Mobiles Arbeiten: 5 Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten

Stellen Sie sich vor ein Virus würde die Welt in Schach halten und wir könnten uns nicht mehr so frei bewegen, wie wir das gerne tun würden. Wie praktisch wäre es da, wenn wir von überall so arbeiten könnten, als wären wir im Büro?

Was sich früher wie ein Horrorszenario anhörte, ist heute Realität. Durch COVID-19 erhielt das Thema «Mobiles Arbeiten» einen völlig neuen Stellwert. Viele Unternehmen mussten von vorgestern auf gestern umstellen, ohne sich umfangreiche Gedanken zu den Konsequenzen von mobilem Arbeiten machen zu können.

Daher haben wir für Sie 5 Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten zusammengestellt, die Ihnen bei der langfristigen Einführung von mobilem Arbeiten in Ihrem Unternehmen weiterhelfen.

#1 Mobiles Arbeiten basiert auf einer offenen Unternehmenskultur
#2 Mobiles Arbeiten braucht klare Spielregeln
#3 Mobiles Arbeiten setzt eine moderne Arbeitsweise voraus
#4 Mobiles Arbeiten benötigt eine durchdachte System-Architektur als Basis
#5 Mobiles Arbeiten verlangt ein mobiles Arbeitsgerät

#1 Mobiles Arbeiten basiert auf einer offenen Unternehmenskultur

Wenn Sie mobiles Arbeiten erlauben, geben Sie gezwungenermassen Kontrolle ab. Sie machen den Schritt in eine Vertrauenskultur. Doch genau diese Vertrauenskultur ist die Voraussetzung für effizientere Arbeitsformen und die Grundlage für eine neue Arbeitsvision:

«Egal wo ich bin, ich kann überall auf die gleiche Art und Weise arbeiten.»

Der Schritt in die Vertrauenskultur braucht viel Zeit. Auch ich erwische mich manchmal noch, wie ich voreilige Schlüsse ziehe, wenn jemand bereits um 15.00 Uhr das Büro verlässt oder nicht mehr «online» ist. Dass diese Person vielleicht bereits seit 6.00 Uhr an der Arbeit war, sehe ich in diesem Moment natürlich nicht.

Unsere iTrusterinnen und iTruster schätzen es, ortsunabhängig zu arbeiten. Sei es im Café, unterwegs im Zug, bei Kunden oder wie hier im Home-Office:

Mitarbeitende sollten kein schlechtes Gewissen haben, weil sie nicht im Büro arbeiten. Wenn sie dadurch ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten und beispielsweise auf lange Fahrtzeiten verzichten können, profitieren Sie als Unternehmen gleich doppelt: Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit für wichtige Aufgaben und sind gleichzeitig ausgeglichener.

Ich sehe das am Beispiel unserer digitalen Nomadin Julia. Sie war während acht Monaten von unterwegs für uns im Einsatz. Auch wenn wir uns während dieser Zeit nur «virtuell» gesehen haben, hatte ich nie das Gefühl, dass ihre Leistung unter der Distanz gelitten hätte. Vielmehr ist mir aufgefallen, wie ausgeglichen sie bei Video-Calls gewirkt hat und wie verbunden sie nun mit iTrust als Arbeitgeber ist.

Das zeigt mir: Wenn ich als Chef viel gebe, kommt auch viel zurück.

Übrigens, im iTrust-Talk mit Julia haben wir über ihre Erfahrungen als digitale Nomadin geplaudert. Darin erfahrt ihr auch, warum ich für einer ihrer Frustmomente verantwortlich war. Jetzt den Talk in voller Länge als Podcast anhören:

Die Grundlage für eine offene und moderne Unternehmenskultur sind klare Abmachungen im Unternehmen. Das bringt mich zur Voraussetzung #2:

#2 Mobiles Arbeiten braucht klare Spielregeln

Damit mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktionieren kann, müssen Sie unbedingt klare Spielregeln aufstellen. Denn wenn Sie mobiles Arbeiten erlauben, werden viele neue Fragen auftreten, die bisher vielleicht noch nicht relevant waren.

