschiedene Microsoft-Dienste und -Anwendungen wie Microsoft Teams, SharePoint, PowerBI etc. integrieren. Andererseits stellt Power Automate eine Vielzahl an Konnektoren zu Drittanbieter-Anwendungen wie z. B. Google Drive, LinkedIn, Twitter etc. zur Verfügung.
Einen Flow erstellen bedeutet: Der Benutzer gibt an, welche Aktion stattfinden soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Zum Beispiel: Wenn ein neuer SharePoint-Listeneintrag erfasst wurde, wird automatisch ein Teams-Beitrag mit entsprechender Notifikation erstellt. Die Automatisierungen werden also regelbasiert ausgeführt. Das eignet sich besonders für Aufgaben, die regelmässig anfallen, aber einen hohen administrativen Aufwand bedeuten.
Du willst deine Automatisierungen schöner darstellen? Dann kann dir Power Apps weiterhelfen.
Was ist Power Apps?
Auch Power Apps gehört zur Power-Familie. Es handelt sich dabei um eine Art Baukasten, mit dem du via Drag-and-Drop und simplen Formen eigene Apps erstellen kannst. Codekenntnisse sind keine Voraussetzung, jedoch in vielen Situationen hilfreich.
Apps können auf verschiedenen Plattformen ausgeführt werden, einschließlich mobiler Geräte und Webbrowsern. Microsoft bietet eine umfangreiche Bibliothek von Vorlagen und Komponenten an. In der Erstellung hat das Tool Ähnlichkeiten zu Excel (Formeln) und PowerPoint (Baukasten). Wir haben zum Beispiel ein Offerten-App erstellt, womit wir die Informationen zur Offertenerstellung noch effizienter zusammentragen können.
Grundsätzlich erstellst du aber mit Power Apps nur das Gerüst. Was dahinter funktioniert, basiert auf Power Automate. Power Apps ist also wie ein schönes Kleid für deine Prozessautomatisierungen.
Spannender Fact: Gemäss Microsoft kann man die Entwicklungskosten für Applikationen mit Power Apps um 74 % reduzieren. Cool, oder?
4 Vorteile von Power Automate und Power Apps
Die beiden Wunderwaffen haben ganz viele Vorteile. Ich versuche mich hier kurz zu halten und stelle dir vier entscheidende Vorteile von Power Automate und Power Apps vor:
- Effizienzgewinn durch Prozessautomatisierung: Dank den Automatisierungen kannst du manuelle Schritte eliminieren, wiederholende Aufgaben rationalisieren und Aufgaben automatisch auslösen lassen.
- Prozesstreue & Fehlerreduktion: Die vordefinierten Regeln und Parameter führen zu einer Fehlerreduktion und stellen die Prozesstreue unternehmensübergreifend sicher.
- Kaum Programmierkenntnisse notwendig: Du kannst einfache Apps und Flows mit wenigen Klicks per Drag-and-Drop erstellen – ohne Programmierkenntnisse. Doch spätestens für die Überprüfung der Flows und Outputs kommt es dir zu Gute, wenn du den Code lesen kannst. Hilfreich sind auch Kenntnisse über Excel-Formeln und die Abhängigkeiten zwischen Datenfeldern in Apps.
- Nahtlose Integration ins M365-Umfeld: Du kannst Daten aus allen möglichen Microsoft-Tools nahtlos in deine Flows integrieren, z. B. SharePoint, Excel, Teams, Outlook etc. Daten aus Anwendungen von Drittanbietern kannst du ebenfalls einbinden. Dazu steht dir eine grosse Palette an Konnektoren zur Verfügung.
Wann sind Power Automate & Power Apps die falschen Instrumente?
Jedes Unternehmen hat in seiner Applikations-Landschaft ein ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und Business Software. In diese Hoheitsgebiete einzugreifen ist oft nicht ideal bzw. sehr kompliziert. Bevor du dafür einen Flow oder eine App erstellst, prüfe unbedingt, ob es nicht bereits eine gute, bestehende Lösung gibt. Anderenfalls könnte unnötig viel Geld und Zeit für den Aufbau investiert werden. Eine gute Beratung in diesem Bereich ist essentiell.
Prozessautomatisierung mit Power Automate und Power Apps: Beispiele
In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die enorm viel manuelle Arbeit verlangen, jedoch nicht mit deinem ERP, CRM oder deiner Business Software zusammenhängen. Genau hier können Power Automate und PowerApps mit kleinen Schritten grossen Mehrwert schaffen.
