Microsoft-Teams-Beiträge nutzen wie ein Profi – so geht’s

Chatten Sie noch, oder schreiben Sie schon Beiträge?

Bei vielen Unternehmen wird in Microsoft Teams primär gechattet. Die Microsoft-Teams-Beiträge werden viel zu wenig genutzt. Dies ist keine optimale Ausgangslage für eine moderne Zusammenarbeit. Aus meiner Sicht sind Teams-Beiträge die magische Zutat für produktives Arbeiten. Beiträge im Teams sind Mitteilungen in einem Kanal von einem bestimmten Team – eigentlich das neue interne Email.

Ihr Vorteil: Sie erzielen einen «Picknick-Effekt». Also alle zuständigen Personen wissen, wer was zum Picknick mitnimmt. So geht nichts vergessen und niemand nimmt etwas mit, was schon eine andere Person mitnimmt. Zudem werden Antworten auf einen Beitrag kompakt angezeigt. So ist eine Diskussion zu einem Thema viel übersichtlicher.

Fazit: Ein richtig angewendeter Teams-Beitrag sorgt für transparente Information im Unternehmen und er sieht zudem schöner, geordneter aus als ein Email.

Ich habe für Sie 8 Tipps rund um Microsoft-Teams-Beiträge zusammengefasst, damit auch Sie produktives Arbeiten im Unternehmen etablieren können:

Tipp 1: Klare Abmachungen für MS-Teams-Beiträge vereinbaren
Tipp 2: Notifizierungen bei Microsoft-Teams-Beiträgen clever einsetzen
Tipp 3: Link zu Microsoft-Teams-Beiträgen kopieren
Tipp 4: Benachrichtigungen für einen MS-Teams-Beitrag deaktivieren
Tipp 5: Reaktionen bei Microsoft-Teams-Beiträgen sinnvoll nutzen
Tipp 6: Betreff für Microsoft-Teams-Beiträge verwenden
Tipp 7: Wichtige Microsoft-Teams-Beiträge speichern
Tipp 8: Aufgabe aus Microsoft-Teams-Beitrag erstellen
Zusammenfassung

Tipp 1: Klare Abmachungen für Microsoft-Teams-Beiträge vereinbaren

In Microsoft-Teams ist es wie auf der Strasse: Fährt eine Person in die falsche Richtung, hat das grosse Auswirkungen auf das ganze System.

Darum ist entscheidend: Schaffen Sie in ihrem Unternehmen klare Abmachungen, wann ein Teams-Beitrag die richtige Wahl ist. So verhindern Sie ein Durcheinander und im gleichen Zug haben Sie vorgegebene Prozesse, welche bei der Einführung von neuen Mitarbeitenden sehr hilfreich sind.

Wir bei iTrust haben zum Beispiel die Art der Kommunikation mit der Reaktionszeit gekoppelt. Hier die Übersicht:

• Teams-Beitrag > Antwort innert 24 Stunden
• Teams-Chatnachricht > Antwort innert 4 Stunden
• Teams-Anruf > dringend, sofortige Antwort nötig

Wichtig: Arbeiten Sie individuelle Abmachungen aus, wie zum Beispiel in einem digitalen Verhaltenscodex, die für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen passen.

Tipp 2: Notifizierungen bei Microsoft-Teams-Beiträgen clever einsetzen

Notifikationen sind im Arbeitsalltag sehr wichtig. Wer notifiziert wird, bei dem erscheint der entsprechende Teams-Beitrag im Aktivitäten-Feed. Werden die Notifikationen nicht richtig eingesetzt, dann ist unklar, wann ich einen Beitrag lesen muss und wann nicht.

Es gibt verschiedene Notifikations-Möglichkeiten:

• @person > Person wird notifiziert
• @team > alle Teammitglieder werden notifiziert
• @channel > alle im Kanal werden notifiziert

Tipp: Wenn diese drei Unterscheidungen nicht ausreichen, dann können Sie für ihr Unternehmen eigene Tags erstellen.
Damit werden nur Personen notifiziert, die diesem Tag zugewiesen sind. So können Sie innerhalb von Teams weitere Gruppen bilden.

Beispiel: Bei iTrust haben wir für jeden internen Kompetenzbereich (z.B. Technologie) jeweils ein Team erstellt. Für produktive und teamübergreifende Zusammenarbeit sind bei uns alle Mitarbeitenden, auch diejenigen aus anderen Kompetenzbereichen, Mitglied dieser Teams. Für das «Kernteam», in diesem Fall das Technologie-Team, wird jeweils ein Tag (z. B. @Technologie-Team) erstellt.

Benachrichtigungen ausgelöst von Notifikationen können aber auch von der Arbeit ablenken. Darum ist entscheidend, dass nur die wirklich nötigen Personen notifiziert werden. Zudem lohnt sich ein Blick in die Benachrichtigungs-Einstellungen. Passen Sie diese so an, dass Sie nichts wichtiges verpassen aber auch nichts «unnötiges» mitbekommen.

Klicken Sie dafür in Microsoft-Teams auf die drei Punkte ••• neben ihrem Profilbild, dann auf Einstellungen und dort können Sie unter Benachrichtigungen ihre Anpassungen vornehmen.

