Egal ob Checklisten-Fanatiker, Post-it-Königin oder To-Do-List-Experte – das Thema Task-Management stellt für alle eine Herausforderung dar. Unternehmen eingeschlossen. Denn meistens haben Führungskräfte und Mitarbeitende zu wenig Zeit, um allen Aufgaben im Unternehmen nachzugehen. Es wird verschoben und delegiert und wieder geht Zeit flöten.
Doch warum scheitern so viele Unternehmen, wenn es ums Task-Management geht?
Dieser Blogbeitrag weist auf drei Probleme beim Task-Management hin und präsentiert Ihnen passende Lösungsansätze.
In der Praxis stossen wir immer wieder auf diese drei Gründe, warum Unternehmen im Task-Management scheitern:
#1 Aufgaben werden an unterschiedlichen Orten gesammelt
#2 Die Zeit-Komponente von Aufgaben wird ausser Acht gelassen
#3 Aufgaben sind nicht teamverfügbar
#1 Aufgaben werden an unterschiedlichen Orten gesammelt
Oft werden Aufgaben an mehreren Orten bzw. in mehreren Listen gesammelt – offline und online.
Offline: Auf Post-its, auf Fresszetteln, auf To-Do-Listen, in den Sitzungsnotizen, im Notizbuch, in der Papier-Agenda, auf ausgedruckten Sitzungsprotokollen etc.
Online: Im Mail-Posteingang, als Outlook-Aufgabe, im firmeneigenen CRM, in der Businesssoftware, in Microsoft Lists, in Microsoft Planner, in Microsoft To Do, in OneNote Sitzungsprotokollen, in Teams-Beiträgen, in Chat-Nachrichten etc.
Kein Wunder, dass so der Überblick fehlt. Eine übergreifende Aufgabenübersicht sowie eine benutzer-, team- oder projektübergreifende Synchronisierung fehlt. Wie soll so ein effizientes Task-Management im Unternehmen erfolgen?
Überlegen Sie sich einmal, wie viel Zeit Sie einsparen könnten, wenn Sie sich Ihre Aufgaben nicht mehr ständig «zusammensuchen» müssten. Ein Blick in Ihre persönliche Aufgabenliste reicht, um einen Überblick zu haben. Schon können Sie mit dem Abarbeiten loslegen. Task-Management muss nicht mühsam sein.
Lösungsansatz: Bestimmen Sie in Ihrem Unternehmen einen Ort, an dem Ihre Mitarbeitenden unternehmensrelevante Aufgaben sammeln und verwalten. Bestenfalls handelt es sich dabei um eine cloud-basierte Plattform, die für alle Teammitglieder verfügbar ist.
Tipp: Falls Sie oft unterwegs sind, lohnt es sich eine Plattform auszuwählen, welche auch eine benutzerfreundliche App für Ihr Handy zur Verfügung stellt, beispielsweise Microsoft To Do.
#2 Die Zeit-Komponente von Aufgaben wird ausser Acht gelassen
Fakt ist: Leute mit Ambitionen haben immer zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben.
Ständig treffe ich auf Führungskräfte mit tiefroten Outlook-Aufgabenlisten. Überfällige Aufgaben. Mir ging es bis vor einigen Jahren nicht anders.
Das Problem: Eine reine Aufgabenliste vernachlässigt die Zeit-Komponente von Aufgaben. Drei Aufgaben können 30 Minuten oder auch einen halben Tag in Anspruch nehmen. Wie wollen Sie also Ihre Kapazität richtig einteilen, wenn Sie nicht auf einen Blick sehen, wie viel Zeit Ihr Aufgaben in Anspruch nehmen werden?
Ohne Einplanung werden Sie Ihre Aufgaben weiterhin vor sich hinschieben. Dann wird es nichts mit dem effizienten Task-Management. Dazu kommt, dass aufgeschobene Aufgaben uns mit einem unguten Gefühl übermannen. Als ob wir ständig einen grossen, schweren «Rucksack» mit uns rumschleppen würden. Bereits die Analogie hört sich ungesund an, nicht?
Lösungsansatz: Werfen Sie Ballast ab. Schaffen Sie sich Raum für das Erledigen von Aufgaben. Arbeiten Sie mit Aufgaben-Blocker oder planen Sie sich zeitkritische Aufgaben fix in Ihrem Kalender ein. So schaffen Sie eine gesunde Basis für Ihr Task-Management im Unternehmen.
#3 Aufgaben sind nicht teamverfügbar
Bei Aufgaben herrscht immer noch ein «Silo-Denken». Jeder hortet seine Aufgaben in seinem stillen Kämmerchen bis diese erledigt sind. Wer will schon zugeben, dass er oder sie eine riesige Aufgabenliste mit sich rumschleppt?
Keine gute Voraussetzung für ein effizientes Task-Management.
Denn: Dadurch unterbrechen Sie den Informationsfluss im Unternehmen. Viel Zeit geht bei Rückfragen und Statusupdates verloren. Im schlimmsten Fall arbeiten zwei Mitarbeitende an derselben Aufgabe oder an einer Aufgabe, die gar nicht (mehr) relevant ist. Ein Leck im Informationsfluss kann Sie also in Ihrer Effizienz einschränken.
Das ist in etwa so, als ob Sie sich mit zehn Freunden zum Bräteln treffen und jeder etwas mitnimmt – jedoch ohne Absprache. So haben Sie vielleicht zehn Cervelas und vier Kartoffelsalate, aber kein Bier vor Ort. Unschön, oder?
Ich nenne diese Analogie gerne den «Picknick-Effekt». Dazu gibt es übrigens auch eine Podcastfolge von mir mit weiteren Beispielen:
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Lösungsansatz: Nutzen Sie eine cloud-basierte Plattform, die für alle Mitarbeitenden verfügbar ist, um Aufgaben zu erfassen und zu verwalten. Jede Aufgabe sollte «gratis» – also ohne Mehraufwand – für Ihr Team verfügbar sein. Rückfragen und Statusupdates werden dadurch grösstenteils überflüssig. Auf diese Weise können Sie Ihrem verstaubten Task-Management einen neuen Glanz verleihen.
Zusammenfassung: Diese drei Punkte sollten Sie beim Task-Management beachten
Damit Ihr Unternehmen das Task-Management erfolgreich meistern kann, sollten Sie diese drei Punkte beachten:
- Bestimmen Sie einen Ort, an welchem alle Aufgaben im Unternehmen zentralisiert erfasst und verwaltet werden.
- Ordnen Sie Ihren Aufgaben eine Zeit-Komponente zu und planen Sie sich zeitkritische Aufgaben im Kalender ein.
- Machen Sie Ihre Aufgaben teamverfügbar, indem Sie eine cloud-basierte Plattform nutzen.
Bereit für ein erfolgreiches Task-Management?
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Patrick Müller
Owner & Chairman
