Klingt doch verlockend, das papierlose Büro. Wie das funktioniert? Microsoft OneNote macht’s möglich. Bei den vielen Vorurteilen kann die Begeisterung für OneNote jedoch schnell verloren gehen. Dass diese Vorurteile nicht unbegründet sind, aber auch geschickt umgangen werden können, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.
Vorurteil #1: Warum überhaupt OneNote, ich habe auch ohne überlebt?
Sie fragen sich, ob Sie wirklich noch ein weiteres Tool in Ihrem Unternehmen einführen sollen? Eine berechtige Frage.
Andererseits haben Sie schon gehört, wie leicht OneNote zu bedienen ist. Wir versichern Ihnen, in den meisten Unternehmen wird OneNote bereits von mindestens einem Mitarbeitenden verwendet. Was so häufig genutzt wird – das muss ja fast seine Vorteile haben.
Denn OneNote ermöglicht es Ihnen:
- Ihre privaten und geschäftlichen Notizen immer bei Ihnen zu haben.
- Keinen riesigen Papierstapel von Meeting zu Meeting schleppen zu müssen.
- Ihren Arbeitskollegen Zugriff auf aktuelle Meeting-Protokolle oder Skizzen zu geben.
- Zeit- und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten.
Die Einführung einer neuen Applikation ist immer mit Aufwand verbunden. Dies ist unbestritten. Doch wenn wir bei der iTrust auf unsere sechsjährige Coachingerfahrung zurückschauen, so können wir definitiv bestätigen: Der Nutzen ist bei weitem grösser als der Aufwand. Natürlich müssen Sie nicht gleich Ihren Notizblock verbrennen, wie dies einer unserer Kunden gemacht hat.
Es ist Ihnen überlassen, ob Sie diesen als Andenken behalten möchten. Doch wir versichern Ihnen: In Kombination mit einem Coaching werden die Vorteile von OneNote Sie schnell überzeugen. Ausserdem harmoniert OneNote als Teil der Microsoft-Office Palette bestens mit den weiteren Office-Produkten.
Vorurteil #2: OneNote hat keine Struktur
Egal in welcher Branche, in nahezu jedem Coaching erleben wir mindestens einen Teilnehmenden mit einer klaren Position: OneNote hat keine Struktur und ist unübersichtlich! Bei einem Blick in sein Notizbuch wird deutlich: Recht hat er. Ihnen geht es gleich?
Denn kaum haben Ihre Kollegen davon gehört, dass auch Sie OneNote verwenden, werden Massen an Notizbüchern mit Ihnen geteilt. Die gesuchten Informationen hinter verschachtelten Abschnittsgruppen und mystischen Seitentiteln zu finden, kann Zeit und Nerven kosten. Sie sehnen sich nach Ihren schön sortierten Hängeregistern oder Ihrem persönlichen Notizbuch? Absolut verständlich.
Wie so vieles im Leben brauchen auch unsere digitalen Tools eine klare Struktur. OneNote ist dabei keine Ausnahme. Die Applikation bietet uns aber die Möglichkeit, Notizen nach unserem persönlichen Geschmack zu erfassen. Sei dies in Tabellenform, künstlerischen Zeichnungen oder Mindmaps. Den persönlichen Vorlieben sind keine Grenzen gesetzt.
Doch wie können nun die verschiedenen Vorlieben in einem gemeinsamen Projekt und Notizbuch vereint werden? Hier müssen wir Sie leider enttäuschen. Microsoft OneNote nimmt uns diese Arbeit (noch) nicht ab. Zudem gibt es keine Standardlösung für alle Unternehmen. Denn jedes Unternehmen ist anders und genauso die individuellen Bedürfnisse.
Doch OneNote kann die Zusammenarbeit im Unternehmen wesentlich vereinfachen. Um eine klare Struktur zu entwickeln, schlagen wir folgendes vor:
- Bringen Sie Personen aus allen Abteilungen an einen Tisch
- Entwickeln Sie eine klare Struktur für Notizbücher, Abschnittsgruppen, Abschnitte & Seiten
- Einigen Sie sich auf eine klare Benennung der einzelnen Strukturelemente
Das Erarbeiten einer gemeinsamen Struktur benötigt etwas Zeit, jedoch entwickeln Sie nur so eine Struktur, welche auch in der Praxis besteht und Ihnen Zeit und vor allem Nerven spart.
