Bei unseren Projekten rund um die digitale Transformation sehen wir es immer wieder: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier – gewohnte Arbeitsabläufe ändert er nur ungern.
Bei den zahlreichen Projekten, die wir miterlebt haben, ist uns ein Erfolgsfaktor der digitalen Transformation besonders aufgefallen: Die Kommunikation.
Sie entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg eines Digitalisierungsprojekts. Wenn Sie also die digitale Transformation angehen möchten, sollten Sie sich folgende Schlüsselfrage stellen:
Wie begleiten wir die Menschen in unserem Unternehmen, damit sie offen für die digitale Transformation sind und motiviert mit anpacken?
Damit Sie Ihr nächstes Projekt erfolgreich meistern, verraten wir Ihnen unseren effektiven 3-Punkte-Plan für die Kommunikation in der digitalen Transformation. Wir veranschaulichen diesen anhand eines konkreten Beispiels: Einführung von OneNote für die unternehmensweite Meeting-Vorbereitung und Meeting-Protokollierung.
Das erwartet Sie im Blogartikel:
Die Rolle der Kommunikation bei der digitalen Transformation
Onboarding-Anlass: Mitarbeitende abholen, informieren und für die digitale Transformation begeistern
Der 3-Punkte-Plan: Wie Sie in der digitalen Transformation erfolgreich kommunizieren
Kommunikation in der digitalen Transformation: Diese Anleitung hilft
Die Rolle der Kommunikation bei der digitalen Transformation
Jedes Digitalisierungsprojekt ist gleichzeitig auch ein Transformationsprojekt.
Was heisst das genau? Ich habe es in der Einleitung bereits angesprochen. Als Gewohnheitstiere stehen wir bevorstehenden Veränderungen zuerst meistens skeptisch gegenüber. Vor allem dann, wenn wir nicht genau wissen, was uns erwartet und warum diese Veränderung notwendig ist.
Mittels Onboarding-Anlass zu Beginn der digitalen Transformation können Sie genau diese Bedenken und Ängste der Mitarbeitenden abholen. Indem Sie anhand des 3-Punkte-Plan den Ist-Zustand, das «Warum» sowie die Erwartungen kommunizieren, können Sie und Ihr Team voller positiver Energie in die digitale Transformation starten.
Onboarding-Anlass: Mitarbeitende abholen, informieren und für die digitale Transformation begeistern
Laden Sie Ihre Mitarbeitenden zu einem rund 30-minütigen Onboarding-Anlass ein. Starten Sie auf diese Weise gemeinsam in die digitale Transformation.
Der Anlass dient dazu, Ihr Digitalisierungsprojekt vorzustellen und über den Ablauf der Initiative zu informieren. Zudem wollen Sie mit dem Onboarding-Anlass erreichen, dass Ihre Mitarbeitenden aktiv und motiviert an der digitalen Transformation Ihres Unternehmens teilnehmen. Das erreichen Sie, indem Sie den persönlichen Mehrwert der Veränderung aufzeigen.
Wichtig ist, dass eine Führungskraft mit positivem Einfluss auf die Belegschaft durch den Onboarding-Anlass führt. Zudem lohnt es sich, diesen im Laufe der digitalen Transformation zu wiederholen. Sie werden sehen, es wird immer wieder neue Inputs oder Informationen geben, die während des Digitalisierungsprojekts aufpoppen.
Der 3-Punkte-Plan: Wie Sie in der digitalen Transformation erfolgreich kommunizieren
Ich spiele nun mit Ihnen einen Onboarding-Anlass von A bis Z durch. So kommunizieren wir in der digitalen Transformation.
Ziel: Ich möchte OneNote unternehmensweit für die Meeting-Vorbereitung und Meeting-Protokollierung einführen.
Ich lade also alle Mitarbeitenden für einen 15- bis 30-minütigen Onboarding-Anlass ein. Dabei nutze ich den 3-Punkte-Plan zur Kommunikation in der digitalen Transformation, um meine Belegschaft für meine Idee zu begeistern und für eine positive Stimmung zu sorgen.
Schritt 1: Ist-Zustand aufzeigen
Wie sieht die Situation aktuell aus und wo treten Probleme auf?
Ich versuche leicht verständlich und aus der Froschperspektive (Sicht der Mitarbeitenden) aufzuzeigen, wie wir aktuell arbeiten. Dabei hebe ich die Probleme und Missstände hervor.
Beispiel: Ist-Situation aufzeigen
«Wir halten täglich zahlreiche Meetings ab. Heute nutzt jeder Meeting-Leader seine eigene Methode zur Vorbereitung und Protokollierung der Meetings. Einige verwenden Word, andere OneNote oder eine Kombination aus beidem. Einige Meetings haben weder eine Agenda, noch ein Protokoll. Wir verlieren viel Zeit für die Vor- und Nachbereitung der Meetings – sowohl als Team wie auch als einzelner Meeting-Teilnehmender.
Die Vorbereitung für die einzelnen Teilnehmenden ist aufwendig und zeitraubend, weil je nach Meeting-Leader eine andere Vorbereitungsart gewünscht ist. Zudem dauern unsere Meetings sehr lange. Die meiste Zeit nimmt dabei der Informationsaustausch ein.»
Schritt 2: «Warum» erläutern
Warum ist die Veränderung notwendig und was bringt sie uns konkret?
In diesem Teil nehme ich einerseits die Vogelperspektive und andererseits die Froschperspektive ein, um den Nutzen der digitalen Transformation aufzuzeigen.