• Welche Kommunikationskanäle verwenden wir in welchen Situationen?
• Mit welchen Reaktionszeiten dürfen wir rechnen?
• Gibt es Meetings, die eine örtliche Präsenz voraussetzen?
• Was sind unsere gemeinsamen Rituale, die wir miteinander leben (z.B. Check-In-Online-Meeting)?

Solche Regeln können Sie beispielsweise in einem Home-Office-Reglement bzw. Reglement für ortsunabhängiges Arbeiten definieren. Doch passen Sie auf – damit können Sie sich auch ins eigene Fleisch schneiden, wie wir in unserem Blogbeitrag «Home-Office-Reglement: Mit diesen Regeln ist Home-Office zum Scheitern verurteilt» zusammenfassen. 

Wir setzen daher nicht auf ein Reglement, sondern auf einen digitalen Verhaltenscodex.

Ein digitaler Verhaltenscodex hilft Ihnen dabei, klare Abmachungen im Bezug auf die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu treffen. Wie ein solcher digitaler Verhaltenscodex aussehen könnte und warum dieser Ihre Unternehmenskultur verändern kann, können Sie im Blogbeitrag «Auf zur modernen Unternehmenskultur –  unser Praxisbericht mit 3 wesentlichen Change-Elementen» nachlesen.

Aber Achtung: Ein digitaler Verhaltenscodex ist nichts, was Sie 1:1 von einem anderen Unternehmen kopieren könnten. Effektiv ist ein digitaler Verhaltenscodex meiner Meinung nach nur, wenn Sie diesen zusammen mit Ihren Mitarbeitenden erarbeiten, beispielsweise während eines Workshops. So können Sie einerseits bereits das Commitment Ihrer Leute abholen und andererseits neue Inputs aus einer anderen Sichtweise mit einfliessen lassen. Steigern Sie dadurch das Erfolgspotenzial Ihrer «Spielregeln».

Ein Beispiel: Kalender für alle öffnen

Sie könnten im digitalen Verhaltenscodex definieren, dass alle – vom Lernenden bis zum CEO – ihren Kalender für das Team öffnen. So fallen viele Rückfragen bezüglich Auslastung und Verfügbarkeit weg. Ein Blick in den jeweiligen Kalender reicht. Sie schaffen Transparenz. Sie beschleunigen die Zusammenarbeit. Und Sie legen den Grundstein für mehr Effizienz bei der Termin- und Aufgabenplanung. Und so geht’s:

1. Rechtsklick auf den eigenen Kalender. Die Option «Freigabeberechtigungen» wählen.
2. Nun kann die ganze Organisation ausgewählt werden.
3. Für die gewählte Person oder die ganze Organisation lässt sich nun die Berechtigungsstufe auswählen. Wählen Sie mindestens die Option «Kann Titel und Orte anzeigen». Nice to know: Bei der Option «Kann alle Details anzeigen» sehen die Arbeitskollegen auch die Inhalte (Texte, angehängte Dokumente) der Termine.

#3 Mobiles Arbeiten setzt eine moderne Arbeitsweise voraus

Wir bei iTrust sehen folgende zwei Punkte, die das mobile Arbeiten im Bezug auf die Arbeitsweise entscheidend prägen:

• Die Zusammenarbeit auf digitalen Plattformen
• Die Ablösung von Papier zugunsten einer digitalen Datenerfassung

Warum diese zwei Punkte wichtig sind, möchte ich anhand von Beispielen weiter ausführen:

Warum mit digitalen Plattformen arbeiten?

Plattformorientiertes Arbeiten ist essentiell, weil erst dadurch alle Informationen an einem Ort für das gesamte Team verfügbar werden – egal wo man sich gerade befindet. Erst dadurch ermöglichen Sie, dass mobiles Arbeiten ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand möglich ist.

