Praktisch alle Unternehmen haben Probleme mit dem Task-Management – auch bei uns ist das ein grosses Potenzialfeld.
Doch es gibt ein paar sehr hilfreiche Tools, die das Task-Management in Unternehmen stark vereinfachen können.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen nicht nur wichtige Voraussetzungen für das Task-Management in Ihrem Unternehmen vor, sondern geben Ihnen auch konkrete Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Aufgaben mit Microsoft To Do, Planner und Teams effizient verwalten.
Task-Management mit Microsoft To Do, Planner und Teams
Die einen arbeiten mit Post-its, andere mit To-Do-Listen. Wiederum andere nutzen digitale Tools, um ihre Aufgaben zu verwalten. Doch ein gemeinsames Problem besteht praktisch überall: Zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben. Da spielt einem natürlich die effiziente Verwaltung von Aufgaben in die Karten.
Nebst den analogen Möglichkeiten gibt es etliche digitale Tools, die uns beim Task-Management unterstützen können: Seien es diverse Produkte wie Asana, Trello und Co. oder die Möglichkeiten aus der Microsoft 365-Familie: Microsoft To Do, Microsoft Planner und Tasks in Teams. Die Letzteren möchten wir Ihnen hier näher vorstellen.
Denn für Unternehmen, die sowieso bereits mit Microsoft 365 arbeiten, bietet es sich umso mehr an, ihre Aufgaben in diese Umgebung einzupflegen. Am Ende dieses Beitrags werden Sie wissen, warum.
Microsoft To Do – für die persönliche Aufgabenübersicht
Microsoft To Do eignet sich als zentralisierte Aufgabenübersicht von persönlichen Tasks. Sie können persönliche Aufgaben in Listen verwalten. Aufgaben aus anderen M365-Apps, z. B. Planner oder Outlook-Aufgaben, werden in Ihre Übersicht integriert. Wenn Sie also beispielsweise eine E-Mail in Outlook mit einem Fähnchen markiert haben, erscheint diese Nachricht in Ihrer To-Do-Übersicht.
Microsoft To Do ist zudem als anwenderfreundliche, mobile App verfügbar. So haben Sie Ihre Aufgaben auch unterwegs auf dem Handy stets zur Hand.
Microsoft To Do hilft Ihnen also, einen Überblick über alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erhalten.
Microsoft Planner – für die teamübergreifende Aufgabenübersicht
Microsoft Planner eignet sich für die einfache und verständliche Verwaltung von teamübergreifenden Aufgaben. Grundsätzlich wird bei jeder Erstellung eines Teams in Microsoft Teams gleich auch ein Planner dafür erstellt.
Wir schätzen Microsoft Planner als zentralisierte, teamfreundliche Aufgabenliste für die Team-Zusammenarbeit, weil diese aufs Wesentliche reduziert ist. Ähnlich wie ein Kanban-Board können Sie Aufgaben in verschiedene «Buckets» und mit unterschiedlichen Status (nicht begonnen, in Arbeit, erledigt) hinterlegen sowie direkt der verantwortlichen Person zuweisen. Alle Infos sind für die Team-Mitglieder einsehbar.
Microsoft Planner unterstützt somit Sie und Ihr Team bei einer übersichtlichen und transparenten Aufgabenverwaltung.
Tasks in Microsoft Teams – das Tor zur übergreifenden Aufgabenverwaltung
In der Menüleiste in Microsoft Teams können Sie «Tasks von Planner und To Do» einblenden und dadurch direkt zu den Aufgaben navigieren.
«Tasks von Planner und To Do» öffnet Ihnen das Tor zur Aufgabenübersicht – direkt in Microsoft Teams.
Voraussetzungen fürs Task-Management im Unternehmen
Warum scheitern so viele Unternehmen beim Task-Management? Aus Erfahrung gibt es dafür drei Gründe:
- Aufgaben werden an unterschiedlichen Orten gesammelt
- Die Zeit-Komponente von Aufgaben wird ausser Acht gelassen
- Aufgaben sind nicht teamverfügbar
Dazu gibt’s übrigens einen lesenswerter Blogartikel «Task-Management: 3 Gründe, warum Unternehmen scheitern».
