Microsoft Planner 2026 – das ist neu

Im April 2024 haben wir bereits über den neuen Microsoft Planner geschrieben. Damals war vieles noch im Wandel. Microsoft hatte angekündigt, Planner, To Do und Project for the Web stärker zusammenzuführen. Die Vision war klar: weniger Tool-Chaos, mehr Übersicht und eine zentrale Lösung für Aufgaben und Projektmanagement in Microsoft 365.

Inzwischen ist einiges passiert. Planner ist heute nicht mehr nur das einfache Aufgabenboard, das viele aus Microsoft Teams kennen. Microsoft entwickelt Planner zunehmend zur zentralen Plattform für Aufgaben, Projekte, Ziele und KI unterstütztes Arbeiten.

Das ist besonders für Schweizer KMU spannend, die oft genau vor dieser Herausforderung stehen: Aufgaben werden irgendwo in Teams Chats, E-Mails, Excel-Listen, OneNote-Notizen oder persönlichen To-Do-Listen geführt. Der Überblick geht verloren, Verantwortlichkeiten sind unklar und Führungskräfte sehen oft zu spät, ob Projekte wirklich auf Kurs sind.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was sich seit unserem Blogbeitrag von 2024 in Microsoft Planner verändert hat und welche Neuerungen du als Führungskraft oder digitaler Champion kennen solltest. Schaue dir das Video an oder lies unten die einzelnen Kapitel.

Inhaltsverzeichnis
Planner als zentrale Arbeitsmanagement-App in Microsoft 365
Microsoft Planner: Basic und Premium
Aufgaben mit Zielen verbinden
Portfolios: Projekte übergreifend im Blick behalten
Chat-Funktion direkt bei der Aufgabe
Planner Agent: KI im Projektmanagement
Microsoft Planner: Premium-Funktionen
Fazit: Microsoft Planner für Schweizer KMU

Planner als zentrale Arbeitsmanagement-App in Microsoft 365

Die wichtigste Veränderung zuerst: Microsoft hat Project for the Web in Planner integriert. Was früher teilweise über unterschiedliche Apps lief, wird heute in einer zentralen Planner-Umgebung zusammengeführt.

Für KMU ist das relevant, weil dadurch eine klarere Struktur entsteht:

• Einfache Aufgaben können weiterhin mit klassischen Planner-Boards organisiert werden.
• Persönliche Aufgaben erscheinen in «My Tasks» und können mit Microsoft To Do zusammenspielen.
• Anspruchsvollere Projekte lassen sich über Premium Pläne mit Zeitachsen, Abhängigkeiten, Zielen und weiteren Projektfunktionen steuern.

Das heisst: Planner wird zur Brücke zwischen persönlichem Aufgabenmanagement, Teamarbeit und Projektmanagement.

Microsoft Planner: Basic und Premium

Eine wichtige Erkenntnis für Unternehmen: Planner ist nicht gleich Planner. Microsoft unterscheidet zwischen Basic-Plänen und Premium-Plänen.

Der Basic Plan ist für viele alltägliche Aufgaben völlig ausreichend. Typische Beispiele sind:

• Aufgaben im Team verteilen
• Checklisten führen
• Zuständigkeiten klären
• Fälligkeiten setzen
• Fortschritt im Board oder in der Diagrammansicht verfolgen
• Persönliche Aufgaben über «My Tasks» sammeln

Die Basic-Version ist ideal für einfache Teamorganisation, kleinere interne Initiativen oder wiederkehrende Aufgaben.

Die Premium-Version geht deutlich weiter. Sie richtet sich an Unternehmen, die Projekte strukturierter planen, überwachen und steuern möchten. Dazu gehören Funktionen wie Zeitachsenansicht, Personenansicht, Ziele, Sprints, Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Meilensteine, benutzerdefinierte Felder und Aufgabenverlauf.

Du willst Zahlen und Fakten? Hier erhältst du einen Überblick über die verschiedenen Planner-Lizenzen.

Unsere Einschätzung: Für den Einstieg reicht oft die Basic-Version. Sobald aber mehrere Personen, Abhängigkeiten, Termine, Ziele und Stakeholder im Spiel sind, lohnt sich ein Blick auf Planner Premium.

Aufgaben mit Zielen verbinden

Eine der spannendsten neuen Funktionen ist aus unserer Sicht «Ziele». Damit können in einem Planner Plan übergeordnete Ziele definiert werden. Aufgaben lassen sich anschliessend diesen Zielen zuordnen. Dadurch sieht man nicht nur, welche Aufgaben erledigt werden müssen, sondern auch, welchem Ziel sie dienen. Das klingt simpel, ist aber ein wichtiger Schritt.

