Online-Meeting mit Microsoft Teams: So sind Sie und Ihr Sitzungszimmer richtig ausgerüstet

«Äh, tschuldigung, ich höre euch leider nicht. Und könnt ihr bitte für uns Online-Teilnehmenden noch den Bildschirm teilen?»

Pleiten, Pech und Pannen beim Online-Meeting mit Microsoft Teams sind keine Seltenheit. Entweder «spinnt» das Mikrofon, der Monitor ist nicht richtig verbunden oder das Teilen des Bildschirms geht vergessen. Kennen Sie das?

Bereits bei 1:1-Online-Gesprächen ist es peinlich, wenn die Technik nicht ganz mitspielen will – geschweige denn bei Meetings mit mehreren Teilnehmenden.

Darum beschreiben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, mit welchem Online-Meeting-Equipment wir die Basis für erfolgreiche Online-Meetings mit Microsoft Teams schaffen und warum die Technologie alleine, noch nicht den Unterschied macht:

Online-Meeting mit Microsoft Teams: Die zwei Welten
Ihr persönliches Online-Meeting-Equipment: Die mobile Ausrüstung
Online-Meeting-Equipment für Ihr Sitzungszimmer
So sind unsere Sitzungszimmer bei iTrust ausgerüstet
Der Umgang mit Online-Meeting-Equipment muss gelernt sein
Bereit für erfolgreiche Online-Meetings mit Microsoft Teams?

Online-Meeting mit Microsoft Teams: Die zwei Welten

Online-Meetings haben in den vergangen Monaten an enormem Stellenwert gewonnen. So können Sie sich auch von Zuhause oder unterwegs bei einem Meeting zuschalten. Das wiederum erlaubt es Ihnen, unnötige Fahrzeiten zu eliminieren und dadurch Ihren Arbeitsalltag effizienter und produktiver zu gestalten.

Damit Sie Ihr Online-Meeting mit Microsoft Teams erfolgreich abhalten können, benötigen Sie jedoch das passende Online-Meeting-Equipment – in zweierlei Hinsichten.

• Einerseits benötigen alle Online-Meeting-Teilnehmenden eine persönliche, mobile Ausrüstung. Nur so können sie von überall an Online-Meetings teilnehmen.
• Andererseits benötigen Sie im Unternehmen in Ihren Sitzungszimmern das ideale Online-Meeting-Equipment, damit auch Meetings mit mehreren Leuten – offline und online – stattfinden können.

Mit welcher Ausrüstung wir uns in diesen zwei Online-Meeting-Welten bewegen, zeigen wir Ihnen in den nächsten Abschnitten.

Ihr persönliches Online-Meeting-Equipment: Die mobile Ausrüstung

Hier sind wir voll in unserem Element. Den die mobile Ausrüstung ist unser tägliches Brot. Keiner unserer Mitarbeitenden verlässt sein Zuhause ohne sein persönliches Online-Meeting-Equipment.

Was dazu gehört und was Sie dabei beachten sollten, fassen wir hier für Sie zusammen:

Die mobile Ausrüstung: Die Must-haves

Mobiles Arbeitsgerät: Setzen Sie auf ein Notebook oder 2-in-1-Tablet, welches zu Ihrer Funktion im Unternehmen passt. Wenn Sie oft von unterwegs oder Zuhause aus arbeiten, macht es Sinn, ein leichtes, handliches Gerät auszuwählen. Bei einer Tätigkeit, die viel Arbeitsspeicher beansprucht, sollten Sie unbedingt auf ein leistungsstärkeres Gerät setzen. Für uns ein Muss – der Touch-Screen, damit wir handschriftliche Notizen vornehmen können.

Digitaler Stift: Dank dem digitalen Stift können Sie Ihre Notizen auch handschriftlich festhalten. Gerade für Online-Meeting-Leader ist der digitale Stift sehr praktisch. Sie können so direkt in der Präsentation etwas anstreichen oder ergänzen.

