Was ist ein Hybrid-Meeting? Ein Hybrid-Meeting ist eine Besprechung, an welcher Personen online wie auch offline teilnehmen. Ein Teil der Meeting-Crew sitzt also im Sitzungszimmer, während sich weitere Teilnehmende online dazu schalten.
Wir zählen diese Art von Meetings zur Königsdisziplin. Denn Hybrid-Meetings haben es in sich. Sie müssen nicht nur den Leuten vor Ort gerecht werden, sondern auch die Online-Teilnehmenden bei der Stange halten.
Darum verraten wir Ihnen 7 einfache Tipps, wie Sie Hybrid-Meetings rocken:
Tipp 1: Brillieren Sie als wahrhaftiger Meeting-Leader
Tipp 2: Definieren Sie ein «Video-On-Obligatorium»
Tipp 3: Scheuen Sie sich nicht vor Gruppenarbeiten
Tipp 4: Nehmen Sie vor Ort am Meeting teil
Tipp 5: Gewähren Sie Online-Teilnehmenden den Vorrang
Tipp 6: Vermeiden Sie Offline-Aktivitäten
Tipp 7: Beherrschen Sie Ihr Meeting-Equipment
Zusammenfassung: So rocken Sie Ihre Hybrid-Meetings
Hybrid-Meeting-Tipp 1: Brillieren Sie als wahrhaftiger Meeting-Leader
Fordern Sie als Meeting-Leader klare Regeln ein. Denn die «Meeting-Hygiene» ist bei Hybrid-Meetings noch viel wichtiger als bei reinen Online- oder Offline-Meetings.
Was verstehen wir darunter?
- Das Meeting-Ziel sowie die Agenda sind im Voraus definiert, bestenfalls bereits im Outlook-Termin erfasst.
- Ein Moderator und ein Protokollführer sind bestimmt. Die Rollen sind für alle klar.
- Das Drehbuch ist (falls notwendig) erstellt. Vor allem, wenn Sie ein Meeting zu zweit oder zu dritt führen, kann ein Drehbuch Klarheit über den Ablauf und die Aufteilung schaffen.
- Sie sollten keine «Abzweiger» zulassen. Nicht-vorbereitete Punkte werden vertagt.
- Auf «Wiederkäuen» verzichten Sie. Stattdessen kommen Sie sofort auf den Punkt.
Übrigens, weitere Tipps, wie Sie Meetings effizient führen, finden Sie auch in unserem Blogartikel «5 Tipps für knallharte Meeting-Leader – Wie Sie Meetings effizienter führen».
Brillieren Sie als wahrhaftiger Meeting-Leader, indem Sie für ein gut vorbereitetes, effizientes und spannendes Meeting sorgen.
Hybrid-Meeting-Tipp 2: Definieren Sie ein «Video-On-Obligatorium»
Wir sind überzeugt: Hybrid-Meetings, bei denen alle die Kamera eingeschaltet haben, lassen eine höhere Meeting-Qualität zu.
Diese Gründe sprechen dafür:
- Als Meeting-Leader können Sie trotz der Online-Teilnahme auf die nonverbalen Reaktionen Ihrer Teilnehmenden eingehen. Sprechen Sie Teilnehmende auf ihr Stirnrunzeln oder fragende Blicke an und schaffen Sie somit Unklarheiten aus der Welt.
- Es ist eine andere Qualität von Gesprächen und Diskussionen, wenn wir uns dabei ansehen können.
- Schaffen Sie trotz der räumlichen Distanz ein Wir-Gefühl. Dafür gibt es bei Microsoft Teams beispielsweise den «Zusammen-Modus» oder die grosse Galerie, bei welcher Sie bis zu 49 Leute gleichzeitig einblenden können.
- Mit eingeschalteter Kamera werden Ihre Teilnehmenden nicht auf die Idee kommen, den Arbeitsplatz während des Meetings zu verlassen. Die Hemmschwelle, anderen Aufgaben nachzugehen, ist eindeutig höher. 😉
Vergessen Sie dabei nicht, die Leute vor Ort mit einer Kamera einzufangen, damit Online-Teilnehmende die Leute im Sitzungszimmer ebenfalls sehen können.
In Unternehmen, bei denen sich das «Video-On-Obligatorium» noch nicht durchgesetzt hat, wenden wir ganz gerne den folgenden Satz an:
«Lassen Sie uns alle die Kamera anschalten, damit wir uns sehen und ein qualitativ hochwertiges Meeting abhalten können.»
Da widerspricht niemand. Probieren Sie es aus.
