Spätestens seit COVID19 und der Home-Office-Pflicht in der Schweiz sind Home-Office-Reglemente stark in den Fokus gerückt. Doch nicht jede Regel ist sinnvoll – mit gewissen Regeln schneiden Sie sich allenfalls sogar ins eigene Fleisch.
Darum präsentiere ich Ihnen in diesem Blogartikel 5 weitverbreitete Kategorien des Home-Office-Reglements, die zum Scheitern verurteilt sind.
Ich zeige Ihnen Ausschnitte aus echten Home-Office-Reglementen und erläutere meine Gedanken dazu.
Falls Sie weiterhin an einer klassischen Unternehmenskultur festhalten möchten, bei der Ihre Mitarbeitenden grösstenteils im Büro anwesend sind, dann ist dieser Blogbeitrag wahrscheinlich nichts für Sie. Ich vertrete hier klar die Haltung eines Fans von einer offenen, dynamischen und flexiblen Kultur.
Disclaimer: Ich bin kein Jurist und fokussiere mich daher nur auf Aspekte, die in den Bereich «digital erfolgreicher arbeiten» fallen. Versicherungstechnische oder rechtliche Aspekte lasse ich bewusst aussen vor.
Kategorie #1: Home-Office-Kriterien
Kategorie #2: Home-Office-Strafen
Kategorie #3: Überflüssige Home-Office-Regeln
Kategorie #4: Ausrüstung im Home-Office
Kategorie #5: Führung im Home-Office
Braucht es ein Home-Office-Reglement?
Home-Office und ortsunabhängiges Arbeiten zur Kultur machen?
Kategorie #1: Home-Office-Kriterien
«Selbständig, zuverlässig, motiviert und ergebnisorientiert»
«Beherrscht sein Zeitmanagement»
«Verfügt in hohem Masse über Erfahrung, Selbstständigkeit, Selbstverantwortung und Disziplin»
Korrigieren Sie mich, wenn ich mich irre: Aber ist das nicht eine generelle Beschreibung von Fähigkeiten, die unsere Mitarbeitenden idealerweise – egal ob im Büro oder im Home-Office – mitbringen sollten?
Ganz ehrlich. Mitarbeitende, die im Home-Office nicht ergebnisorientiert arbeiten, werden auch im Büro zu den «faulen Eiern» gehören.
Spüren Sie sie auch, die Angst von Führungskräften? Die Angst davor, dass die Mitarbeitenden im Home-Office nur vor der Glotze hangen und zu Netflix-Zombies mutieren?
Versetzen Sie sich mal in Ihre Mitarbeitenden. Was denken diese wohl, wenn Sie solche Kriterien lesen? Das ist ja eine direkte Unterstellung, dass sie Home-Office ausnutzen, um sich auf die faule Haut zu legen.
Aus meiner Meinung gibt es nur einen Grund, wann Home-Office-Kriterien sinnvoll sind: Bei Jobs, die an einen bestimmten Ort geknüpft sind, z. B. die Arbeit an einer Maschine oder am Kundenempfang.
In allen anderen Fällen rate ich Ihnen: Verzichten Sie auf solche Home-Office-Kriterien.
Kategorie #2: Home-Office-Strafen
Im Home-Office einen Zusatz-Report mit einem Kurzbeschrieb der erledigten Hauptaufgaben führen?
Echt jetzt?
Wer also im Home-Office arbeitet, kriegt einen saftigen, administrativen Zusatzaufwand oben drauf gewürgt. Da überlegt es sich jeder Mitarbeitende zwei Mal, ob er wirklich von Zuhause aus arbeiten will.
Bauen Sie diese Hürden ab, wenn Sie Home-Office und flexibles Arbeiten im Allgemeinen unterstützen und fördern möchten.
Versetzen Sie sich auch in junge Talente. Diese wollen zunehmend ortsunabhängig und flexibel arbeiten. Solche Auszüge in Ihrem Home-Office-Reglement können da regelrechte «Ablöscher» darstellen.
Vermeiden Sie unnötige Hürden. Schliesslich geht mit diesem zusätzlichen, administrativen Aufwand auch wertvolle Arbeitszeit Flöten.
Kategorie #3: Überflüssige Home-Office-Regeln
«Sämtliche Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis gelten auch beim Home-Office.»
«Für die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit gelten die gleichen Regeln, wie bei der Arbeit im Büro.»
Warum? Warum schreibt man «Offensichtliches», das sowieso in Mitarbeiterhandbüchern oder Arbeitsverträgen klar geregelt ist, nochmals in ein Home-Office-Reglement?
Da ist sie wieder, die liebe Angst der Vorgesetzten, die zwischen den Zeilen mitschwingt.
Solche Aussagen ziehen Ihr Reglement nur unnötig in die Länge. Verzichten Sie komplett darauf.
Kategorie #4: Ausrüstung im Home-Office
«Die erforderlichen Geräte werden ab Stufe Kader firmenseitig zur Verfügung gestellt.»
«Bitte versucht im Home-Office möglichst lokal zu arbeiten und die VPN-Verbindung sparsam zu benutzen.»
Zu diesen Passagen habe ich zwei Gedanken:
Gedanke 1: Mobile Geräte für alle
Ich habe bereits vor der Pandemie allen Unternehmen immer dasselbe empfohlen:
Setzen Sie auf mobile Geräte für alle.
Denn jede Person sollte die Möglichkeit haben, mobil zu arbeiten – auch innerhalb des Unternehmens. Wer vom Arbeitsplatz ins Sitzungszimmer wechselt, sollte sein Arbeitsgerät mitnehmen können.