Unser Herzstück bei der täglichen Arbeit ist Microsoft Teams. Das ist unser Tool, welches wir morgens als erstes öffnen und abends als letztes schliessen. Unsere komplette interne sowie projektspezifische Kommunikation und Zusammenarbeit spielt sich in der Microsoft-Teams-Welt ab.

Digitale Plattformen, wie z. B. Microsoft Teams, erleichtern die Zusammenarbeit. Aber nur, wenn sie auch entsprechend gepflegt und von allen Mitarbeitenden konsequent genutzt werden.

Warum papierlos arbeiten?

Die Arbeit mit Papier und mobiles Arbeiten vertragen sich nicht. Papier ist immer stationär und daher nicht teamfähig.

Hier kommt Microsoft OneNote ins Spiel. Dieses digitale Notizbuch hilft Ihnen dabei, papierarm oder sogar komplett papierlos zu arbeiten. Mit einem Notebook mit Touch-Funktion und einem entsprechenden Stift kann ich meine Notizen sogar handschriftlich vornehmen. Mit dem richtigen Stift fühlt sich das mit ein wenig Übung auch wirklich authentisch an.

Meine Notizen für die iTrust-Talks mache ich beispielsweise handschriftlich. So habe ich mein «Gekritzel» überall mit dabei und kann mich auch unterwegs auf den Talk vorbereiten.

Zudem hat auch das lange Suchen ein Ende. Es ist bewiesen, dass wir durchschnittlich mehrere Stunden wöchentlich damit verschwenden, unsere Notizen zu finden. Mit Microsoft OneNote reicht die Eingabe im Suchfeld, um via Volltext-Suche zur gewünschten Notizen zu gelangen. Sogar Bildtexte und handschriftliche Notizen kann die Suche entziffern.

Ganz auf Papier verzichte ich noch nicht. Bei Coachings arbeite ich immer noch gerne mit Post-its. Um den Medienbruch zu überwinden, speichere ich jedoch nach der Erarbeitung ein Handyfoto der kreativen Leistung am richtigen Ort ab – sei es als Ergänzung bei meinen digitalen Notizen in OneNote oder direkt in der Datenablage. Somit sind meine Notizen wieder komplett digital abgelegt. Via Microsoft OneNote kann ich meine Notizen übrigens auch ganz leicht mit meinem Team teilen.

Papierloses Arbeiten beflügelt mobiles Arbeiten. Notizen, die früher ortsabhängig erfasst wurden, sind durch die digitale Datenerfassung nun ortsunabhängig verfügbar.

#4 Mobiles Arbeiten erfordert eine fortschrittliche System-Architektur

ensEine moderne System-Architektur bildet heute den Grundpfeiler für mobiles Arbeiten. Hierzu möchte ich drei Aspekte kurz erläutern: Die Rolle einer modernen Kollaborations- und Kommunikationsplattform, webfähiger Business-Applikationen und der Cloud.

Moderne Kollaborations- und Kommunikationsplattform

Die Vorteile einer modernen Kollaborations- und Kommunikationsplattform liegen auf der Hand:

• Greifen Sie von überall via Webbrowser auf Ihre Daten zu.
• Kommunizieren Sie teamübergreifend auf einer Plattform.
• Finden Sie Ihre gewünschten Dokumente, Notizen und Nachrichten schneller dank der intelligenten Suchfunktion.
• Vermeiden Sie Redundanzen.
• Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Team dank einer transparenten Kollaboration und Kommunikation.
• Nutzen Sie die Schnittstellen zu anderen Applikationen.

Wir sind echte Fans des plattformorientierten Arbeitens und können uns das Arbeiten ohne Microsoft Teams, SharePoint und Co. nicht mehr vorstellen. 

Webfähige Business-Applikationen

Mit webfähigen Business-Applikationen meine ich branchenspezifischen Plattformen, die sich im Browser öffnen lassen und dadurch einen Zugriff von überall und jederzeit ermöglichen. Bei 8 von 10 Unternehmen, die einen Technologie-Checkup durch uns erstellen lassen, ist gerade diese Voraussetzung nicht gegeben.