Definieren Sie ein «Video-On-Obligatorium», damit ein aktiver Austausch zwischen Online- und Offline-Teilnehmenden stattfinden kann.
Hybrid-Meeting-Tipp 3: Scheuen Sie sich nicht vor Gruppenarbeiten
Es ist eine echte Herausforderung ein Hybrid-Meeting mit mehr als sechs Personen für alle Teilnehmenden spannend zu halten. Gruppenarbeiten können hier für die nötige Abwechslung sorgen. Doch viele Meeting-Leader scheuen sich insbesondere bei Hybrid-Meetings gerne davor.
Dabei lassen sich Gruppenräume dank Breakout Rooms in Microsoft Teams ganz einfach erstellen. Ihre Teilnehmenden werden in Gruppenräume aufgeteilt – zufällig oder gemäss manueller Zuteilung.
Ein typisches Hybrid-Meeting bei iTrust ist das monatliche Inhouse-Meeting mit der ganzen Mannschaft. Zu Beginn des Inhouse-Meetings findet meistens ein kurzer, interner Workshop – inkl. Gruppenarbeiten – statt.
Aus Erfahrung können wir Ihnen von drei typischen Stolpersteinen berichten:
- Vorbereitung der Gruppen: Aktuell kann nur der Organisator Breakout Rooms erstellen. Entweder muss dieser also früher ins Meeting eintreten und die Gruppen im Voraus vorbereiten oder er übergibt das Wort kurz vor dem Start der Gruppenarbeit jemand anderem. Vermeiden Sie also lange Wartezeiten.
- Gruppeneinteilung: Verzichten Sie bei Hybrid-Meetings auf eine zufällige Zuteilung. Mischen Sie Online- und Offline-Teilnehmende nicht innerhalb der Gruppen und halten Sie die Online-Gruppen klein (max. 3-5 Teilnehmende) .
- Zusammentragen von Erkenntnissen: Wenn alle Gruppen aus den Breakout Rooms zurückkehren, sollten Sie beim Zusammentragen der Erkenntnisse unbedingt darauf achten, dass die Teilnehmenden nur noch Ergänzungen anfügen und nicht nochmals alles «runterleiern». Sparen Sie sich diese Zeit für gute Diskussionen.
Scheuen Sie sich nicht vor Gruppenarbeiten. So können Sie Ihr Hybrid-Meeting aufpeppen und die Teilnehmenden – ob offline oder online – aktiv mit einbeziehen.
Hybrid-Meeting-Tipp 4: Nehmen Sie als Meeting-Leader vor Ort am Meeting teil
Versuchen Sie als Meeting-Leader im Raum vor Ort zu sein, wo die Leute sind.
Sie kennen es bestimmt aus eigener Erfahrung: Offline-Gruppen entwickeln bei Hybrid-Meetings gerne eine «Eigendynamik». Sobald mehrere Leute im Raum sind, kann es zu ungewünschten Zwischengesprächen kommen, die schwierig zu kontrollieren sind – geschweige denn, wenn Sie als Meeting-Leader online teilnehmen. Und spätestens wenn die Gruppe das Mikrofon auf «Mute» stellt, ist es sowieso vorbei.
Seien Sie also im Sitzungszimmer präsent und achten Sie darauf, dass keine weiteren «Nebenräume» entstehen – also alle Online-Teilnehmenden einzeln teilnehmen. So verschaffen Sie sich gleich zu Beginn einen Vorteil und gute Chancen, dass Sie die ganze Truppe unter Kontrolle behalten können.
Versuchen Sie wenn immer möglich im Sitzungszimmer bei der Offline-Gruppe anwesend zu sein. Nur so können Sie das Geschehen vor Ort kontrollieren.
Hybrid-Meeting-Tipp 5: Gewähren Sie Online-Teilnehmenden den Vorrang
Normalerweise sind die Meeting-Teilnehmenden, die physisch vor Ort mit dabei sind, besser in die Diskussion integriert, als Online-Teilnehmende.
Darum sollten Sie besonders bei Hybrid-Meetings unbedingt darauf achten, Online-Teilnehmenden bei Wortmeldungen immer den Vorrang zu gewähren.
Ein Beispiel: 2020 hat unsere digitale Nomadin Julia mehrere Monate von unterwegs an unseren Meetings teilgenommen. Gerade dann, wenn Sie die einzige Online-Teilnehmerin war, ging sie im Gespräch und in den Diskussionen fast ein wenig unter. Sie fand es schwieriger, sich von unterwegs ins Gespräch einzubringen und meldete sich dadurch weniger als sonst. Unterschätzen Sie also diese Hemmschwelle nicht.