Seien Sie bei Arbeitsgeräten nicht knausrig. Die Arbeitsgeräte sind täglich rund acht Stunden im Einsatz und das 5 Tage die Woche während 47 Wochen pro Jahr. Da lohnt es sich, etwas Geld in die Finger zu nehmen.
Gedanke 2: Zentrale IT-Infrastruktur ist entscheidend
Wenn Sie Home-Office und ortsunabhängiges Arbeiten erlauben, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre zentrale IT-Infrastruktur auf mobiles Arbeiten ausgelegt ist. Denn Ihre Mitarbeitenden sollten im Idealfall von überall auf die Firmenressourcen zugreifen können.
Bitte spornen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht dazu an, «lokal» zu arbeiten, also Dokumente auf dem lokalen Laufwerk abzuspeichern. Sie verlieren dadurch so viel Dynamik, generieren Redundanzen und bremsen die Zusammenarbeit.
Wenn Ihre Mitarbeitenden den Telefonanschluss noch manuell auf ihr Handy umleiten müssen, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie vielleicht noch nicht ganz so modern ausgerüstet sind, wie Sie vielleicht denken.
Kategorie #5: Führung im Home-Office
«Es wird von den Führungskräften erwartet, dass sie sich offen gegenüber Home-Office zeigen.»
«Die Führungskraft stellt sicher, dass klare Zielvereinbarungen sowie die nötigen Strukturen zum Austausch bestehen.»
Das erinnert mich an folgende Geschichte:
Mir wurde bei einem #FragPatrick-Online-Event die folgende Frage gestellt: Macht es Sinn von Mitarbeitenden zu verlangen, dass sie sich jeden Morgen um 8.00 Uhr via Microsoft-Teams-Nachricht zur Arbeit «anmelden»?
Ein schönes Beispiel dafür, dass Führungskräfte durch Home-Office und ortsunabhängiges Arbeiten vor neue Herausforderungen gestellt werden: Wie sollen sie ihre Mitarbeitenden unter Kontrolle haben, wenn sie nicht mehr im selben Raum sitzen?
Ich bin der starken Meinung, dass sich Führungskräfte künftig von alten Denkmustern lösen müssen:
Die neue Art der Führung verabschiedet sich von der Zeitmessung und setzt künftig auf Performance-Messung.
Auch bei mir schnappt die «Präsenz-Denkmuster-Falle» immer mal wieder zu. Vor allem dann, wenn ich sehe dass ein Mitarbeiter bereits um 15.00 Uhr nicht mehr «online» ist. Dass diese Person bereits um 6.00 Uhr morgens mit der Arbeit gestartet hat, sehe ich in diesem Moment natürlich nicht. Vertrauen gehört also ganz klar zum modernen Führungsstil dazu.
Warum Passagen zu Führungselementen nichts im Home-Office-Reglement zu suchen haben? Die Führung ist ein solch komplexes Thema, das können Sie nicht in simplen Anweisungen zusammenfassen.
Investieren Sie stattdessen besser in Coachings und Seminaren für Ihre Führungskräfte.
Braucht es ein Home-Office-Reglement?
Das ist wohl von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wir bei iTrust hatten nie den Bedarf eines Home-Office-Reglements.
Falls Sie sich jedoch für ein Home-Office-Reglement entscheiden, möchte ich Ihnen folgende Fragen mitgeben:
- Ist «Home-Office-Reglement» der richtige Namen für die Regeln, die Sie aufstellen möchten? Oder weiten Sie die Regeln nicht besser auf ein «Reglement für ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten» aus? So könnten Sie auch das Arbeiten von unterwegs, im Zug, im Café etc. einschliessen.
- Gibt es vielleicht ein bestehendes Mitarbeiter-Reglement, in welchem Sie die neuen Regeln clever integrieren könnten, anstatt ein neues Reglement aufzusetzen?
- Könnte in Ihrem Unternehmen vielleicht ein digitaler Verhaltenscodex bereits eine gute Grundlage für die ortsunabhängige Zusammenarbeit schaffen?
Ich bin mir sicher, dass Sie die ideale Version für Ihr Unternehmen finden werden. Hauptsache, Sie verzichten auf Aussagen aus den oben genannten Kategorien. 😉
Home-Office und ortsunabhängiges Arbeiten zur Kultur machen?
Den einen oder anderen Tipp dafür finden Sie übrigens auch in unserem Blogbeitrag «Mobiles Arbeiten: 5 Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten».
Auch spannend: Unser Q&A zum Thema «Home-Office als neue Unternehmenskultur: Voraussetzungen und Regeln». Jetzt auf Spotify, Apple Podcast oder Google Podcast anhören. 26 Minuten geballte iTrust-Power von Saskia und mir. Wir beantworten die folgenden 3 Fragen:
- Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten in einer konservativen Umgebung – was braucht es dazu?
- Welche Tools sollte man nutzen, um den Teamzusammenhalt im Home-Office zu fördern?
- Nach der Pandemie – zurück ins Büro? Wie koordiniert man Mitarbeitende, welche im Home-Office und/oder im Büro arbeiten?
Bleiben Sie digital up-to-date und folgen Sie uns auf LinkedIn.
Natürlich stehen Ihnen mein Team und ich bei Fragen sehr gerne zur Verfügung.
Ich freue mich von Ihnen zu hören.
Patrick Müller
Owner & Chairman
