Top3-Gründe für ein Microsoft 365-Backup

Viele namhafte Unternehmen verzichten auf ein Microsoft 365-Backup. Ein Fehler.

Spannenderweise stand es bisher bei der Verwaltung von lokalen Servern im eigenen Hause ausser Frage, auf ein Backup zu verzichten. Wenn die Daten jedoch in die Cloud migriert werden, rückt das Backup plötzlich in den Hintergrund. Und das, obwohl wir vor dem Wechsel in die Datenwolke oft eine gewisse Skepsis spüren.

Sobald die Daten dann aber beim Giganten Microsoft in der Cloud liegen, fühlen sich Unternehmen teilweise so sicher, dass sie auf ein Backup komplett verzichten. Das kann zu heiklen Situationen führen.

Darum möchten wir Ihnen in diesem Beitrag das Thema «Microsoft 365-Backup» näher bringen und Ihnen unsere Top3-Gründe dafür anhand von konkreten Beispielen aufzeigen:

Was ist ein Microsoft 365-Backup?
Wer ist für die Microsoft 365-Daten verantwortlich?
Grund 1: Versehentliche Löschung von Microsoft 365-Daten
Grund 2: Gesetzesvorschriften und Compliance-Anforderung
Grund 3: Sicherheitsbedrohungen für Microsoft 365-Daten
– Externe Sicherheitsbedrohungen
– Interne Sicherheitsbedrohungen
Zusammenfassung: Darum lohnt sich ein Microsoft 365-Backup

Was ist ein Microsoft 365-Backup?

Bei einem Microsoft 365-Backup legen Sie eine Kopie Ihrer Microsoft 365-Daten und -Strukturen zum Zeitpunkt X an einem zusätzlichen Speicherort ab.

Sie sichern also Ihre Daten aus der Microsoft 365-Welt, z. B. Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, OneNote und Co., nochmals spezifisch ab. Die Backup-Kopien werden je nach Bedürfnis täglich, wöchentlich oder monatlich abgelegt und gewährleisten den späteren Zugriff auf gelöschte oder verlorene Daten.

Wer ist für die Microsoft 365-Daten verantwortlich?

Sie. Sie sind verantwortlich für all Ihre Daten, die in Ihrer Microsoft 365-Welt umherschwirren.

Denn Microsoft lehnt mit dem «Shared Responsibility Model» jegliche Verantwortung für die Daten ab. Microsoft zeigt klar auf, dass sie zwar die Infrastruktur zur Verfügung stellt, aber weder für die Zugriffsrechte noch den Inhalt verantwortlich ist.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Ihr Admin im Unternehmen löscht versehentlich einen Tenant, also ihr Hauptkonto bei Microsoft 365. In diesem Fall hilft Ihnen Microsoft zwar bei der Wiederherstellung des Tenants, übernimmt aber keine Haftung für die verlorenen Daten. In einem solchen Fall erspart Ihnen das Microsoft 365-Backup viel Geld und Nerven.

Das bringt uns gleich zu Grund 1.

Grund 1: Versehentliche Löschung von Microsoft 365-Daten

«Bei modernen Plattformen hat man ja bereits die Möglichkeit, auf gelöschte Daten zuzugreifen. Warum also ein zusätzliches Microsoft 365-Backup?»

Dieses Argument hören wir oft. Tatsächlich können Sie gemäss den Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft beispielsweise auch nach dem Löschen via Papierkorb auf Mails oder Dokumente zugreifen. Aber:

Ein Monat bzw. drei Monate ist nicht gerade lange. Relevante Datenverluste fallen meist erst viel später auf.

Ein Beispiel: Ihr Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Sein Profil wird gelöscht und somit auch alle Mails und Daten. Nach einem halben Jahr trifft ein Rechtsfall ein. Die Mails von Ihrem ehemaligen Mitarbeiter wären klare Beweise gewesen. Diese sind jedoch – ohne Microsoft 365-Backup – nicht mehr verfügbar.

Das ist aber nicht der einzige Grund:

Grund 2: Gesetzesvorschriften und Compliance-Anforderung

Wir sind keine Anwälte. Aber es gibt teilweise auch regulatorische Vorschriften, die uns zwingen, ein Backup zu machen. Je nach Land und Branche können unterschiedliche Vorschriften gelten.

Ein Microsoft 365-Backup kann Ihnen dabei helfen, rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen zu erfüllen. Wir denken da beispielsweise an die Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsberichte (OR Art. 958f). Sobald Sie also Buchhaltungsunterlagen oder Verträge via Microsoft-Plattformen abwickeln, sollten Sie unbedingt auf ein Microsoft 365-Backup setzen, um sich langfristig abzusichern.