Und zum Schluss noch ein Vorteil gegenüber jeder physischen Ablage: Die Volltextsuche im OneNote durchsucht nicht nur sämtliche Notizbücher, sondern auch im OneNote abgelegte Bilder, Dokumente und Präsentationen. Also klicken Sie sich nicht mehr durch Notizbücher und Abschnitte, finden Sie direkt die gesuchten Informationen.
Vorurteil #3: OneNote ist langsam
Sie haben sich entschieden, OneNote auszuprobieren? Und Sie haben schnell gemerkt, wie leicht OneNote zu bedienen ist?
Ihre Skepsis legt sich schnell und voller Eifer speichern Sie Ihre Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen in Ihren digitalen Notizbüchern ab.
Doch bald folgt die Ernüchterung, OneNote wird langsam oder Sie haben sogar Ihren maximalen Speicherplatz erreicht. Glauben Sie mir, Sie sind nicht allein. Und damit räume ich gleich mit einem Mythos auf:
OneNote ist KEIN Datenspeicherort. OneNote ist ein digitales Notizbuch. Sie drucken doch auch nicht jede Präsentation aus und kleben Sie in ihr physisches Notizbuch.
Denn was passiert, wenn eine Präsentation in Ihrer Dateiablage UND im OneNote gespeichert ist? Sie wissen nicht, welche Anpassungen in welchem Dokument vorgenommen wurden und es entsteht ein riesiger Aufwand, die beiden Dokumente zu konsolidieren.
Deshalb verlinken Sie im OneNote auf die entsprechenden Dokumente und arbeiten Sie alle gemeinsam an einer Version. Notizen zu Meetings halten Sie digital und für alle Teammitglieder verfügbar im OneNote fest. Und ich versichere Ihnen, so ist OneNote überhaupt nicht langsam.
Doch warum entstehen solche Mythen? Häufig werden neue Tools nur durch ein Mail der Geschäftsleitung oder der IT ‘eingeführt’. Eine Einführung zum Umgang mit den neuen Tools fehlt, Ihre Mitarbeitenden sind auf sich allein gestellt. Einige werden sich in den neuen Tools versuchen, andere diese gar nicht beachten. Eine einheitliche Nutzung wird aber definitiv nicht entstehen. Doch erst diese bringt häufig den grossen Nutzen für ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden.
Sie haben sich ebenfalls überlegt, ein neues Tool einzuführen? Wir begleiten Sie gerne in der Einführung und Umsetzung der O365-Produkte und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Tools verstehen und richtig einsetzen.
Vorurteil #4: Einen Laptop im Meeting zu benutzen ist unsympathisch
Ein physisches Meeting lebt von der Interaktion der Teilnehmer. Häufig treffen wir folgende Situation an: Kaum wird im Unternehmen von Digitalisierung gesprochen, schleppen alle Ihre Laptops ins Meeting. Die Folge? Mehr als 90% der Teilnehmer schweifen mindestens einmal pro Meeting ab und 3/4 der Teilnehmer arbeiten an etwas anderem (Quelle: Atlassian). Zu verlockend ist es, noch kurz ein Mail zu beantworten. Die Interaktionen im Meeting? Tendieren gegen Null, wenn alle auf Ihre Bildschirme starren.
Ausserdem fühlen Sie sich Ihrer Kreativität beraubt, wenn Sie keine Skizzen mehr zu Ihren Handnotizen anfertigen können? Recht haben Sie, meint auch die Wissenschaft: Mueller & Oppenheimer (2014) fanden heraus, dass Notizen, welche handschriftlich erfasst wurden, besser im Gedächtnis bleiben, als Notizen, welche am Laptop erfasst wurden.
Deshalb müssen Sie aber nicht gleich auf OneNote verzichten. Nutzen Sie Ihren Laptop einfach als Tablet. Ihr Bildschirm ist nun für alle Meetingteilnehmer ersichtlich und die soziale Kontrolle führt dazu, dass Sie sich voll und ganz dem Meeting widmen. Ausserdem ist OneNote als digitales Notizbuch sogar dafür gedacht, Notizen handschriftlich zu erfassen. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt und bei Bedarf verwandelt OneNote Ihre Handnotizen auch wieder in einen Text.
