Microsoft To Do und Planner: Tipps für dein Aufgabenmanagement

Hast du dich schon mal gefragt, wie du mühelos zwischen Microsoft Planner und To Do jonglieren kannst? Oder wie du deine Aufgabenübersicht durch einfache Hacks optimierst? Wir haben die Antworten.

Von cleveren Filtern bis zu hilfreichen Erinnerungsfunktionen – dank diesem Blog erfährst du, wie du deine Aufgaben nicht nur organisierst, sondern meisterst. Wir haben uns durch den Dschungel von Listen und Boards gewühlt und die 11 besten Tipps für eine effiziente Zusammenarbeit in Microsoft To Do sowie Planner für dich herausgepickt.

#1 Finde die ideale Übersicht für deinen Planner
#2: Nutze Buckets und Bezeichnungen zum Kategorisieren
#3 Wähle eine clevere Beschriftung für Aufgaben
#4 Weise Planner-Aufgaben eine Deadline und eine Person zu
#5 Nutze die Checklisten in Planner-Aufgaben
#6 Verlinke Anlagen direkt in Planner-Aufgaben
#7 Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
#8 Erstelle Aufgaben direkt aus Teams-Beiträgen
#9 Nutze die Wiederholungsfunktion in To Do
#10 Verwende die Erinnerungsfunktion in To Do
#11 Gib der Funktion «Mein Tag» eine Chance
Thema | Zusammenfassung

#1 Finde die ideale Übersicht für deinen Planner

Du kennst es sicherlich: Eine Flut von Aufgaben, die erledigt werden muss. Die Herausforderung dabei ist, den Überblick zu behalten. Microsoft Planner kann – richtig eingesetzt – ein hilfreiches Werkzeug sein.

In Planner stehen dir vier verschiedene Ansichten zur Verfügung:

• Raster: Diese präsentiert sich wie eine klassische To-Do-Liste.
• Board: Dieses Layout erinnert an das Kanban-Prinzip. Es erlaubt dir, Aufgaben nach verschiedenen Kategorien zu sortieren und zu filtern.
• Diagramme: Wenn du gerne Auswertungen hast, ist diese Ansicht perfekt. Hier kannst du deine Daten in Form von Diagrammen anzeigen lassen und so den Fortschritt deiner Projekte visualisieren.
• Zeitplan: Hier siehst du deine Aufgaben in einer Kalenderansicht. Das Besondere: Du erkennst auf einen Blick den Status jeder Aufgabe. Grau bedeutet, die Aufgabe ist noch nicht begonnen. Blau heisst, sie ist in Arbeit. Und Grün zeigt an, dass sie erledigt ist.

Nutze die Filteroptionen, um die Ansichten an deine Bedürfnisse anzupassen. Du kannst gezielt nach Aufgaben filtern, die dir zugewiesen sind oder in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden müssen.

Unsere Empfehlung: Verwende den Filter «Mir zugewiesen» in Kombination mit der Zeitplanansicht. Die Boardansicht mit dem Filter nach einem bestimmten «Bucket» kann ebenfalls wertvolle Einblicke liefern.

#2 Nutze Buckets und Bezeichnungen zum Kategorisieren

Das Geheimnis eines organisierten Planners liegt in der cleveren Kategorisierung deiner Aufgaben. Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, wie du das machen kannst:

• Buckets: Wenn du deinen Planner wie ein Kanban-Board nutzen möchtest, erstelle Buckets für verschiedene Phasen oder Kanäle: Zum Beispiel für LinkedIn, Facebook, YouTube, den Blog oder den Podcast.

• Bezeichnungen: Nutze Bezeichnungen, wenn eine Dimension zum Sortieren nicht ausreicht. Sie sind wie Tags, die du Aufgaben zuweisen kannst. Wir verwenden hier z. B. «Aktualität», «Employer» oder «Wissen», um den Fokus des jeweiligen Tasks klar festzulegen. Sie sind besonders nützlich, wenn du Aufgaben nach verschiedenen Kriterien filtern möchtest. Das Beste: Du kannst unterschiedlichen Bezeichnungen verschiedene Farben zuweisen, um einen besseren Überblick zu behalten.

#3 Wähle eine clevere Beschriftung für Aufgaben

In der Zeitplan-Ansicht von Planner den Überblick zu behalten, kann knifflig sein. Hier ist ein einfacher Tipp für schnelle Klarheit:

Setze Emojis am Anfang des Aufgabentitels, um sie zu kategorisieren. In der Zeitplan-Ansicht siehst du nur den Titel und den Status – Emojis helfen, Themen zuzuordnen und bringen Abwechslung.

Kleiner Shortcut am Rande: Mit der Tastenkombination «Windows + .» lässt sich ruckzuck eine kleine Box öffnen, in der du Emojis auswählen kannst.

#4 Weise Planner-Aufgaben eine Deadline und eine Person zu

So simpel und doch so ungemein wichtig:

• Setze für deine Planner-Aufgaben immer eine Deadline: Definiere klare Zeitpunkte für die Fertigstellung von Aufgaben.
• Weise die Aufgabe immer einer Person zu: Verantwortlichkeit schafft Klarheit.

#5 Nutze die Checklisten in Planner-Aufgaben

Speziell für umfangreichere Aufgaben solltest du Checklisten bzw. Teilaufgaben nutzen.