Schaffen Sie die Basis für ein funktionierendes Task-Management in Ihrem Unternehmen: Einigen Sie sich intern darauf, wie Sie in puncto Task-Management zusammenarbeiten wollen.
Überlegen Sie sich also,
- welche Tools Sie für die Aufgabenverwaltung einsetzen wollen und
- wie die Prozesse bei Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben genau aussehen sollen.
Übrigens, es macht nicht nur beim Task-Management Sinn, ein gemeinsames Verständnis im Unternehmen zu schaffen. Bestenfalls definieren Sie in einem digitalen Verhaltenscodex, mit welchen Tools und in welcher Art und Weise Sie digital zusammenarbeiten wollen. Wie ein digitaler Verhaltenscodex auch Ihre Unternehmenskultur nachhaltig verbessern kann, beschreiben wir in unserem Blogbeitrag «Auf zur modernen Unternehmenskultur: Unser Erfahrungsbericht mit 3 wesentlichen Change-Elementen».
Zurück zum Task-Management: Hier kommen unsere Tipps für den Umgang mit Microsoft To Do, Planner und Tasks in Teams:
So rocken Sie Ihr Taskmanagement – unsere Tipps
Persönliche Aufgaben verwalten – mit Microsoft To Do
Verwalten Sie Ihre persönliche Taskliste bestenfalls in Microsoft To Do. Sie können mehrere Listen erstellen. Doch am besten halten Sie sich an die Regel: So wenig wie möglich, so viele wie nötig.
Damit Sie Microsoft To Do wirklich effizient einsetzen können, sollten Sie die «Mein Tag»-Ansicht nutzen. Dadurch lassen Sie den Kapazitätsaspekt bei der Aufgabenplanung mit einfliessen und können am Ende des Tages ganz einfach überprüfen, ob alle für heute geplanten Tasks abgearbeitet sind.
Wichtig ist, dass jeder Input mit Aufgabencharakter in Ihrem Microsoft To Do landet.
Drei Beispiele für die Erfassung von To-Do-Aufgaben:
Ihnen wird eine Aufgabe via Beitrag in Microsoft Teams zugewiesen. Planen Sie sich die Aufgabe direkt im To Do ein. Das geht ganz leicht:
- Sie erhalten via Mail eine Aufgabe. Setzen Sie beim entsprechenden Mail in Outlook ein «Fähnchen». So wird eine Outlook-Aufgabe erstellt, die ebenfalls in Ihrem To Do erscheinen wird.
- Ihnen kommt unterwegs spontan eine Aufgabe in den Sinn? Nutzen Sie die App von Microsoft To Do, um die Aufgabe gleich zu erfassen.
Wichtig fürs Erfassen: Wählen Sie immer eine Deadline, also ein End-Datum. Denn Microsoft To Do wird Sie bei hinterlegten Deadlines auf die bevorstehende Aufgabe hinweisen und Sie auch an überfällige Aufgaben erinnern.
Zudem können Sie sich dann mit der «Geplant»-Liste einen guten Gesamtüberblick über alle bevorstehenden Aufgaben der nächsten Woche(n) verschaffen.
Team-Aufgaben verwalten – mit Microsoft Planner
Theoretisch hat jedes erstellte Team einen Planner zur Verfügung. Bei uns nutzen wir den Planner vor allem bei organisatorischen Teams oder Projektteams. Der Planner ist dann direkt im entsprechenden Team innerhalb von Microsoft Teams verlinkt und sofort einsehbar.
Für die Zusammenarbeit im Teams bietet Planner ein paar wirklich tolle Funktionen:
- Sie können bei Aufgaben mehrere Untertasks erfassen, um den Fortschritt einer grösseren Aufgabe abzubilden.