Viele Software-Hersteller bieten mittlerweile webbasierte Versionen an, die zwar bequem via Browserfenster geöffnet werden können. Oft weicht die webbasierte Arbeitsumgebung jedoch klar von der Standardansicht ab. Solche Unterschiede beim Benutzererlebnis können Ihre Mitarbeitenden abschrecken und sogar ein Hinderungsgrund für mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen darstellen.

Bei einer Neustrukturierung Ihrer Daten empfehle ich daher immer, die Webunterstützung als Killer-Kriterium zu definieren. Eine saubere Lösung wird Ihnen und Ihren Mitarbeitenden im Alltag mehr Freude bereiten und ist hinsichtlich einer langfristigen, digitalen Transformation unbedingt zu empfehlen.

Es gibt jedoch folgende Alternativen, falls Sie aktuell mit einer webunfähigen Business-Applikation arbeiten, aber mobiles Arbeiten trotzdem ermöglichen wollen:

• VPN-Zugang: Dieser Zugang ist nichts anderes, als ein Schlüssel, der es Ihren Mitarbeitenden erlaubt, von überall her, die «Tür» zu Ihrem Netzwerk zu öffnen. Ins Netzwerk eingewählt können Sie auf die gewohnte Arbeitsumgebung zugreifen, so als ob Sie gerade im Büro an Ihrem Arbeitsgerät sitzen würden.
• Zugriff über einen Terminal-Server oder Citrix Server: Dieser Server erlaubt es Ihnen, direkt in die gewünschte Applikation einzusteigen und diese «aus der Ferne» zu öffnen. Dies ist klar die unschönere Variante, aber immer noch besser, als mobiles Arbeiten komplett zu unterbinden.

 Es gibt übrigens Firmen, die sich auf solche Umstellungen spezialisiert haben und Sie gerne unterstützen. Ich wüsste da auch den idealen Partner für Sie. 😉

Cloudbasierte IT-Lösung

Die oben genannten Lösungen sind in den meisten Fällen im Cloud-Umfeld anzutreffen. Denn diese Technologie vereinfacht den ortsunabhängigen Zugriff enorm.

Falls Sie mehr zum Thema Cloud erfahren möchten, können wir Ihnen diese drei Blogbeiträge empfehlen:

• Was Führungskräfte über die Cloud wissen sollten
• Migration in die Cloud: Wie, wann und warum überhaupt?
• Cloud-ready? So läuft eine Migration in die Cloud ab

#5 Mobiles Arbeiten verlangt ein mobiles Arbeitsgerät

Das Arbeitsgerät bildet den Kernpunkt des mobilen Arbeitens. Daher sollte das Arbeitsgerät immer mit den Bedürfnissen und der Rolle des Mitarbeitenden im Unternehmen übereinstimmen.

Sind Sie ständig unterwegs bei Kundenterminen? Dann empfiehlt sich ein leichtes, handliches Gerät mit Touch-Funktion für Ihre digitalen Handnotizen. Sind Sie hingegen bei Ihrer Tätigkeit auf eine besonders schnelle Rechenleistung angewiesen, werden Sie mit einem leichten 2-in-1-Convertible nicht glücklich werden. Ein leistungsstärkeres Gerät muss her.

Welche Geräte-Strategie für welches Unternehmen?

Ich werde oft von Kunden gefragt, welche Geräte-Strategie mehr Sinn macht:

• 2-Geräte-Strategie: Nebst dem fix installierten Desktop-Computer wird den Mitarbeitenden zusätzlich ein mobiles Gerät zur Verfügung gestellt.
• 1-Gerät-Strategie: Mitarbeitende haben keine Desktop-Computer zur Verfügung, sondern nutzen ihr mobiles Arbeitsgerät für die Arbeit am Arbeitsplatz.

