Microsoft Teams: Die 11 grössten Sünden

Sünden in Microsoft Teams. Davon gibt es einige. Gleich 11 Stück habe ich für dich zusammengetragen – vom kleinen Patzer bis zur strategischen Fehlentscheidung. Zugegeben: Ich bin auch nicht ganz sündenfrei unterwegs. Vor allem die Sünde #1 und Sünde #2 sind zu verlockend. 😅

Aber: Wenn du und dein Team in Microsoft Teams effizient zusammenarbeiten wollt, lohnt es sich wirklich, meine Sündensammlung aus eurem «Repertoire» zu streichen.

Du willst in Zukunft in keine Sünden-Falle mehr tappen? Dann lies dir jetzt die 11 grössten Microsoft-Teams-Sünden und meine Empfehlungen dazu durch:

Falls du mit Microsoft Teams noch nicht so viel am Hut hast, empfehlen wir dir zum Einstieg den Blogbeitrag «Microsoft Teams – Das Tor zur neuen Welt».

Sünde #1: Microsoft-Teams-Feed inkonsequent bearbeiten

Der Aktivitäten-Feed in Microsoft Teams zeigt alle für dich relevanten Benachrichtigungen an. Wenn du also mit Microsoft Teams arbeitest, wirst du im Feed regelmässig mit aufpoppenden Nachrichten und Aufgaben konfrontiert. Mal rasch mit dem Handy reingeschaut, die Nachricht gelesen – sie aber nicht direkt bearbeitet. Das ist gefährlich. Denn schwups, wird diese als gelesen markiert und geht in den Fluten der anderen Nachrichten unter.

Unsere Empfehlung: Betrachte Microsoft Teams als separaten Posteingang. Plane zwei- bis dreimal täglich feste Zeitblöcke ein, um den Aktivitäten-Feed konsequent abzuarbeiten. Beispielsweise morgens, mittags, abends. So behältst du den Überblick und vermeidest, dass wichtige Nachrichten bzw. Aufgaben untergehen.

Beiträge oder Nachrichten mit Aufträgen kannst du übrigens direkt als Aufgabe abspeichern. Klicke dafür bei der jeweiligen Teams-Nachricht oben rechts auf die drei Punkte, wähle die Funktion «Weitere Aktionen» aus und erstelle eine neue Aufgabe. Aussagekräftiger Titel, «Ablageort» wählen, Zuweisung machen, Deadline setzen. Fertig.

Sünde #2: Mit Chat-Nachrichten ablenken

Leute chatten gerne. Doch das Ablenkungspotenzial des Chats ist riesig. Denn jede Chat-Nachricht reisst uns Menschen aus der fokussierten Arbeit.

Vielleicht kennst du diese Situationen:

• Du meldest dich via private Chat-Nachricht mit einer spontanen, nicht dringenden Frage bei deiner Arbeitskollegin. Bei ihr poppt die Nachrichtenmeldung auf und schwups, ist es vorbei mit der konzentrierten Arbeit.
• Der Austausch in einem Meeting-Chat kann schnell an Eigendynamik aufnehmen und die Teilnehmenden vom Meeting ablenken.

Unsere Empfehlung: Jedes Unternehmen braucht klare Vorgaben, wofür der Microsoft-Teams-Chat genutzt wird. Wir setzen ihn zum Beispiel dann ein, wenn wir innert vier Stunden eine Antwort benötigen. Bei Meetings definieren wir jeweils kurz, wofür der Chat genutzt werden darf. Beispielsweise für Fragen und Inputs. Bestenfalls ist nebst dem Meeting-Leader eine weitere Person dafür zuständig, den Chat zu moderieren.

Du möchtest dich für die nächsten zwei Stunden ungestört in deine Aufgaben vertiefen? Setze deinen Microsoft-Teams-Status auf «Nicht stören», um Ablenkungen durch Chat-Nachrichten zu vermeiden.

Sünde #3: Microsoft-Teams-Beiträge nicht nutzen

Wir sind uns gewohnt, Mails zu schreiben und zu chatten. Daher haben Microsoft-Teams-Beiträge in Unternehmen einen schweren Stand.

Microsoft-Teams-Beiträge – also Nachrichten im Kanal – sind jedoch sehr wertvoll. Warum? Sie sind auf der Plattform verfügbar und für alle Teammitglieder sichtbar. Sie erscheinen in den Suchergebnissen und stehen auch neuen Teammitgliedern zur Verfügung.

Doch leider werden Teams-Beiträge oft gar nicht oder ineffizient genutzt:

• Informationen werden via Chat gesendet und sind somit nicht für alle zugänglich.
• Infos werden im falschen Kanal platziert.
• Infos beinhalten keine Notifikationen. Somit wird niemand konkret «angesprochen».
• Infos beinhalten keinen Betreff. Der Überblick im Kanal fehlt.