USB-C Mini Dockingstation (Adapter): Damit sind Sie für jede Sitzungssituation gewappnet und können Ihr Arbeitsgerät mit beliebigen Geräten verbinden – ob HDMI-, VGA-, USB- oder RJ45-Anschluss. Gerade bei der Arbeit mit einem 2-in-1-Tablet ist dieses Gadget essentiell, da solche Arbeitsgerät oft nur noch mit USB-C-Anschlüssen ausgestattet sind.

Lade- und Verbindungskabel für Ihr Arbeitsgerät: Ohne Saft geht gar nichts. Halten Sie Ihr Ladekabel und passende Verbindungskabel bei Online-Meetings stehts griffbereit.

Headset/Kopfhörer: Hier können Sie den Unterschied machen. Verbessern Sie die Online-Meeting-Qualität, indem Sie beim Online-Meeting mit Microsoft Teams auf Kopfhörer mit Noise-Cancelling-Funktion setzen. So werden Umgebungsgeräusche für Sie und Ihre Meeting-Teilnehmenden reduziert.

Handy: Mit Ihrem Handy können Sie sich schnell und einfach einen mobilen Hotspot für Ihr Arbeitsgerät einrichten. So verfügen Sie überall über eine sichere Internetverbindung für Ihr Online-Meeting mit Microsoft Teams. Alternativ können Sie auch mit der Microsoft-Teams-App via Handy an Online-Meetings teilnehmen.

Die mobile Ausrüstung: Die Nice-to-haves

Powerbank für Tablet/Notebook: Gerade wenn Sie viel unterwegs sind, ist ein solcher Wegbegleiter goldwert. Je nach Ausführung und Grösse verlängert dieses Gadget Ihre Akkulaufzeit um 30-50 %.

Bluetooth-Maus: Eine externe Maus erleichtert die Bedienung Ihres Arbeitsgeräts, falls Sie nicht mit Tastenkombinationen und/oder dem Touchpad arbeiten möchten.

Mikrofasertuch: Als Besitzer eines Arbeitsgeräts mit Touchscreen hilft Ihnen ein Microfasertuch im Kampf gegen die unschönen Fingerabdrücke.

Wie meine Online-Meeting-Ausrüstung konkret aussieht und warum ich auf genau diese Ausrüstung setze, erfahren Sie im Video:

Online-Meeting-Equipment für Ihr Sitzungszimmer

Soviel vorweg: Es muss nicht die neuste Surface Hub sein, um Ihr Online-Meeting mit Microsoft Teams erfolgreich abhalten zu können.

Folgendes Online-Meeting-Equipment gehört jedoch in jedes Sitzungszimmer, damit Sie Online-Meetings mit Microsoft Teams erfolgreich abhalten können:

• Das wichtigste bei Online-Meetings im Sitzungszimmer ist das Mikrofon. Denn wenn Sie sich gegenseitig akustisch nicht verstehen, kann das Online-Meeting nur in einem Fiasko enden. Dabei ist zu beachten: Je grösser der Raum, desto mehr Mikrofone werden benötigt.
• Ebenfalls entscheidend ist die Kamera und besonders die Position der Kamera. Bestenfalls sehen sich alle Meeting-Teilnehmenden – ob offline oder online. Die Kamera muss also auf Ihr Sitzungszimmer-Setting angepasst sein. Dafür eigenen sich vor allem Kameras mit einer Weitwinkelaufnahme oder intelligente Soft- oder Hardware, die den Sprecher im Bild einfängt.
• Ihr Sitzungszimmer sollte je nach Grösse mit einem oder mehreren Lautsprechern ausgestattet sein. Oft sind die Lautsprecher bei Konferenzgeräten bereits integriert.
• Ebenfalls essentiell ist ein Monitor oder eine Leinwand, auf welcher Sie Ihr Meeting mit visuellen Komponenten untermauern und die Online-Teilnehmenden einblenden können.

Wir bei iTrust setzen bei unseren Sitzungszimmern-Ausrüstung auf unterschiedliche Basis-Varianten, die wir Ihnen hier gerne vorstellen:

So sind unsere Sitzungszimmer bei iTrust ausgerüstet

Lassen Sie uns konkret werden. Wir möchten Ihnen zeigen, dass es nicht unbedingt das neuste und teuerste Online-Meeting-Equipment sein muss, um digital erfolgreicher zu arbeiten. Viel wichtiger ist es, dass Sie Ihren Mitarbeitenden überhaupt Online-Meeting-Equipment in den Sitzungszimmern zur Verfügung stellen. 