Bei iTrust setzen wir auf die 1-Gerät-Strategie. Unsere Arbeitsplätze im Büro sind mit Docking-Stations, Monitor und Tastatur ausgerüstet. So können unsere Mitarbeitenden ihre mobilen Geräte im Büro schnell und einfach mit Monitor und Tastatur verbinden. Die Maus gehört zur persönlichen Ausstattung und ist daher bereits via Bluetooth verbunden. Da wir keine fixen Arbeitsplätze haben, hat sich diese Lösung für uns bewährt – auch ökonomisch. Wir zahlen zwar etwas mehr für die Ausstattung mit mobilen Geräten, können dafür aber auf eine «Doppelanschaffung» pro Mitarbeitenden verzichten.

Wenn Sie digital erfolgreicheres Arbeiten in Ihrem Unternehmen zur Priorität machen wollen, gibt es meiner Meinung nach nur eine zukunftsfähige Strategie: Mobile Geräte für alle. Warum ich dieser Meinung bin und ein kleines Beispiel dazu erzähle ich im Video:

Ich habe meine Mobilitätsausrüstung übrigens mit ein paar zusätzlichen Gadgets aufgepeppt. Auf welche Gadgets ich im Arbeitsalltag nicht mehr verzichten würde, beschreibe ich in einem anderen Blogbeitrag – inkl. Video.

Die Rolle des Mobiltelefons im mobilen Arbeitsalltag

Unser Handy nimmt auch im Arbeitsalltag eine wichtige Rolle ein. Dank den passenden Apps zu unseren Plattformen haben wir auch auf dem Handy alle Unterlagen stets zur Hand. Zudem kann ich via Hotspot auf dem Handy einen Internetzugang für mein Arbeitsgerät ermöglichen. Das ist gerade für Online-Meetings von unterwegs sehr nützlich.

Bei uns besitzt niemand ein Geschäftshandy. Da wir unser komplettes Telefonie-System auf Microsoft-Teams-Telefonie umgestellt haben, können wir via Microsoft-Teams-App Anrufe annehmen und tätigen. Unsere Mitarbeitenden sind begeistert davon. Und nicht nur sie.

Wir durften die Telefonie-Umstellung auch kürzlich bei der PRIKA AG durchführen. Dazu gibt es übrigens auch eine spannende Erfolgsstory. Dominique Bitzer erzählt im Video, welche wichtige Rolle die Microsoft-Teams-App nun in seinem Unternehmen spielt:

Die 5 Voraussetzungen kurz zusammengefasst

Jetzt kennen Sie 5 wichtige Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten. Ich fasse diese gerne nochmals kurz zusammen:

Wenn Sie mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen nachhaltig einführen wollen, empfehle ich Ihnen die folgenden 5 Voraussetzungen:

• Schaffen Sie eine #1 offene Unternehmenskultur, in welcher mobiles Arbeiten akzeptiert ist.
• Definieren Sie #2 klare Spielregeln für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Setzen Sie auf eine #3 moderne Arbeitsweise, indem Sie plattformorientiertes und papierloses Arbeiten fördern und in Ihrem Unternehmen klare Datenstrukturen schaffen.
• Legen Sie mit einer #4 fortschrittlichen System-Architektur den technischen Grundpfeiler für mobiles Arbeiten. Denn nur wenn Sie ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen können, ist effizientes Arbeiten von unterwegs möglich.
• Investieren Sie in #5 mobile Arbeitsgeräte, die es Ihren Leuten überhaupt ermöglichen, mobil zu arbeiten und beispielsweise Transferzeiten effizient zu nutzen.

Sehr gerne unterstützen wir Sie bei der nachhaltigen Einführung von mobilem Arbeiten in Ihrem Unternehmen. Melden Sie sich unverbindlich bei uns. Unser Spezialisten-Team hilft Ihnen gerne beim Realisieren der 5 Voraussetzungen für mobiles Arbeiten.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören.