6 Sünden in Power BI

Im täglichen Geschäft hat sich Power BI bei uns als unentbehrliches Werkzeug etabliert. Wir schätzen es für seine Fähigkeit, uns durch interaktive Datenvisualisierung zu klaren Erkenntnissen und fundierten Geschäftsentscheidungen zu führen. Es ist ein geniales Datenanalysetool, das wir uns kaum mehr aus dem Alltag wegdenken können.

Trotz seiner Stärken hat das Power-Tool von Microsoft auch so seine Tücken. Deshalb möchte ich heute sechs gängige Fehler aufzeigen, die man in Power BI leicht begehen kann – und Tipps geben, wie man diese Fehler umschifft.

Sünde #1: Ohne Struktur in Power BI starten

Ein guter Plan ist die halbe Miete. Bevor du in Power BI eintauchst, solltest du eine klare Struktur festlegen. Dies erleichtert nicht nur den Einstieg, sondern vermeidet auch künftiges Chaos. Hier macht es Sinn, sich zunächst über zwei Ebenen Gedanken zu machen: zum Aufbau verschiedener Workspaces und zu den Reports, die Teil dieser Workspaces sind.

Strukturierung von Workspaces

Einsteiger:innen mögen versucht sein, einfach einen Workspace (Arbeitsbereich) zu eröffnen, alle Datenquellen anzuhängen und loszulegen. Vorsicht: Ohne Struktur wird es schnell unübersichtlich. Insbesondere bei der Berechtigungsvergabe kann dies zu Kopfschmerzen führen. Denn: Eine individuelle Freigabe von Reports ist zwar möglich, aber mit administrativem Aufwand verbunden.

Unsere Empfehlung:
Definiere zuerst, welche Anspruchsgruppen in deinem Unternehmen vorhanden sind. Man könnte beispielsweise zwei bis drei Hierarchiestufen festlegen:

• Management
• Team-Leader:innen
• Interne Prozesse für alle Mitarbeitenden

Überlege dann, wie viele Arbeitsbereiche du wirklich brauchst und wo Reports veröffentlicht werden sollen. Erstelle ein grobes Berechtigungskonzept, sodass klar ist, wer Zugriff auf was haben darf. Mit Row-Level-Security kannst du sicherstellen, dass Nutzer:innen nur die für sie relevanten Daten sehen können. Mitarbeitende z. B. ihre Ferienguthaben oder Kunden bestimmte Auswertungen.

Strukturierung von Reports

Bei der Report-Erstellung gibt es zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten – doch ohne einheitliches Konzept verliert man schnell den Corporate-Identity-Rahmen aus den Augen.

Unsere Empfehlung:
Definiere einen einheitlichen CI-Standard mit Platzhaltern, die individuell angepasst werden können. Dies fördert den Wiedererkennungswert und hilft allen Nutzer:innen, sich schneller zurechtzufinden. Halte Filter immer am gleichen Ort, nutze einheitliche Kacheln und immer dieselben Farben. Erstelle ein Vorlage-File, das für neue Reports genutzt werden kann, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Das Dataset kann dann im zweiten Schritt individuell angepasst werden.

Sünde #2: Überdetaillierte Power-BI-Reports publishen

Weniger ist oft mehr. Das ist besonders wahr, wenn es um Power-BI-Reports geht. Zu viele Informationen auf einmal zu präsentieren, ist suboptimal – und hierbei sind wir selbst oft die grössten Sünder. Die Herausforderung entsteht, weil die Bedürfnisse der Reportnutzer variieren:

• Das Management benötigt eine globale Übersicht, z. B. über SLA-Fälle (ein spezifischer Case) und die Aufteilung von produktiver und unproduktiver Zeit.
• Teamleiter:innen möchten detaillierte Einblicke in ihr Team, oft durch ein Kuchendiagramm mit einzelnen Mitarbeitenden dargestellt.
• Die Mitarbeitenden hingegen sind meist nur an ihren persönlichen Daten interessiert, wofür zwei bis drei Diagramme ausreichen würden.

Werden all diese Informationen auf eine einzige Seite gepackt, verliert man schnell den Überblick. Wichtige Kennzahlen verschwinden aus dem Sichtfeld.

Unsere Empfehlung:
Keep it simple. Nicht jeder Report muss für alle sein. Es ist oft sinnvoller, Reports auf die verschiedenen Anspruchsgruppen zuzuschneiden. Dies kann zwar zunächst mehr Aufwand bedeuten, doch der Nutzen – klar verständliche und vertrauenswürdige Reports – wiegt das auf.

Ein weiterer Tipp für die Übersichtlichkeit ist die Einrichtung einer «Mobile View». Hierbei sollten Inhalte so angeordnet werden, dass sie auch auf kleineren Bildschirmen schnell erfassbar sind. So behältst du auch unterwegs am Smartphone den Überblick.

Mit einem fokussierten Ansatz wird dein Reporting nicht nur klarer, sondern auch effektiver.

Sünde #3: Validierung der Datasets in Power BI vernachlässigen

Aktualität und Verlässlichkeit sind das A und O. In Power BI muss man sich auf die Daten verlassen können. Deshalb ist es wichtig, dass diese nicht nur regelmässig aktualisiert, sondern auch validiert werden. Es ist in vielen Fällen nicht offensichtlich, ob beispielsweise die Daten vom Vortag durch einen automatisierten Export bereits in das Dataset integriert wurden.