So sieht das bei uns aus:

Mikrofon, Kamera, Lautsprecher: Unsere Konferenzgeräte

Bei unseren drei Sitzungszimmern setzen wir auf die Logitech Group, ein Konferenzgerät, welches Mikrofon, Lautsprecher und Kamera vereint. Mikrofon und Lautsprecher sind in einem Gerät vereint. Die externe Kamera ist via Kabel verbunden.

In unseren zwei kleineren Sitzungszimmern (für 6-8 Personen) reicht diese Logitech Group aus, um die Audio-Qualität auf einem guten Niveau zu gewährleisten.

In unserem grössten Sitzungszimmer (für 12-16 Personen) verwenden wir zwei zusätzliche Erweiterungsmikrofone für die Logitech Group, da nur so alle Stimmen laut und deutlich abgenommen werden können. Die Logitech Group inklusive Erweiterungsmikrofonen ist auf unserem grossen Sitzungstisch fix installiert.

In unserer Creation-Trust, unserem Kreativ-Raum mit Stehpult (für 2-6 Personen), arbeiten wir mit der Logitech ConferenceCam Connect. Diese mobile All-in-1-Lösung mit Kamera und Audiofunktion nutzen wir auch ab und zu bei externen Meetings, da sie leicht und handlich ist und dadurch problemlos von A nach B transportiert werden kann. Eine ideale Lösung für uns, da wir doch sehr oft unterwegs sind.

Monitore: Unsere TV-Screens

Beim Monitor setzen wir in allen Sitzungszimmern auf hochaufgelöste TV-Screens, die auf einem Gestell mit Rollen angebracht sind. Die TV-Screen-Grösse ist auf die Raumgrösse der Sitzungszimmer angepasst. Sie lassen sich drahtlos mit unseren Arbeitsgeräten verbinden. Jeder TV-Screen trägt den Namen des Sitzungszimmers, damit beim Verbinden sofort der richtige Screen ausgewählt werden kann. Durch die angebrachten Rollen können wir die TV-Screens auch ausserhalb der Sitzungszimmer verwenden, z. B. bei unseren #FragPatrick- oder Wow-Events.

Ich persönlich bevorzuge TV-Screens, da ich kein Fan von abgedunkelten Meeting-Räumen bin, wie es beim Einsatz von Beamern oft notwendig ist. Die TV-Screens sind bei jedem Tageslicht gut leserlich. So kommen meine Meeting-Teilnehmende auch nicht in die Versuchung, «wegzuschlafen». Apropos «Wegschlafen» – diese 5 Tipps, wie Sie Meetings effizienter führen, könnten für Sie als Meeting-Leader von Interesse sein. Vor allem der zweite Tipp.

Fazit: Unser Online-Meeting-Equipment im täglichen Einsatz

Warum wir uns damals bei der Anschaffung für diese «einfache» Lösungen entschieden haben? Dafür gab es zwei entscheidende Gründe:

• Zum Zeitpunkt der Anschaffung war es für uns wichtig, flexibel zu sein – auch was die Einrichtung von unseren Sitzungszimmern anbelangt. Bereits damals hatten wir einen Umbau im Hinterkopf. Daher wollten wir uns nicht mit einer fix-installierten Anlage die Zukunft «verbauen».
• Das Qualitätsversprechen und das Preis-Leistungsverhältnis dieser Lösungen haben uns überzeugt. Dieser Punkt hat sich bestätigt: Mittlerweile hat unser Online-Meeting-Equipment wohl bereits Tausende von Sitzungen mitgemacht und dabei eine überzeugende Performance an den Tag gelegt.

Wir kommen mit diesen Basis-Varianten sehr gut zurecht. Jedoch haben wir ein kleines Manko: Gerade bei modular umstellbaren Sitzungszimmern – wie bei uns – ist es schwierig, die optimale Kameraposition zu finden, die in jedes Meeting-Setup passt. So sind je nach Setup nicht alle Meeting-Teilnehmenden auf dem übertragenen Bild sichtbar. Daran arbeiten wir noch.