Vorurteil #5: Meine Ideen werden überschrieben
Sie haben es geschafft, Sie nutzen OneNote regelmässig, fertigen handschriftliche Notizen an und teilen diese mit Ihren Kollegen. Gratulation, Sie sind auf dem besten Weg zu einem digitalen Champion.
Doch dann ereignet sich folgendes: Sie arbeiten an einem gemeinsamen Projekt und haben nach stundenlanger Konzentration DIE Idee? Voller Zufriedenheit warten Sie nur darauf, Ihre grosse Idee am nächsten Tag dem Team vorzustellen. Doch am Morgen kommt der Schock: Ihre Notizen vom Vorabend sehen auf einmal ganz anders aus.
Ihre Überraschung oder Ihr Ärger sind verständlich. Doch deswegen müssen Sie nicht gleich wieder Ihren mittlerweile verstaubten Notizblock suchen. Gehen Sie erst einmal folgenden Fragen nach:
Ist es entscheidend, dass die Idee von Ihnen und zwar nur von Ihnen kommt? Wenn Sie zu einem klaren Ja kommen, dann sollten Sie sich vielleicht Gedanken über Ihre Unternehmenskultur machen. Und diesen Artikel über positiven und negativen Wettbewerb von Mike Robbins lesen.
Ist es nicht im Sinne des Teams, Ideen gemeinsam weiterzuentwickeln? Wenn ja, dann ist ja überhaupt nichts passiert.
Selbstverständlich kann über die Weiterentwicklung diskutiert werden. Deshalb nehmen Sie ja am Meeting teil. Anstatt dass die Idee im Meeting präsentiert wird, haben Ihre Teammitglieder die Zeit genutzt und bereits an der Weiterentwicklung gearbeitet. So haben Sie alle Zeit gespart. Sollten Sie auch diese Frage mit nein beantworten, dann verweise ich Sie wiederum auf den obigen Punkt.
Sie möchten nochmals den gestrigen Stand Ihrer Notizen sehen? Überhaupt kein Problem. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Seite und anschliessend auf ‘Seitenversionen anzeigen’. Schon sehen Sie die automatisch gespeicherten Versionen mit Datum. Je nach Bedarf können Sie Ihre gewünschte Version auch nochmals abspeichern.
Wie Sie sehen, dient OneNote der gemeinsamen Erarbeitung von Inhalten, was allen Teammitgliedern Zeit spart. Und mit zwei Klicks werden auch vergessen geglaubte Inhalte wieder zum Leben erweckt.
Zusammenfassung
OneNote ist ein mächtiges Werkzeug für Notizen und Zusammenarbeit im Team. Es existieren allerdings einige Vorurteile gegen OneNote:
- OneNote ist ein zusätzliches Werkzeug und damit ergibt sich ein initialer Mehraufwand. Dieser Initialaufwand wird aber durch viel Nutzen in der persönlichen Arbeitstechnik und im Team wett gemacht.
- Einige Leute empfinden OneNote als chaotisch und strukturlos. Wir empfehlen gemeinsame Regeln aufzustellen, wie OneNote im Unternehmen strukturiert werden soll.
- Da OneNote so viele Vorteile aufweist, neigen Anwender dazu, auch Word, Powerpoint und Excel Dateien in OneNote zu speichern. Dafür ist OneNote nicht konzipiert – verwenden Sie stattdessen Links auf Dokumente auf der Dateiablage oder SharePoint.
- Menschen lieben Ihren Kugelschreiber oder Füllfederhalter. Wenn Sie auf den digitalen Stift umsteigen, können Sie weiterhin Ihre handschriftlichen Notizen erfassen – direkt in OneNote.
- OneNote eignet sich auch als Zusammenarbeitsplattform für gemeinsame Notizen. Wenn Mitarbeitende Ihre Notizen anpassen oder gar überschreiben, können Sie Ihre Version wieder zurückholen.
Patrick Müller
Owner & Chairman