Weiter geht’s mit dem unserer Meinung nach wichtigsten Grund:

Grund 3: Sicherheitsbedrohungen für Microsoft 365-Daten

Externe Sicherheitsbedrohungen für Microsoft 365-Daten

Bestimmt haben Sie auch schon von Ransomware gehört. Dabei gelangen Kriminelle in Ihr Netzwerk, machen Ihre Daten unbrauchbar und verlangen Lösegeld. Auch wenn die Opfer bezahlen, erhalten sie nur in den seltensten Fällen ihre Daten wirklich zurück. Das kann zum Unternehmens-Untergang führen.

Dazu kann es kommen, wenn ein Hacker

• Ihr Passwort ausfindig macht: Er kann sich dann im gleichen Masse in Ihrem Firmennetzwerk bewegen, wie Sie es täglich tun.
• via Phishing-Mail Zugriff erhält: Ein Mitarbeiter öffnet beispielsweise via privates Webmail einen Link, der im Hintergrund unentdeckt Schadsoftware installiert. Diese ermöglicht den Zugriff auf die Unternehmensdaten oder verschlüsselt gleich automatisch alle erreichbaren Dateien.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das wir heute zu unseren Kunden zählen dürfen, hatte vor unserer Zeit einen solchen Fall. Daten wurden während eines Wochenendes unbemerkt verschlüsselt und dadurch unbrauchbar gemacht. Zum Glück konnte die Quelle eliminiert werden. Dank dem Microsoft 365-Backup waren die Daten nicht verloren. Trotzdem lag damals das komplette System des Unternehmens für einen Tag lahm. Stellen Sie sich vor, wie lange der Ausfall ohne Microsoft 365-Backup gedauert hätte. Das wünschen wir niemandem.

Interne Sicherheitsbedrohungen für Microsoft 365-Daten

Unterschätzen Sie interne Sicherheitsbedrohungen nicht. Dazu gehören beispielsweise frustrierte oder von der Konkurrenz abgeworbene Mitarbeitende, die Ihrem Unternehmen mit Absicht schaden wollen.

Ein Beispiel: Eine frustrierte Mitarbeiterin löscht als letzte Handlung im Unternehmen mutwillig wichtige Unternehmens-Dokumente. Sie erkennen den Verlust erst nach einem halben Jahr. Ohne Backup sind die Daten verloren. Mit einem Backup können Sie den damaligen Stand aufrufen und Ihre Daten zurückholen.

Ein Grund mehr, sich doppelt abzusichern und für ein Microsoft 365-Backup zu entscheiden.

Zusammenfassung: Diese Gründe sprechen für ein Microsoft 365-Backup

Grund 1: Versehentliche Löschung von Microsoft 365-Daten
Sie sind für Ihre Microsoft 365-Daten selber verantwortlich. Microsoft bietet zwar gemäss Aufbewahrungsrichtlinien einen gewissen Schutz für die ersten paar Monate nach dem Datenverlust. Sie sind damit aber bei längerfristigen Themen nicht genügend abgesichert.

Grund 2: Gesetzesvorschriften und Compliance-Anforderung
Ein Microsoft 365-Backup kann Ihnen dabei helfen, rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen zu erfüllen. Diese Bestimmungen und Vorschriften können je nach Branche und Land variieren. Mit dem Microsoft 365-Backup sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Grund 3: Sicherheitsbedrohungen für Microsoft 365-Daten (intern & extern)
Es gibt externe wie auch interne Sicherheitsbedrohungen: Extern können das Hacker sein, die via Ransomware Ihre Daten verschlüsseln und Lösegeld von Ihnen verlangen. Intern können Ihnen frustrierte oder von der Konkurrenz abgeworbene Mitarbeitende gefährlich werden. Schützen Sie sich mit einem Microsoft 365-Backup dagegen.

Sie haben noch kein Microsoft 365-Backup?

Haben Sie gerade mit Schrecken festgestellt, dass in Ihrem Unternehmen das Microsoft 365-Backup fehlt?

Melden Sie sich unverbindlich bei uns, um Ihre Situation zu besprechen. Microsoft 365-Backup-Lösungen kosten kein Vermögen, können Ihnen aber viele Sorgen ersparen – gerade wenn Grund 1 oder Grund 3 in Ihrem Unternehmen auftreten sollte.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören.