Was ist Microsoft 365? Der Malkasten-Vergleich
Die Grundfarben, die du wahrscheinlich gut kennst – Word, Excel, PowerPoint und Outlook – sind mittlerweile um zeitgemässe Tools wie Microsoft Teams, OneNote, To Do, Planner, SharePoint und OneDrive ergänzt worden. Diese Anwendungen sind aus dem beruflichen Alltag kaum mehr wegzudenken.
Doch diese Entwicklung ist nicht einfach zu managen. Ich stelle in der Praxis oft fest, dass in vielen Unternehmen ein Chaos im Umgang mit dem M365-Malkasten herrscht. Funktionen und Tools werden durcheinandergebracht, es fehlt an klaren Vorgaben für den effektiven Einsatz und neue Tools werden eingeführt, ohne dass man den Mitarbeitenden zeigt, wie sie diese optimal nutzen können.
Das Resultat:
Die Grundfarben von Microsoft 365
In vielen Unternehmen wird M365 bereits genutzt. Es wird jedoch oft nur ein Bruchteil des gesamten Potenzials ausgeschöpft. Viele malen lediglich mit den Grundfarben – also mit den Klassikern wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Die Palette hat sich aber stark erweitert und in den letzten Jahren haben sich zusätzliche Tools als essentiell herausgestellt:
- Microsoft Teams ist das Kommunikations- und Kollaborationstool, das sich zum Herzstück vieler digitaler Arbeitsplätze entwickelt hat.
- Microsoft To Do und Planner sind unverzichtbar geworden, um Aufgaben effizient zu verwalten.
- OneNote dient als digitales Notizbuch, das Gedanken und Ideen festhält.
- SharePoint und OneDrive teilen sich die Rolle der Datenspeicherung – OneDrive für individuelle und SharePoint für teamrelevante Daten.
M365-Grundfarben, die oft vermischt werden
Daten geschickt ablegen
SharePoint, OneDrive und Teams sind die Werkzeuge für Datenspeicherung und -organisation:
- Nutze OneDrive für deine persönlichen Daten – hier sind Dokumente und Informationen sicher aufgehoben, auf die nur du Zugriff haben solltest.
- SharePoint ist der Ort für Teamdaten, wo gemeinsame Dokumente und Ressourcen verwaltet werden.
- Microsoft Teams fungiert als Tor zu diesen beiden Plattformen und macht es einfach, auf alle Ressourcen zuzugreifen.
Für eine visuelle Anleitung, wie diese Tools zusammenarbeiten, gibt es ein hilfreiches YouTube-Video: OneDrive vs. SharePoint vs. MS Teams.
Aufgabenmanagement klug angehen
Planner und To Do sind deine Assistenten für das Aufgabenmanagement:
- To Do ist ideal für deine persönlichen Aufgaben, die du selbst im Blick behalten willst. Hier findest du auch Aufgaben, die aus Outlook und OneNote übernommen werden.
- Planner hingegen ist perfekt geeignet, um Aufgaben zu organisieren, die für dein gesamtes Team relevant sind.
Du willst dein Aufgabenmanagement auf das nächste Level bringen? Lese den Blogbeitrag: Microsoft To Do und Planner – 10 Tipps.
Kommunikation meistern
Teams und Outlook spielen eine zentrale Rolle in der Kommunikation:
- Teams solltest du für alle internen Gespräche und für externe Kommunikation nutzen, die in einem Team-Kontext stattfindet
- Outlook bleibt unangefochten für die externe Kommunikation, die ausserhalb des Teams-Kontextes stattfindet.
Du willst mehr über diese Kombination erfahren? Lesen den Blogbeitrag: Teams und Outlook – so holst du das Beste aus den Tools heraus.
Indem du diese Tools in ihrer vorgesehenen Rolle nutzt, kannst du sicherstellen, dass deine Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch strukturierter wird. Du vermeidest die Vermischung von Farben, die das Gesamtbild deiner digitalen Arbeitsumgebung stören könnte. Mit ein wenig Übung und den richtigen Techniken wirst du sehen, wie dein «digitales Gemälde» zum Leben erwacht.
Richtige Künstler malen jedoch nicht nur mit den Grundfarben. Darum solltest du unbedingt auch die Zusatzfarben im M365-Malkasten kennen – here we go.
Die M365-Zusatzfarben – wo die wahre Power drin steckt
Dein Unternehmen beherrscht das Handwerk mit den Grundfarben? Gut, dann ist es Zeit für die nächste Stufe: die Zusatzfarben der Microsoft Power Platform. Diese Tools ermöglichen es dir, Arbeitsabläufe zu automatisieren, eigene Apps zu entwickeln und Daten zu analysieren:
- Power Automate erlaubt es dir, Workflows über verschiedene Anwendungen hinweg zu erstellen – und das mit wenig Programmieraufwand.
- Power Apps gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um individuelle Anwendungen zu gestalten, die deine Automatisierungen unterstützen.
- Power BI ist das Tool von Microsoft, um Daten zu sammeln, zu verwalten und zu visualisieren. Die Reports erlauben es den Mitarbeitenden, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Der Start mit diesen Tools ist bereits mit einer normalen M365-Lizenz möglich. Für eine grössere Auswahl an Funktionalitäten sind Zusatzlizenzen notwendig. Mehr zu diesen Tools der Power Platform gibt’s in unseren Blogartikeln oder in den Videos auf YouTube.
Die neuste, sehr wichtige Zusatzfarbe im Malkasten ist der M365-Copilot: Der KI-Assistent von Microsoft, der eine neue Ära der Produktivität einläutet,
Natürlich gibt es noch viele weitere Farben im M365-Malkasten, wie zum Beispiel Intune, Autopilot, Project, Yammer, Visio oder Forms. Haben wir aus deiner Sicht ein wichtiges Tool vernachlässigt? Melde dich gerne bei uns. 👍
M365 effizient nutzen – Zusammenfassung
Microsoft 365 bietet eine Fülle von Möglichkeiten – es liegt an dir, diesen Malkasten weise zu nutzen. Definiere deine Farbpalette, grenze die Tools ab und passe sie an die Bedürfnisse deines Teams an. Vergiss nicht, regelmässig zu überprüfen, ob deine Auswahl noch passt. Sei bereit, Neues zu lernen. Mit dem richtigen Verständnis und Einsatz von Microsoft 365 kannst du die Kunst der digitalen Transformation meistern – und wir helfen dir dabei, kleine Picassos in deinem Unternehmen zu fördern.
Wenn du Unterstützung benötigst, um deine perfekte M365-Farbauswahl zu treffen, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir bieten auch Coachings an, um sicherzustellen, dass jeder in deinem Team die Tools versteht und effektiv nutzen kann.
Patrick Müller
Owner & Chairman