Unsere Empfehlung: Platziere alle teamrelevanten Informationen auf der Plattform – via Microsoft-Teams-Beitrag. Beachte dazu unsere 8 Tipps aus diesem Blogbeitrag «Microsoft-Teams-Beiträge nutzen wie ein Profi».

Sünde #4: Ordnerstruktur aus Explorer mit Teams-Kanälen abbilden

Das passiert tatsächlich fast allen, die ihre Daten vom Explorer ins Microsoft Teams bringen wollen. Sie denken an ihre bisherige, alte Struktur und erstellen für jeden Ordner einen Kanal. Achtung, Over-Engineering. Denn das ergibt eine viel zu komplizierte Teams-Struktur. Gerade wenn jeder Mitarbeitende eigenständig Teams und Channels eröffnen kann, endet das in einem Channel-Wildwuchs.

Unsere Empfehlung: Starte lieber klein und mit wenigen Kanälen. Erweitern kannst du später immer noch – Kanäle reduzieren hingegen ist mühsam. Es ist wichtig, dass es bei den Kanälen thematisch keine Überschneidungen gibt, damit für jeden klar ist, wohin eine bestimmte Information gehört.

Dir ist der Aufbau von Microsoft Teams noch ein Rätsel? Dann hilft dir das folgende Video mit einer einfachen Analogie:

Sünde #5: Angst vor zu vielen Teams haben

Viele gehen davon aus, dass man in jedem Team über alles den Überblick haben muss – und haben daher Angst vor zu vielen Teams. Es ist jedoch eine Frage der Arbeitstechnik. Denn es ist definitiv nicht nötig, immer alles zu lesen. Die Zauberformel: Du liest selektiv nur das, was an dich adressiert ist.

Unsere Empfehlung: Die Anzahl der Teams sollte bei niemandem Schweissausbrüche auslösen. Wir bei iTrust arbeiten beispielsweise mit ca. zehn organisatorischen Teams. Sobald Kunden dazukommen, sind es natürlich einige mehr. Zum Glück gibt es die Möglichkeiten, Teams auszublenden oder anzuheften. Nutze das, um dir eine bessere Übersicht zu schaffen.

Sünde #6: Bei Online-Meetings die Kamera ausschalten

Das ist definitiv ein No-Go. Ohne Bild, ohne uns. Denn der Einsatz der Kamera bringt die Teilnehmenden im Meeting einander näher und führt zu besseren Diskussionen. Kein Bild fühlt sich wie eine unsichtbare Barriere an.

Unsere Empfehlung: Definiere für dein Unternehmen eine «Kamera-an-Pflicht».

Sünde #7: Ohne Headset telefonieren

Online-Meetings oder Telefonate mit Microsoft Teams können ohne Headset für dein Umfeld – aber auch für dich – störend und anstrengend sein. Die Tonqualität der im Arbeitsgerät verbauten Mikrofone lässt oft zu wünschen übrig. Je nach Raum oder Hintergrundgeräuschen kann das Telefonieren zur Tortur werden. Microsoft Teams bietet zwar in den Einstellungen eine Funktion für die Filterung von Geräuschen. Diese genügt aber meiner Meinung nach nicht.

Unsere Empfehlung: Ein gutes Headset lohnt sich. Teste, ob ein On-Ear-, Over-Ear- oder In-Ear-Modell für dich am idealsten ist. Damit kannst du sowohl dir selbst als auch deinem Gegenüber einen grossen Gefallen tun. Bei iTrust haben wir beispielsweise gute Erfahrungen mit den On-Ear-Modellen von Jabra (z. B. Evolve 75) gemacht.

Sünde #8: Tasks in Microsoft Teams nicht nutzen

Die Teams-App «Tasks in Planner und To Do» ermöglicht einen schnellen Sprung zu deinen Aufgaben. Auf einen Blick siehst du den Zusammenzug von deinen Aufgaben aus Microsoft To Do und Planner. Wer das nicht nutzt, verpasst was.

Unsere Empfehlung: Pinne «Tasks in Planner und To Do» an die Menüleiste an und schau – während der Bearbeitung des Feeds – jeweils auch dort kurz rein. So behältst du alle Aufgaben im Überblick. Neu kannst du so auch «Mein Tag» aus To Do direkt in Microsoft Teams anzeigen lassen.

Sünde #9: Daten nicht in Microsoft Teams speichern

O-weh, o-weh. Du kommunizierst nun zwar wie ein Weltmeister in Microsoft Teams, legst deine Daten aber noch im alten Explorer ab? So verspielst du grosses Potenzial.

Unsere Empfehlung: Lege alle Office-Produktivitätsdaten wie zum Beispiel Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auf Teams ab. Technisch gesehen liegen deine Dokumente dann auf SharePoint und sind somit für alle Teammitglieder an einem zentralen Ort zugänglich. Erst dann könnt ihr die 7 Superkräfte von SharePoint tatsächlich nutzen und die Zusammenarbeit auf ein nächstes Level bringen. Schau dir dazu gerne das Video unten an:

Sünde #10: Sich keine Gedanken über die Datenarchivierung machen

Viele Teams haben ein «Ablaufdatum», weil sie beispielsweise projektbezogen sind. Ist der Life-Cycle jedoch nicht konkret definiert, wird es nie zu einer Archivierung kommen. So tummelt sich in Microsoft Teams schon mal die eine oder andere «Teams-Leiche». Das wird schnell unübersichtlich.