In vielen Unternehmen entstehen Aufgaben sehr schnell. Jemand schreibt etwas in den Teams Chat. In einem Meeting wird ein To-Do verteilt. Im Projekt kommt noch eine zusätzliche Idee dazu. Plötzlich gibt es 70 Aufgaben, aber niemand weiss, welche davon wirklich wichtig sind. Ziele bringen hier mehr Fokus.

Beispiel
Ziel 1: Kundenportal bis Ende Jahr lancieren
Aufgaben:
• Design finalisieren
• Datenschutz prüfen
• Pilotkunden definieren
• Schulung vorbereiten

Ziel 2: Support Aufwand reduzieren
Aufgaben:
• FAQ überarbeiten
• wiederkehrende Tickets analysieren
• Automatisierung prüfen
• interne Schulung durchführen

Ziel 3: Microsoft 365 Nutzung verbessern
Aufgaben:
• Teams Guidelines erstellen
• Key User befähigen
• Schulung durchführen
• Feedback auswerten

Für Führungskräfte ist das besonders wertvoll. Sie müssen nicht jede einzelne Aufgabe kontrollieren, sondern können besser beurteilen: Zahlen unsere Aufgaben auf die richtigen Ziele ein? Wo verlieren wir den Fokus? Welche Ziele sind gefährdet?

Unsere Empfehlung: Nutze Ziele vor allem bei Projekten, die einen klaren Business-Nutzen haben. Zum Beispiel bei Digitalisierungsinitiativen, Prozessverbesserungen, Change Projekten oder internen Strategieprojekten.

Portfolios: Projekte übergreifend im Blick behalten

Eine wichtige Neuerung sind Portfolios. Damit können mehrere Premium-Pläne zusammengefasst und übergreifend überwacht werden. Das ist besonders spannend für Geschäftsleitungen, Projektverantwortliche oder digitale Champions, die mehrere Initiativen im Blick behalten müssen.

Ein Beispiel aus einem KMU:
Projekt 1: Einführung Microsoft 365 Copilot
Projekt 2: Modernisierung der IT Sicherheit
Projekt 3: Digitalisierung des Onboarding Prozesses
Projekt 4: SharePoint Aufräumprojekt
Projekt 5: Einführung eines neuen CRM Prozesses

Jedes dieser Projekte kann einen eigenen Planner-Plan haben. Mit Portfolios entsteht zusätzlich eine übergreifende Sicht auf Fortschritt, Status, wichtige Ergebnisse und Meilensteine. Das hilft, wenn man nicht in jedem einzelnen Board nachschauen möchte, sondern auf einen Blick wissen will: Wo stehen wir? Was läuft gut? Wo gibt es Verzögerungen?

Wichtig: Portfolios sind kein Ersatz für gute Führung oder saubere Projektsteuerung. Aber sie können helfen, mehrere Projekte sichtbarer und vergleichbarer zu machen.

Unsere Empfehlung: Portfolios eignen sich besonders für Unternehmen, die mehrere interne Initiativen parallel führen und diese regelmässig in der Geschäftsleitung oder in Steuerungsgremien besprechen.

Chat-Funktion direkt bei der Aufgabe

Eine der grössten Herausforderungen im Arbeitsalltag ist nicht die Aufgabe selbst, sondern die Kommunikation rundherum. Wo wurde etwas entschieden? Im Teams-Chat, im Kanal, im Mail oder in einem Meeting?

Mit Task-Chat bringt Microsoft die Kommunikation näher an die Aufgabe. Teammitglieder können direkt bei einer Aufgabe diskutieren, Rückfragen stellen, Updates geben und andere Personen erwähnen.

Der Vorteil ist klar: Die Diskussion bleibt dort, wo auch die Arbeit stattfindet. Das reduziert zwar nicht automatisch alle Kommunikationsprobleme, aber es hilft gegen ein typisches KMU Problem: Aufgaben werden erstellt, danach findet die eigentliche Abstimmung aber irgendwo anders statt und später fehlt der Kontext.

Unsere Empfehlung: Definiert im Team klare Spielregeln. Kurze Rückfragen zur konkreten Aufgabe gehören in den Task-Chat. Grundsatzdiskussionen oder grössere Entscheidungen gehören weiterhin in ein Meeting oder in einen klar definierten Teams-Kanal.