Unsere Empfehlung:
Integriere zusätzliche Validierungsmechanismen. Beim Exportieren oder Zusammenführen von Daten sollte beispielsweise die Anzahl der Zeilen im Dataset, mit denen im CRM-System abgeglichen werden. Sollte es hierbei zu Unstimmigkeiten kommen, muss umgehend eine Fehlermeldung an die verantwortliche Person gesendet werden.

Ein weiterer Schritt zur Transparenz ist, das Datum des letzten Exports direkt im Report sichtbar zu machen. Dies gibt den Nutzer:innen die Sicherheit, dass sie mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Mit diesen Massnahmen stärkst du das Vertrauen in die Datenqualität und sorgst für Berichte, auf die sich jeder verlassen kann.

Sünde #4: Keine Verantwortlichkeit für Power-BI-Reports definieren

Jeder Report braucht seinen Kapitän. Ein häufiger Fehler in der Report-Gestaltung: keine klar definierten Verantwortlichkeiten. Wenn Anpassungen an einem Report notwendig sind, sollte nicht jeder nach Belieben Änderungen vornehmen können. Dies führt nur zu Verwirrung und Inkonsistenzen.

Nehmen wir als Beispiel unseren Sales-Report: Änderungswünsche sollten nicht wahllos, sondern gezielt an die dafür verantwortliche Person gerichtet werden. Erst nach deren fachlicher Einschätzung und Freigabe sollte das Entwicklungsteam mit dem «Umbau» beginnen.

Unsere Empfehlung:
Schaffe eine klare Trennlinie zwischen dem Eigentümer des Reports (Ownership) und dem Ersteller. Nutze die vorhandenen Features für das Report-Management.

Ein guter Report-Review-Prozess könnte so aussehen:

• Der Entwickler baut den Report in einer Testumgebung auf oder führt dort Änderungen durch
• Die Testumgebung dient dazu, direkt die richtige Person – den Owner – zu informieren
• Der Owner prüft und gibt die Anpassungen im Test-Workspace frei
• Nach der Freigabe wird der Report automatisch in der produktiven Umgebung veröffentlicht

Ein solches Vorgehen stellt sicher, dass Änderungen überlegt und kontrolliert erfolgen.

Sünde #5: Zusammenarbeit in Power BI nicht regeln

Teamwork macht den Traum zur Wirklichkeit – wenn es richtig gemacht wird. Power BI wird erst richtig mächtig, wenn es sich im Unternehmen etabliert hat, wenn viele mit den Reports arbeiten und sie stetig optimiert werden. Doch genau hier liegt die Tücke: Ohne klare Regeln für die Zusammenarbeit können schnell Probleme auftreten.

In der Vergangenheit lud man den Report lokal herunter, nahm Änderungen vor und lud ihn wieder hoch. Heute ist das direkte Bearbeiten in SharePoint zwar möglich. Aber es gibt eine Falle: Das gleichzeitige Bearbeiten ist noch nicht ideal gelöst, was zu Konflikten bei den Änderungen führen kann.

Unsere Empfehlung:
Fürs Erste solltet ihr auf simultane Modifikationen verzichten und stattdessen die Check-in- und Check-out-Funktionen von SharePoint nutzen. So wird sichergestellt, dass zu jedem Zeitpunkt nur eine Person Änderungen vornimmt und diese auch korrekt in den Report einfliessen.

Eine gut durchdachte Vorgehensweise und die richtigen Tools stellen sicher, dass die Reports immer auf dem neuesten Stand und fehlerfrei sind.

Sünde #6: Neue Features für Power BI verpassen

Immer auf dem neuesten Stand bleiben. Power BI ist ein sich ständig weiterentwickelndes Tool, das regelmässig mit neuen Features und Verbesserungen aufwartet. Es sieht gefühlt jeden Monat wieder neu aus. Wer hier nicht am Ball bleibt, verpasst wichtige Innovationen, die die Arbeit erleichtern und die Analysemöglichkeiten erweitern können.

Ein regelmässiger Blick in den «Changelog» von Power BI ist essentiel. Dort erfährst du, welche neuen Funktionen hinzugekommen sind und wie man sie am besten für die eigenen Zwecke nutzt.

Unsere Empfehlung:
Lass dich nicht von der Geschwindigkeit der digitalen Transformation überholen. Unsere Experten sind stets auf dem Laufenden und helfen dir, digital erfolgreich zu sein. Folge unserem Blog, unseren Social-Media-Kanälen und zögere nicht, uns zu kontaktieren, wenn du Fragen hast oder Unterstützung brauchst. So verpasst du keine Innovationen in Power BI und kannst die volle Leistungsfähigkeit des Tools für dein Business nutzen.

Zusammenfassung: Power-BI-Sünden

Abschliessend lässt sich sagen, dass Power BI ein mächtiges Werkzeug ist, das – richtig eingesetzt – einen enormen Mehrwert für dein Unternehmen schaffen kann.

Achte insbesondere auf folgende Punkte, damit du die zuvor genannten Sünden vermeiden kannst:

• Sorge für eine klare Struktur
• Vermeide überladene Reports
• Stelle sicher, dass deine Daten stets aktuell und verlässlich sind
• Definiere Verantwortlichkeiten
• Regle die Zusammenarbeit
• Bleibe immer auf dem neuesten Stand der Features

Beachte diese Tipps – dann wird Power BI zu einem starken Partner für datengestützte Entscheidungen und strategische Weitsicht in deinem Business.

Jetzt kennst du die sechs Sünden in Power BI. Nochmals alles in einem anderen Format Revue passieren lassen? Schau dir jetzt das YouTube-Video dazu an: 6 Sünden in Power BI

Bleib neugierig, bleib innovativ und wenn du Unterstützung brauchst, sind wir nur einen Klick entfernt.