Innerhalb der jeweiligen Aufgabe kannst du unter «Checkliste» die nötigen Subtasks hinzufügen. Zusatztipp: Ergänze bei jeder Teilaufgabe das Kürzel der dafür zuständigen Person. Bei der Einblendung der Board-Ansicht siehst du so sofort, was bei wem gerade noch offen ist. So bist du schnell informiert über den aktuellen Stand.

Ein einfacher Trick für eine klare Organisation.

#6 Verlinke Anlagen direkt in Planner-Aufgaben

Typischerweise sind Aufgaben nicht alleinstehend, sondern gekoppelt an Dateien wie zum Beispiel Videos. Darum ist es essentiell, Aufgaben mit Links zu den dazugehörigen Dateien bzw. Anlagen zu versehen. Verlinke beispielsweise zur Originaldatei auf SharePoint oder zu einer entsprechenden OneNote-Seite (Links zu OneNote-Abschnitten funktionieren nicht), wo wichtige Informationen zu finden sind.

Spannend: In der jeweiligen Aufgabe werden ganz unten Anlagen vorgeschlagen, die dazu passen könnten. Microsoft denkt also mit. 😉

Apropos mitdenken: Die Künstliche Intelligenz ist weiter auf dem Vormarsch. Bestimmt hast du schon von Microsoft Copilot gehört. Alles was du darüber wissen musst, haben wir in einem Blogbeitrag zusammengefasst: Microsoft Copilot: Das musst du über den KI-Assistenten wissen

#7 Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben

Speziell für wiederkehrende Aufgaben mit mehreren Subtasks macht es Sinn, Vorlagen zu erstellen, die du dann ganz einfach kopieren kannst.

Unser Tipp, um eine gute Übersicht zu behalten: Lege einen separaten Bucket für Vorlagen an. Beim Kopieren der jeweiligen Aufgabe musst du ein Häkchen bei den gewünschten Subtasks setzen (z. B. Checkliste), damit diese übernommen werden.

#8 Erstelle Aufgaben direkt aus Teams-Beiträgen

Ein schlauer Trick für regelmässig wiederkehrende Aufgaben:

Nutze die Wiederholungsfunktion in To Do: Damit kannst du Aufgaben automatisch erneuern lassen, nachdem sie abgehakt wurden. Dabei hast du flexible Möglichkeiten bei der Zeiteinstellung: Täglich, wöchentlich, monatlich oder benutzerdefiniert.

Die Funktion ist beispielsweise perfekt für die Vorbereitung von wiederkehrenden Meetings.

#9 Nutze die Wiederholungsfunktion in To Do

Speziell für umfangreichere Aufgaben solltest du Checklisten bzw. Teilaufgaben nutzen.

Innerhalb der jeweiligen Aufgabe kannst du unter «Checkliste» die nötigen Subtasks hinzufügen. Zusatztipp: Ergänze bei jeder Teilaufgabe das Kürzel der dafür zuständigen Person. Bei der Einblendung der Board-Ansicht siehst du so sofort, was bei wem gerade noch offen ist. So bist du schnell informiert über den aktuellen Stand.

Ein einfacher Trick für eine klare Organisation.

#10 Verwende die Erinnerungsfunktion in To Do

Nutze die Erinnerungsfunktion in To Do: Setze Push-Meldungen für wichtige Aufgaben, wie z. B. wöchentliche Aktualisierungen. Damit verpasst du zumindest in To Do keine wichtige Aufgabe mehr.

Aufgepasst: Die Erinnerungsfunktion ist in Planner leider nicht verfügbar.

#11 Gib der Funktion «Mein Tag» eine Chance

Wenn du To Do und Planner intensiv nutzt, hast du mit der Zeit eine ziemlich umfangreiche Liste an offenen Aufgaben. Darum ist es so wichtig, dass du die Funktion «Mein Tag» nutzt.

Sie ist eine Art Fokus-Ansicht für die tagesaktuellen Tasks. Du kannst die Übersicht täglich neu befüllen bzw. die entsprechenden Aufgaben da reinziehen. In To Do erscheinen alle Aufgaben, die heute fällig sind, automatisch in «Mein Tag».

Das Schöne daran: Sind abends alle Aufgaben abgehakt, gibt dir das ein gutes Gefühl. 💪🏻😉

Thema | Zusammenfassung

Das waren unsere 11 besten Tipps für dein Aufgabenmanagement mit Microsoft To Do und Planner.

Du weisst jetzt, wie du klug zwischen Planner sowie To Do jonglierst und warum «Mein Tag» dein bester Freund sein kann. Vergiss nicht, den Aufgaben immer eine Deadline sowie eine Person zuzuweisen und bei umfangreicheren Tasks mit der Checkliste zu arbeiten. Nutze Emojis für die übersichtliche Kategorisierung sowie die Wiederholungsfunktion bei regelmässigen Tasks.

Jetzt bist du bestens gerüstet, um deine Aufgaben noch effizienter zu planen, verwalten und erledigen.

Bevor du loslegst, ein wichtiger Hinweis: Schaffe im Team zunächst ein gemeinsames Verständnis, wie ihr mit Planner umgehen möchtet. Es braucht gewisse Regeln, wie man die Daten darin pflegt. Ansonsten sind Chaos und Unproduktivität vorprogrammiert.

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