- Wird Ihnen eine Aufgabe zugewiesen, werden Sie direkt im Teams-Feed darüber informiert.
- Zudem gibt es eine Kommentarfunktion innerhalb der Aufgaben, die Sie für die aufgabenspezifische Kommunikation nutzen können.
- Alle Teammitglieder können den Status der Aufgabe einsehen. Rückfragen werden dadurch grösstenteils überflüssig.
Zwei Beispiele für die Erfassung von Planner-Aufgaben:
- Sie halten ein Meeting ab, in welchem Sie nächste Schritte und Aufgaben definieren. Der Protokollführer erfasst die Aufgaben direkt im Planner und weist diese der entsprechenden Person zur Erledigung zu.
- Bei Ihrem Projekt XY stehen diverse Aufgaben an. Die Aufgaben erfassen Sie im Planner des entsprechenden Projekts.
Wichtig fürs Erfassen: Wie auch bei Microsoft To Do sollten Sie bei allen Aufgaben eine Deadline hinterlegen und diese mindestens einer Person zuweisen. Nicht zugewiesene Aufgaben gehen schnell mal unter und niemand fühlt sich dafür verantwortlich.
Einsatz von «Tasks in Planner und To Do» in Microsoft Teams
Mit «Tasks aus Planner und To Do» wurde der «Cockpit-Gedanke» von Microsoft Teams weiter ausgeklügelt. Sie sehen also mit einem Klick all Ihre offenen Aufgaben aus To Do und Planner im Überblick. Dabei werden die To-Do- und Planner-Aufgaben zusammengezogen und nach Relevanz sowie Fälligkeit sortiert.
Auch in der MS-Teams-App sehen Sie die Aufgaben auf einen Blick. Dank der automatischen Synchronisierung über alle Tools hinweg, können Sie Änderungen einmal vornehmen und diese werden überall angepasst. Sie können also Aufgaben direkt in Teams abhaken und diese werden auch im Planner oder in To Do als erledigt markiert.
Bonus-Tipp: Der Aufgabenblocker
Der Zeitaspekt bei Aufgaben geht oft vergessen. Wie lange dauert eine Aufgabe – 5 Minuten, 1 Stunde oder doch einen halben Tag? Aus normalen To-Do-Listen können Sie das nicht direkt ablesen. Auch Planner und To Do bieten hier noch nicht DIE ideale Lösung, obwohl Sie bei To Do immerhin die «Mein Tag»-Ansicht dafür einsetzen können.
Wir nutzen daher für besonders wichtige oder zeitkritische Aufgaben sogenannte «Aufgabenblocker» im Outlook-Kalender. Dadurch haben Sie – und auch Ihre Teammitglieder – einen Eindruck davon, wie «gefüllt» Ihre Woche tatsächlich ist. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Kapazität Sie tatsächlich noch haben – und zwar auch gleich visuell, was einen grossen Unterschied macht.
Task-Management im Unternehmen: Jetzt die nächsten Schritte einläuten
Hier nochmals die wichtigsten Fakten aus dem Blogartikel in 3 Sätzen zusammengefasst:
- Nutzen Sie Microsoft To Do für die Übersicht Ihrer persönlichen Tasks und als Sammelbecken all Ihrer Aufgaben.
- Nutzen Sie den Microsoft Planner für teamrelevante Aufgaben und eine effiziente Aufgabenverwaltung im Team.
- Nutzen Sie «Task von Planner und To Do» in Microsoft Teams für einen guten Gesamtüberblick sowie eine noch schnellere Navigation zu Ihren Aufgaben.
Nun kitzelt es Sie bestimmt unter den Fingernägeln. Bringen Sie Ihr Task-Management auf ein nächstes Level. Falls Sie sich dabei Unterstützung von einem sympathischen Experten-Team wünschen – melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
Übrigens, falls Sie den Unterschied von Microsoft To Do und Planner noch anhand einer einfachen Analogie hören möchten, könnte Ihnen dieses Video gefallen:
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Patrick Müller
Owner & Chairman