Planner Agent: KI im Projektmanagement

Im Blogbeitrag von 2024 war Copilot in Planner noch ein Thema mit viel Potenzial, aber überschaubarem Praxisnutzen. Inzwischen hat Microsoft das Thema weiterentwickelt. Mit dem Planner Agent geht es stärker in Richtung KI unterstütztes Projektmanagement. Der Agent soll dabei helfen, Pläne zu erstellen, Aufgaben vorzuschlagen, Ziele zu formulieren, Status zu verfolgen und Arbeit besser zu strukturieren.
Das ist aus Unternehmenssicht spannend, aber man sollte es realistisch einordnen.

KI macht aus einem schlechten Projektplan keinen guten Projektplan. Wenn Ziele unklar sind, Verantwortlichkeiten fehlen oder Aufgaben unsauber formuliert werden, kann auch ein Agent nur begrenzt helfen. Aber wenn ein Unternehmen bereits sauber mit Planner arbeitet, kann KI die Planung und Nachverfolgung deutlich beschleunigen.

Mögliche Einsatzbeispiele:

• Aus einem Projektziel erste Aufgaben ableiten
• Einen groben Projektplan strukturieren
• Statusinformationen zusammenfassen
• Offene Punkte identifizieren
• Aufgaben aus bestehenden Informationen besser ordnen

Unsere Einschätzung: Der Planner Agent ist kein Ersatz für Projektleitung. Er kann aber ein nützlicher Assistent für Teams sein, die ihre Projektarbeit besser strukturieren möchten. Besonders spannend wird das Zusammenspiel mit Microsoft 365 Copilot, Teams, Meetings und den Informationen, die im Unternehmen bereits vorhanden sind.

Gut zu wissen: Für den Planner Agent brauchst du eine Lizenz für M365 Copilot. Zudem kannst du den Agent nur für Funktionen nutzen, die in deiner Planner-Lizenz inkludiert sind.

Microsoft Planner: Premium Funktionen

Planner wurde lange vor allem als einfaches Kanban Board wahrgenommen. Das ist nach wie vor ein wichtiger Anwendungsfall. Mit Premium Funktionen geht Microsoft aber deutlich weiter.

Besonders relevant sind:

• Zeitachsenansicht
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
• Meilensteine
• kritischer Pfad
• Benutzerdefinierte Felder
• Aufgabenverlauf
• Personenansicht
• Sprints

Damit nähert sich Planner stärker klassischen Projektmanagement-Anforderungen an. Gerade die Timeline Ansicht und Abhängigkeiten sind für viele KMU ein wichtiger Schritt. Denn nicht jedes Projekt lässt sich sauber mit einem einfachen Board steuern.

Beispiel: Wenn zuerst die technische Basis geschaffen werden muss, bevor Schulungen geplant werden können, ist eine Abhängigkeit sinnvoll. Wenn ein Go Live Datum fix ist, hilft der kritische Pfad zu erkennen, welche Aufgaben keine Verzögerung vertragen. Wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, zeigt die People View, wer stark belastet ist und wer noch Kapazität hat.

Unsere Empfehlung: Nutze diese Funktionen nicht einfach, weil sie verfügbar sind. Nutze sie dort, wo ein Projekt wirklich mehr Struktur braucht. Sonst wird Planner schnell zu kompliziert und verliert seinen grössten Vorteil: Einfachheit.

Fazit: Microsoft Planner für Schweizer KMU

Microsoft Planner hat sich in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt. Aus einem einfachen Aufgabenboard wird Schritt für Schritt eine zentrale Plattform für Aufgaben, Projekte, Ziele und KI-unterstütztes Arbeiten.

Für Schweizer KMU ist das besonders relevant, weil Microsoft 365 in vielen Unternehmen bereits im Einsatz ist. Statt sofort zusätzliche Tools einzuführen, lohnt sich deshalb zuerst ein Blick auf Planner: Für einfache Teamarbeit reichen Basic Pläne oft aus. Für anspruchsvollere Projekte können Premium Funktionen wie Ziele, Portfolios, Abhängigkeiten oder Zeitachsenansichten echten Mehrwert schaffen.

Wichtig ist aber: Planner sollte bewusst positioniert werden. Welche Aufgaben gehören in Planner? Wann braucht es Premium Funktionen? Wer pflegt die Pläne? Und wie verhindern wir, dass Planner neben Teams, Outlook und Excel zum nächsten Aufgabenfriedhof wird?

Unsere Empfehlung: Starte pragmatisch und nutze Planner dort, wo er Arbeit sichtbarer macht, Projekte besser strukturiert und Teams fokussierter zusammenarbeiten lässt. Am Ende geht es nicht um Planner selbst, sondern darum, Aufgaben, Ziele und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klarer zu steuern.