Unsere Empfehlung: Es ist elementar, sich von Anfang an Gedanken über den Life-Cycle eines Teams zu machen. Denn eine sichere Archivierung ist wichtig. Um diese zu garantieren, kann eine Automatisierung helfen. Zum Beispiel in Form einer automatisierten Meldung an den Projekt Owner, wenn in einem Team lange keine Aktion stattgefunden hat.

Sünde #11: Microsoft Teams ohne Coaching nutzen

Die Arbeit mit Microsoft Teams verlangt eine neue Arbeitsweise, vielleicht sogar eine Kulturveränderung in deinem Unternehmen. Denn Menschen sind sich nicht gewohnt, alles auf eine Plattform zu stellen. Ohne Coaching kommt es oft zu Frust. Denn niemand weiss so genau, was wie wann wo.

Unsere Empfehlung: Investiere in ein Coaching für dein Team. Wir sprechen hier nicht von trockenen Self-Learning-Produktschulungen. Vielmehr sollen deine Leute erfahren, wie sie Microsoft Team in ihrem Arbeitsalltag und in ihrem Arbeitsumfeld konkret einsetzen.

Zum Beispiel bei einem iTrust-Coaching. Wir unterstützen dich und dein Team gerne dabei, alte Gewohnheiten loszulassen und eine neue Routine mit Microsoft Teams zu schaffen. Lies dir unsere Erfolgsstories mit Kunden durch oder melde dich bei uns, wenn du mehr darüber erfahren möchtest.

Die grössten Sünden in Microsoft Teams | Zusammenfassung

Wie viele Sünden hast du schon begangen? Hast du dich in der einen oder anderen Situation wiedererkannt?

Niemand ist vollkommen und die Arbeit mit Microsoft Teams ist ein stetiger Lernprozess. Wir wünschen dir viel Spass dabei, Microsoft Teams noch effizienter im Alltag einzusetzen.

Kleine Aufgabe für dich: Wie wärs zum Start mit einem kurzen Microsoft-Teams-Beitrag für dein Team? Zum Beispiel mit dem Link zu diesem Blogartikel? Betreff nicht vergessen. Und in diesem Fall bitte gerne dein gesamtes Team notifizieren. 😜

Hier nochmals alle 11 Sünden im Überblick:

• Sünde #1: Microsoft-Teams-Feed inkonsequent bearbeiten: Betrachte Microsoft Teams als separaten Posteingang. Plane zwei- bis dreimal täglich feste Zeitblöcke ein, um den Aktivitäten-Feed konsequent abzuarbeiten.
• Sünde #2: Mit Chat-Nachrichten ablenken: Jedes Unternehmen braucht klare Vorgaben, wofür der Microsoft-Teams-Chat genutzt wird, beispielsweise nur für dringende Anliegen.
• Sünde #3: Microsoft-Teams-Beiträge nicht nutzen: Platziere alle teamrelevanten Informationen auf der Plattform – via Microsoft-Teams-Beitrag.
• Sünde #4: Ordnerstruktur von Explorer mit Teams-Kanälen abbilden: Starte lieber klein und mit wenigen Kanälen. Achte darauf, dass es keine Überschneidungen gibt.
• Sünde #5: Angst vor zu vielen Teams haben: Lies selektiv nur das, was an dich adressiert ist. Dann spielt die Anzahl der Teams keine Rolle.
• Sünde #6: Bei Online-Meetings die Kamera ausschalten: Definiere für dein Unternehmen eine «Kamera-an-Pflicht».
• Sünde #7: Ohne Headset telefonieren: Gönn dir ein gutes Headset. Es lohnt sich.
• Sünde #8: Tasks in Microsoft Teams nicht nutzen: Pinne «Tasks in Planner und To Do» an die Menüleiste an und schau – während der Bearbeitung des Feeds – jeweils auch dort kurz rein.
• Sünde #9: Daten nicht in Microsoft Teams speichern: Lege alle Office-Produktivitätsdaten wie zum Beispiel Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auf Teams bzw. SharePoint ab.
• Sünde #10: Sich keine Gedanken über die Datenarchivierung machen: Überlege dir, was mit inaktiven Teams passieren soll.
• Sünde #11: Microsoft Teams ohne Coaching nutzen: Investiere in ein Coaching für dein Team. Bestenfalls in ein iTrust-Coaching. 😉

Du nervst dich in Microsoft Teams immer wieder über eine Sünde, die wir hier vergessen haben? Oder du hast Fragen zum Tool und wie du es in deinem Team effizient einführen kannst? Melde dich via LinkedIn bei mir. Ich freue mich auf den unverbindlichen Austausch.