Tipp 3: Link zu Microsoft-Teams-Beiträgen kopieren

Einfach, aber wertvoll: Sie können in einem anderen Teams-Beitrag, auf einer OneNote-Seite oder wo auch immer, einen Link zu einem Teams-Beitrag setzen.

Der Vorteil zu einem Screenshot liegt darin, dass der Link immer die gerade aktuelle Version des Beitrags und die dazugehörigen Antworten zeigt. Zudem ist eine Verlinkung viel schöner und übersichtlicher, als eine Teams-Landschaft voll mit Screenshots.

So geht’s:

Tipp 4: Benachrichtigungen für einen MS-Teams-Beitrag deaktivieren

Sie können Benachrichtigungen für Beiträge gezielt ausschalten. Anwendungsbeispiel: Jemand markiert einen ganzen Kanal. Jeder in diesem Kanal erhält dann eine Notifikation, auch bei jeder Antwort auf diesen Beitrag. Merken Sie im Verlauf der Kommunikation, dass dieser Beitrag, oder die Diskussion dazu, für Sie nicht mehr relevant ist, dann können Sie die Benachrichtigungen für diesen Beitrag ausschalten.

Übrigens: Das geht auch, um Benachrichtigungen gezielt einzuschalten. Natürlich nur, wenn Sie in diesem Beitrag nicht bereits notifiziert wurden.

So einfach geht die Deaktivierung / Aktivierung:

1. Klicken Sie auf die ••• drei Punkte beim gewünschten Beitrag
2. Wählen Sie «Benachrichtigungen deaktivieren» oder «Benachrichtigungen aktivieren»

Tipp 5: Reaktionen bei Microsoft-Teams-Beiträgen sinnvoll nutzen

Emojis, das sind doch farbige Spielereien. Nicht, wenn man sie sinnvoll nutzt. Diese Reaktionen auf Beiträge können der schriftlichen Kommunikation die nötigen Emotionen verleihen und auch mal für das gewisse Etwas sorgen. 😎

Da diese Reaktionen unterschiedlich interpretiert werden können, z. B. «Daumen hoch» als «Gefällt mir», «OK, habe es gelesen» oder «Ok, ich kümmere mich darum», haben wir folgende Empfehlung:

Definieren Sie klar, wofür Sie die Reaktionen nutzen möchten. Falls nichts definiert ist, verwenden Sie zum Quittieren von Aufgaben besser die Antwort-Funktion.

Tipp 6: Betreff für Microsoft-Teams-Beiträge verwenden

Gewusst? Es gibt eine Betreff-Zeile für Microsoft-Teams-Beiträge. Sie ist etwas versteckt, aber eigentlich noch sehr nützlich.

Mit einem gut formulierten Betreff ist auf den ersten Blick klar, um was es in diesem Beitrag geht. Der Betreff wird etwas grösser und leicht fett angezeigt – das dient der Übersichtlichkeit und gibt Struktur.

Ich muss ehrlich gestehen: Als wir die Anforderung bei iTrust eingeführt haben, war ich gar kein Fan davon. Ich war auch der Einzige, der immer den Betreff vergessen hat (weil es einen zusätzlichen Klick benötigt). Mittlerweile ist mir das «Betreff-Setzen» aber in Fleisch und Blut übergegangen und ich schätze die Übersichtlichkeit enorm.

So geht’s:

Tipp 7: Wichtige Microsoft-Teams-Beiträge speichern

Mit den vorherigen Tipps rund um MS-Teams-Beiträge können Sie schon einiges optimieren bezüglich Übersicht und Ordnung. Trotzdem kann immer mal eine Nachricht vergessen gehen oder überlesen werden. Um dem entgegenzuwirken, können Sie wichtige Beiträge in Microsoft Teams speichern. Diese sind später jederzeit schnell für Sie abrufbar.

Wichtig: Beiträge speichern macht nur Sinn, wenn Sie die Überprüfung der gespeicherten Beiträge in ihre Arbeitsroutine einbauen. Legen Sie also beispielsweise fest, dass Sie jeden Abend vor dem Feierabend kurz noch Ihre gespeicherten Beiträge checken.

Tipp 8: Aufgabe aus Microsoft-Teams-Beitrag erstellen

Gerade im Hinblick auf die tool-übergreifende Zusammenarbeit ist dieser Tipp enorm wertvoll. Sie können in Microsoft Teams aus einem Beitrag direkt eine Aufgabe erstellen. Diese finden Sie dann unter dem Menüpunkt «Tasks von Planner und To Do». Praktisch, oder? Denn es ist oft so, dass Nachrichten, die Sie sich für später merken wollen, einen Aufgabencharakter haben. Dafür ist dieser Tipp die perfekte Lösung.

So funktionierts:

Zusammenfassung

So, nun sind Sie ein MS-Teams-Profi und können mit dem einen oder anderen Tipp bestimmt bei ihren Mitarbeitenden punkten. Sie können sich übrigens das Video zum Blogbeitrag auch in voller Länge auf unserem YouTube Kanal anschauen.

Sie wollen noch mehr? Bei uns finden Sie die neusten Updates rund um Microsoft Teams oder wie Sie in vier Schritten Microsoft Teams auch als Telefonielösung einführen können.