Es war einmal ein kleines, unglückliches Word-Dokument. Sein Name war «Neues Konzept Weihnachtsapero final 2». Es wohnte in den Tiefen eines Fileshares, an der Ordnerstrasse 12, in einer gemütlichen Wohngemeinschaft zusammen mit einem Kollegen.
Eigentlich war das Word-Dokument sehr glücklich und stolz, dass es das neue Konzept für das Weihnachtsapero beinhalten durfte. In der letzten Zeit durfte es sehr häufig auf die Piste, es wurde bestimmt 10 Mal via Mail verschickt. Ab und zu auch bearbeitet – ja, das kitzelt immer so lustig. Und so konnte es mal da und mal dort auf dem Desktop einen Schwatz mit anderen Word-Dokumenten halten und Ideen für Weihnachtsgeschenke austauschen.
Mit dem langen, verwirrenden Namen konnte es bisher gut umgehen. Auch wenn es von anderen Word-Dokumenten oft etwas belächelt wurde: Warum noch eine 2 am Ende, wenn es doch die finale Version ist?
Lustigerweise scheint dieser Name aber im Fileshare ziemlich oft vorzukommen. Erst kürzlich traf das Word-Dokument einen Namensvetter, der ihm ziemlich ähnlich sah. War das vielleicht ein verschollener Zwillingsbruder? Beide hatten fast denselben Inhalt. Nur vereinzelte rotmarkierte Stellen machten den Unterschied − und der Ablageort. Das andere Word-Dokument wohnte in einer anderen WG, einige Verzweigungen weiter.
Doch heute, so kurz vor Weihnachten, ist das kleine Word-Dokument sehr traurig. Es muss die WG neu mit einem weiteren «Kollegen» teilen: Nämlich mit «Neues Konzept Weihnachtsapero final 3». Als wäre SEIN Name noch nicht genug.
Seit der neue Mitbewohner eingezogen ist, darf unser kleines, trauriges Word-Dokument kaum noch nach draussen. Es hat sich «Drei Nüsse für Aschenbrödel» und «Kevin allein Zuhause» bestimmt schon fünf Mal angeschaut. Die bisherigen Autoren lassen es einfach links liegen, obwohl es bis dahin einen wirklich guten Job gemacht hat. Dafür gibt es sogar Beweise, dank den Versionierungen, die im Hintergrund automatisch hinterlegt wurden.
Eines Tages hört das kleine, unglückliche Word-Dokument plötzlich Lärm von der anderen Strassenseite. Was ist denn da los?
In der Nachbarschaft wird fleissig aufgeräumt. Ein Weihnachtsputz vor dem Jahresende? Alle WGs werden aufgeräumt und auf Vordermann gebracht. Die älteren, verlotterten WGs werden abgerissen und vereinzelt neu aufgebaut. Man hört, dass «iTrust» die ganze Aktion antreibt. iTrust, eine Firma aus Cham, die alles daran setzt, dass man «digital erfolgreicher arbeiten» kann. Klingt spannend.
Die neuen Bewohner, die in die Neubauten einziehen, haben kurze und ganz coole Namen wie zum Beispiel «IT-Strategie 2025» oder «Digitaler Verhaltenscodex». Niemand so ein lächerliches Anhängsel − unser kleiner Freund ist fast ein bisschen neidisch.
Während diesem «Weihnachtsputz» sind auch die beiden Mitbewohner des kleinen, unglücklichen Word-Dokuments ausgezogen. «Neues Konzept Weihnachtsapero final 3» war wohl doch nicht so toll und wurde in den Papierkorb verschoben. Jetzt ist unser Word-Dokument Herr im Haus. Ha-haa.
Es stellte fest, dass in der Nachbarschaft alles etwas ruhiger zu und her geht. Wahrscheinlich waren alle ziemlich beschäftigt mit den Vorbereitungen für Weihnachten. Die Dokumente gingen praktisch nicht mehr auf die Piste, aber hatten regelmässig Besuch von unterschiedlichen Autoren. Diese nahmen ihre Änderungen direkt bei ihnen Zuhause vor.
Auch die WGs wurden grösser. Jetzt sassen nicht mehr ein paar einzelne Dokumente in ihrem Ordner-Zuhause, sondern es gab grosse Gemeinschaftsräume, in denen nachts die wildesten Glühwein-Partys gefeiert wurden.
Und dann kam der glücklichste Tag im Leben unseres kleinen Word-Dokuments: Es wurde unbenannt und heisst nun «Konzept Weihnachtsapero». Nur «Konzept Weihnachtsapero», ohne «final», Gott sei Dank auch ohne «2» und das «Neue» haben diese iTruster auch gleich gestrichen. Das kleine und jetzt glückliche Word-Dokument feiert diese Menschen echt. Was für ein tolles Weihnachtsgeschenk.
Als wäre das nicht genug des Guten, erwachte unser Dokument auch noch in einer völlig neuen WG, bei den anderen Team-Event-Unterlagen. Das ist einer der Gemeinschaftsräume, in denen immer so viel los war. Seit dem Umzug kommt das kleine, glückliche Word-Dokument zwar zu weniger Schlaf, hat dafür aber viel häufiger Besuch. Manchmal sogar von vier Autoren gleichzeitig. Alle nahmen verschiedenste Änderungen vor − das war eine Mischung zwischen Kitzelparty und wohltuender Massage.
Auf Namensvetter traf unser kleines Word-Dokument nicht mehr. Wahrscheinlich liegt das an dieser neuen Suchfunktion, die alle in der WG so cool finden. Autoren können anscheinend nicht nur nach den Namen der Dokumente, sondern auch nach Stichworten im Inhalt der Dokumente suchen. Wenn jetzt jemand «Glühwein» eingibt, erscheint unser kleines, glückliches Word-Dokument ganz oben in den Suchresultaten − darauf ist es besonders stolz.
Neuer Name, neues Zuhause, Weihnachten steht vor der Tür. Was will man mehr?
Und wenn es nicht in den Papierkorb verschoben wurde, so lebt unser kleines, glückliches Word-Dokument noch heute.
Und die Moral der Geschichte?
Wenn du deine kleinen Word-Dokumente glücklich machen willst, dann …
… lege sie immer auf der Plattform – SharePoint – ab, damit sie für jeden zugänglich sind.
… gib ihnen prägnante Namen, so findet nämlich jeder das gesuchte Dokument und es entstehen keine unnötigen «Zwillingskopien».
… nutze die automatische Versionierungsfunktion, anstatt das Dokument x-mal abzulegen.
… verschicke den Link zum entsprechenden Dokument, anstatt das Dokument im Anhang. So können du und deine Mitarbeitenden die Datei direkt auf der Plattform bearbeiten, anstatt sie auf dem Desktop abzuspeichern. 😉
… wähle eine clevere Ordnerstruktur: Besser ein paar wenige, als viele verschachtelte Ordner.
Du siehst, es ist ganz einfach, deine Worddokumente – und übrigens auch alle anderen Dokumente in deiner Ablage – glücklich zu machen.
Und falls du jetzt nicht weisst, wo du anfangen sollst, gibt es noch diese iTrust, die dir bestimmt gerne zur Seite steht.
Julia Hofmann
Marketing & Communication