Zuerst versetze ich mich in die Vogelperspektive (aus Sicht des Unternehmens) und setze den Ist-Zustand in den Kontext des «grossen Ganzen». Warum ist die Veränderung für das Unternehmen wichtig?
Dann erläutere ich aus der Froschperspektive den persönlichen Nutzen der digitalen Transformation für jeden Einzelnen. Was bringt uns Menschen im Unternehmen diese Veränderung? Achten Sie darauf, dass Sie diesen Teil möglichst konkret und erlebbar rüberbringen.
Begabte Kommunikatoren können an dieser Stelle eine wunderbar blumige Vision der digitalen Transformation zeichnen, sodass sich jeder den Soll-Zustand detailgetreu ausmalen kann. Dieses Bild soll in Ihren Mitarbeitenden den Wunsch nach diesem neuen Zustand wecken.
Beispiel: «Warum» erläutern
«Meetings sind wichtig, um uns agil und teamorientiert abzustimmen. Unproduktive Meetings sind jedoch nicht nur nervenaufreibend und zeitaufwändig, sondern auch eine kostspielige Angelegenheit. Hier haben wir grosses Verbesserungspotenzial.
Der Markt verlangt von uns, immer schneller und agiler zu werden. Ich bin davon überzeugt, dass wir durch die Vorbereitung von Meetings in OneNote massiv an Geschwindigkeit gewinnen und als Team noch schlagkräftiger werden können.
Als Meeting-Teilnehmende könnt ihr euch künftig firmenweit auf dieselbe Art und Weise auf ein Meeting vorbereiten. Auch das Protokoll wird firmenweit konsistent auf OneNote erstellt. Zudem werden die Meetings effizienter – und dadurch kürzer. Jeder Einzelne kann somit wertvolle Zeit einsparen, die er für sich sinnvoll einsetzen kann.»
Schritt 3: Erwartungshaltung klären
Was erwartet uns und was erwarte ich von jedem Einzelnen?
Zeigen Sie im dritten Teil die nächsten Schritte auf. Wie geht es nun weiter in dieser digitalen Transformation? Bleiben Sie hier in der Froschperspektive und beschreiben Sie möglichst konkret, was jeden Einzelnen erwarten wird.
Die Wirkung des 3-Punkte-Plans hängt stark davon ab, wie konkret Sie Ihren Mitarbeitenden diese Botschaft vermitteln. Je konkreter und nachvollziehbarer, desto wirkungsvoller.
Zeigen Sie auf, in welchem Zeitraum die digitale Transformation geschehen soll.
Definieren Sie eine Deadline, ab wann die Änderung im Unternehmen gilt.
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden zu verstehen, welche Erwartungen Sie an jeden Einzelnen haben.
Beispiel: Erwartungshaltung klären
«Wir werden über die nächsten drei Monate jedem von euch jeweils drei Trainingswerkstätten zum Thema «Effiziente Meetings» anbieten. Die Coaches werden euch zeigen, wie OneNote funktioniert und euch häppchenweise in den neuen Meeting-Ansatz einführen. Dadurch könnt ihr die neue Arbeitsweise tatkräftig trainieren und verinnerlichen.
Bereits ab dem 1.8. werden wir firmenweit alle Meetings nach dem neuen Ansatz durchführen. Jeder Meeting-Leader wird also ab diesem Datum seine Meetings auf OneNote umgestellt haben und jeder Meeting-Teilnehmende wird sich ab dann auf OneNote vorbereiten.»
Kommunikation in der digitalen Transformation: Diese Anleitung hilft
Eine klare Kommunikation in der digitalen Transformation kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Digitalisierungsprojekts entscheiden. Denn nur wenn Sie Ihre Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt abholen, informieren und für die digitale Transformation motivieren, schaffen Sie eine nachhaltige Erfolgsbasis für Ihr Projekt. Dazu eignet sich ein Onboarding-Anlass sehr gut.
Für die Kommunikation in der digitalen Transformation bietet sich diese einfache Anleitung an – der 3-Punkte-Plan:
Schritt 1: Ist-Zustand aufzeigen
Wie sieht die Situation aktuell aus und wo treten Probleme auf?
Schritt 2: «Warum» erläutern
Warum ist die Veränderung notwendig und was bringt sie uns konkret?
Schritt 3: Erwartungshaltung klären
Was erwartet uns und was erwarte ich von jedem Einzelnen?
Haben Sie Fragen zum 3-Punkte-Plan oder andere Herausforderungen, bei denen wir Sie unterstützen dürfen? Mein Spezialisten-Team und ich freuen uns von Ihnen zu hören.
«Gwundrig» geworden auf unseren Meeting-Ansatz mit OneNote?
Falls Sie wissen möchten, wie sich unser Meeting-Ansatz in der Zwischenzeit weiterentwickelt und etabliert hat: Jetzt nachlesen im Blogartikel «Unser Geheimrezept für effiziente Meetings». Dort stellen wir Ihnen den kompletten Meeting-Ansatz vor. Vielleicht wäre das auch etwas für Ihr Unternehmen?
Die Umstellung auf OneNote zur Meeting-Vorbereitung und Meeting-Protokollierung durften wir auch bei der Düring AG Ebikon begleiten. Patrick Düring erzählt von seinen Erfahrungen damit. Jetzt Video anschauen.
Patrick Müller
Owner & Chairman