Ich habe vier Beispiele mitgebracht:
Beispiel 1: Projekt-Review
Bei grösseren Tech-Projekten ist es essenziell, dass ein Projekt-Review erfolgt. Dabei wird der Fortschritt des Projekts von einem weiteren Augenpaar überprüft und falls notwendig in den Projektverlauf eingegriffen. Sobald bei einem Projekt 80 % des budgetierten Projekt-Aufwandes erreicht ist, wird automatisch das Architecture Board – zwei langjährige IT-Spezialisten aus unseren Reihen – notifiziert, um auf das Projekt zu schauen und einzugreifen, falls der Projekterfolg gefährdet ist.
Früher war das schwierig einzufordern, weil der Projektowner zuerst überhaupt merken musste, dass es bereits Zeit war, das Architecture Board für den Review zu aktiveren. Dieser Schritt war mit zusätzlichem administrativem Aufwand verbunden.
Heute macht Power Automate die Arbeit für uns: Aufgrund der rapportierten Aufwände wird beim Erreichen von 80 % des budgetierten Aufwands automatisch eine Aufgabe für das Architecture Board im Planner erstellt. Alle 24 Stunden überprüft der Flow, ob ein Projekt die 80%-Marke erreicht hat.
Beispiel 2: Project-Lifecycle-Management
Um den Start unserer Projekte in geordnete Bahnen zu bringen und somit den Lifecycle sicherzustellen, haben wir unser ERP-System erweitert. Die Erstellung eines neuen Projekts, zieht einige Aufgaben mit sich. Dabei nimmt uns heute unser miniNinja einen grossen Teil der Aufgaben ab.
Früher mussten wir für einen Projektantrag ein PDF mit allen Infos ausfüllen und an die zuständige Person senden. Diese hat dann manuell alle weiteren Schritte in die Wege geleitet, wie zum Beispiel ein Projekt im System erstellt, ein Teams eröffnet etc.
Heute erstellen wir einen Projektantrag in der eigens dazu mit Power Apps gebauten App. Sobald der Antrag eingereicht ist, wird dieser in eine SharePoint-Liste übertragen. Unser miniNinja notifiziert die richtigen Leute, um den Antrag zu prüfen. Sobald die Freigabe erfolgt ist, wird automatisch ein Projekt im System erfasst, ein Teams wird erstellt und das Projekt wird in unsere Struktur eingegliedert. Wenn ein Statusupdate überfällig ist, erinnert uns miniNinja charmant daran.
Unser miniNinja hilft uns, somit einen sauberen Ablauf bei Projektstart zu gewährleisten und die Projekt-Informationen im System stets aktuell zu halten. Dieses flinke Kerlchen ist übrigens eine Kreation unseres Business Development Teams. Der miniNinja hat ein eigenes Microsoft-Profil und steuert im Hintergrund alle wichtigen iTrust-Automatisierungen. Zudem taucht er überall da auf, wo wir an wichtige Informationen oder Aufgaben erinnert werden müssen.
Beispiel 3: Offerten-App
Ein weiteres Beispiel für einen Prozess, dem wir dank Power Apps eine schöne Eingabemaske verpasst haben, ist unsere Offerten-App.
Früher haben unsere Projektleitenden ein Mail mit allen Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen an unsere guten Seelen vom Office Management zusammengestellt. Das Office-Management-Team hat dann alles in ein sauberes Dokument gepackt und sichergestellt, dass alle Angebote und Preise auf dem aktuellen Stand sind. Dabei sind natürlich immer wieder Rückfragen entstanden. Mühsam.
Heute haben wir die iTrust-Offerten-App. Direkt verlinkt auf unserem SharePoint-Hub – unserem Intranet – ist die App für alle schnell und einfach zugänglich. Die App zieht ihre Daten aus unserem ERP. Somit sind alle Details in der App stets aktuell und es werden nur Produkte und Dienstleistungen offeriert, die in der aktuellen Dienstleistungspalette drin sind. Das Office Management erhält alle wichtigen Infos für die Finalisierung der Offerten – Rückfragen sind nur noch selten notwendig. Dank der App sparen wir also viel Zeit.
«Aber halt. Oben stand doch, dass man besser nicht in die Hoheitsgebiete von ERPs eingreifen sollte?» 🤨
Stimmt. Hier haben wir uns dagegen entschieden, dass unsere Mitarbeitenden ihre Offerten direkt im ERP zusammenklicken. Zu viele Knöpfe, Möglichkeiten, Fehlerquellen. Daher haben wir diese App entwickelt, die alle Offerten-Infos zur Finalisierung an eine zentrale Stelle weiterleitet. Eine weitere Automatisierung ist bereits in Planung.