Ein kurzer Verweis: Vielleicht haben Sie auch schon einmal von Microsoft Teams Rooms gehört. Bei solchen Lösungen starten Sie Ihr Online-Meeting mit Microsoft Teams anhand einer fix installierten Rechnereinheit und einer entsprechenden Bedienkonsole. Das Anschliessen eines mobilen Gerätes wird hier überflüssig, was ganz angenehm sein kann. In der Praxis habe ich diese Lösung noch bei keinem Kunden gesehen. Jedoch handelt es sich hier um ein interessantes Entwicklungsthema, welches wir gespannt verfolgen.

Achtung: Mit dem richtigen Online-Meeting-Equipment alleine, machen Sie bei Online-Meetings noch nicht den Unterschied.

Der Umgang mit Online-Meeting-Equipment muss gelernt sein

Das beste Online-Meeting-Equipment nützt nichts, wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden nicht wissen, wie Sie es sinnvoll einsetzen. Das gilt für die persönliche, mobile Ausrüstung, wie auch für diejenige im Sitzungszimmer.

Ich beobachte selbst bei uns immer wieder, dass Leute, die eher selten ein Meeting mit Meeting-Equipment starten, ins Straucheln kommen – und glauben sie mir, wir haben sehr IT-affine Leute hier.

Das bestätigt meine Meinung: Der Umgang mit Online-Meeting-Equipment verlangt ständiges Training.

Diese Basic-Anwenderkenntnisse sollten Sie kennen

Erst wenn Sie die folgenden Basic-Anwenderkenntnisse für sich und Ihre Mitarbeitenden guten Gewissens mit «Ja» beantworten können, sind Sie fürs Online-Meeting mit Microsoft Teams gerüstet.

Am Arbeitsgerät weiss ich,

• wie ich mein Arbeitsgerät mit einem externen Bildschirm (z.B. TV-Screen) oder einer Kamera verbinde.
• wie ich mein Arbeitsgerät mit externen Audio-Geräten (Headset, Konferenzgerät) verbinde.
• wo ich die Sound-Einstellungen finde und wie ich diese je nach Situation adjustiere.

An externen Geräten (Monitor, Konferenzgerät) weiss ich,

• wo ich die Lautstärker reguliere.
• wie ich die Kamera ideal ausrichte.

Innerhalb von Microsoft Teams weiss ich,

• wie ich ein Online-Meeting-Termin erstelle und Teilnehmende einlade.
• wie ich an einem Online-Meeting teilnehme und es wieder verlasse.
• wo ich meine Geräteeinstellungen (Mikrofon, Kamera) ändere.
• wie ich meinen Bildschirm in einem Online-Meeting teile.
• wie ich die Kamera und das Mikrofon ein- und ausschalte.

Falls Sie noch nicht überall sattelfest sein sollten oder Ihre digitalen Kompetenzen noch weiter ausbauen möchten, stehen mein Team und ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Bereit für erfolgreiche Online-Meetings mit Microsoft Teams?

Fassen wir nochmals kurz zusammen:

• Setzen Sie auf eine persönliche, mobile Ausrüstung, die auf Ihre Funktion innerhalb des Unternehmens ausgerichtet ist. Fürs erfolgreiche Online-Meeting mit Microsoft Teams spielt hier vor allem das Headset bzw. die Kopfhörer eine entscheidende Rolle.
• Stimmen Sie in Ihrem Unternehmen das Online-Meeting-Equipment auf Ihre Sitzungszimmer ab. Je nach Raumgrösse variiert auch die ideale Anzahl Mikrofone, die optimale Grösse des Monitors sowie die Kameraposition.
• Und vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeitenden mit den entsprechenden digitalen Kompetenzen auszustatten, damit diese das Online-Meeting-Equipment zielführend einsetzen können. Oft sind es nur ein paar Klicks zur richtigen Zeit, die aus einem 0815-Online-Meeting ein virtuelles Erfolgserlebnis machen.

Unser Spezialisten-Team unterstützt Sie gerne dabei, digital noch erfolgreicher zu arbeiten. Melden Sie sich unverbindlich bei uns. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.