Beispiel 4: Coffee-Lottery-App
Im modernen Arbeitsumfeld hat das dezentrale Arbeiten stark an Bedeutung gewonnen. Das macht die Eingliederung von neuen Mitarbeitenden zu einer grosse Herausforderung. Um den teamübergreifenden Spirit zu fördern hatten wir zwischenzeitlich eine wöchentliche Online-Kaffee-Pause zu zweit eingeführt. Die Kaffee-Partner sollten zufällig zugeteilt werden.
Zu Beginn hat unser Office Management jeweils eine Zuteilung für alle Teammitglieder via Webtool gemacht und die entsprechende Liste für alle freigegeben. Die Mitarbeitenden haben via Outlook selbständig Termine für eine Kaffeepause erstellt. Bei der Zuteilung wurde die Ferienabwesenheit aus administrativen Gründen ignoriert – so fielen gewisse Kaffeepausen feriengeschuldet ins Wasser.
Später hat unser Marco Winkelmann aus dem Business Development Team kurzerhand eine Coffee-Lottery-App erstellt. Alle iTruster konnten in der App angeben, ob sie diese Woche Zeit hatten, mitzumachen. Nur verfügbare iTruster wurden einander zugelost. Direkt in der App konnte ein vorgefertigter Outlooktermin verschickt werden und dank einem Dashboard konnten alle sehen, welche Kaffee-Talks bereits stattgefunden haben. Somit fiel der administrative Aufwand fürs Office Management weg, weil die App die gesamte Organisation automatisiert orchestrierte.
Wie starten mit Power Automate und Power Apps?
Mein Tipp gleich am Anfang: starte klein. Suche in deinem Unternehmen zuerst nach kleinen, einfachen Prozessen, deren Automatisierung euren Arbeitsalltag erleichtern würde. Low-hanging-fruits, die naheliegend sind und dich kaum Aufwand kosten, aber eine grosse Wirkung erzielen.
Wir gehen folgendermassen vor: In einem Discovery Workshop finden wir heraus, welche Prozesse für eine Automatisierung spannend wären. Dabei schauen wir administrative «Zeitfresser» an und evaluieren, mit welchem Aufwand diese automatisiert werden könnten.
Ein Beispiel: Für eine Planungsgruppe konnte eine App für einen vereinfachten Datenzugriff auf der Baustelle einen enormen Mehrwert für Tausende liefern.
Es ist also nie verkehrt, einen IT-Spezialisten für Automatisierungsfragen oder die Selektion erster Prozesse beizuziehen. Wie wärs mit iTrust? 😉
Was kosten Power Automate und Power Apps?
Was kosten Power Automate und Power Apps?
Du kannst ohne zusätzliche Kosten starten. Denn in deiner Microsoft-Lizenz sind die Grundfunktionalitäten von Power Automate und Power Apps bereits drin. Jedoch sind einige spannende Konnektoren nur mit der Pro-Lizenz verfügbar. Daher möchtest du wahrscheinlich früher oder später zur Pro-Lizenz wechseln.
Aus der Praxis weiss ich, dass die Lizenzkosten selten ein Problem darstellten. Der grössere Kostenpunkt fällt bei der Erstellung der Automatisierungen sowie der Schulung der Leute an. Zudem können Kosten für Microsoft Azure anfallen. Einmal eingerichtet, spart dein Team jedoch viel Zeit und Geduld, die Fehlerquelle minimiert sich und du kannst dich über eine 100%-ige Prozesstreue freuen.
Du möchtest konkrete Preise sehen? Schau dir die Preisübersicht von Microsoft an:
Prozessautomatisierung mit Power Automate und Power Apps | Zusammenfassung
Prozessautomatisierungen stellen ein grosses Potenzialfeld dar, das viele Unternehmen noch nicht auf dem Radar haben. Ich nenne es auch gerne die «Goldgrube für Unternehmen». Denn schon wenn du klein startest, kannst du einen grossen Nutzen für deine Mannschaft stiften.
Hat dir dieser Blogbeitrag gefallen? Du möchtest mehr über unseren Discovery Workshop erfahren? Melde dich gerne bei mir – via LinkedIn oder info(a)iTrust.ch. Ich freue mich über eine Kontaktaufnahme.
Patrick Müller
Owner & Chairman