So können Sie als Meeting-Leader Online-Teilnehmende unterstützen:
- Weisen Sie unbedingt auf die Handheben-Funktion, die Live-Reaktionen sowie den Chat hin und motivieren Sie Online-Teilnehmende immer wieder, sich einzubringen.
- Bieten Sie von Zeit zu Zeit Einstiegsmöglichkeiten für Wortmeldungen an.
- Stellen Sie klare Fragen, wann immer möglich an eine konkrete Person gerichtet.
Gewähren Sie Online-Teilnehmenden den Vorrang, denn es ist für sie schwieriger, sich ins Gespräch einzubringen. Bieten Sie aktiv Einstiegsmöglichkeiten, z. B. mit Handheben-Funktion, Chat oder konkreten Fragen.
Hybrid-Meeting-Tipp 6: Vermeiden Sie Offline-Aktivitäten
Verzichten Sie bei Hybrid-Meeting komplett auf alle Offline-Aktivitäten, wie beispielsweise das analoge Whiteboard, Zeichnungen auf einer Flipchart oder die Arbeit mit Post-it-Zetteln. Kameras können diese Offline-Elemente nur schlecht aufzeichnen.
Nutzen Sie stattdessen entsprechende Online-Tools und kollaborative Plattformen, wie Microsoft OneNote oder Microsoft Whiteboard. Letzteres hat einen grossen Entwicklungssprung hinter sich und kann nun in einem «miro-ähnlichen» Design direkt in Microsoft Teams für die Online-Zusammenarbeit eingesetzt werden.
Vermeiden Sie jegliche Offline-Aktivitäten, da diese für Online-Teilnehmende schwierig zu verfolgen sind. Nutzen Sie stattdessen kollaborative Plattformen.
Hybrid-Meeting-Tipp 7: Beherrschen Sie Ihr Meeting-Equipment
Seien Sie sattelfest im Umgang mit Sitzungszimmer-Equipment. Denn die Sitzungszimmer-Ausrüstung kann die Meeting-Qualität wesentlich beeinflussen.
Als Meeting-Leader müssen Sie mit passendem Equipment gewährleisten, dass sich offline und online alle Teilnehmenden sehen und hören können. Sie müssen auch dann reagieren können, falls etwas mit Bild oder Ton nicht stimmt.
Wissen Sie, wo sie das Mikrofon «muten»? Haben Sie die Sitzungszimmer-Kamera im Griff? Wie verbinden Sie Ihren Bildschirm mit dem grossen Screen im Sitzungszimmer?
Falls Sie bezüglich Sitzungszimmer-Equipment etwas Inspiration benötigen, können Sie sich gerne unseren Blogartikel dazu anschauen: «Online-Meeting mit Microsoft Teams: So sind Sie und Ihr Sitzungszimmer richtig ausgerüstet».
Die Tastenkombination «Crtl + Shift + M» ist übrigens goldwert.
Seien Sie sattelfest im Umgang mit Sitzungszimmer-Equipment, so können Sie auf «meetingstörende» Situationen professionell und schnell reagieren.
So rocken Sie Ihre Hybrid-Meetings
Hier finden Sie nochmals alle Tipps rund um Hybrid-Meetings kurz zusammengefasst:
Hybrid-Meeting-Tipp 1: Brillieren Sie als wahrhaftiger Meeting-Leader
Brillieren Sie als wahrhaftiger Meeting-Leader, indem Sie für ein gut vorbereitetes, effizientes und spannendes Meeting sorgen.
Hybrid-Meeting-Tipp 2: Definieren Sie ein «Video-On-Obligatorium»
Definieren Sie ein “Video-On-Obligatorium”, damit ein aktiver Austausch zwischen Online- und Offline-Teilnehmenden stattfinden kann.
Hybrid-Meeting-Tipp 3: Scheuen Sie sich nicht vor Gruppenarbeiten
Scheuen Sie sich nicht vor Gruppenarbeiten. So können Sie Ihr Hybrid-Meeting aufpeppen und die Teilnehmenden – ob offline oder online – aktiv einbeziehen.
Hybrid-Meeting-Tipp 4: Nehmen Sie vor Ort am Meeting teil
Versuchen Sie wenn immer möglich im Sitzungszimmer bei der Offline-Gruppe dabei zu sein. Nur so können Sie das Geschehen vor Ort kontrollieren.
Hybrid-Meeting-Tipp 5: Gewähren Sie Online-Teilnehmenden den Vorrang
Gewähren Sie Online-Teilnehmenden den Vorrang, denn es ist für sie schwieriger, sich ins Gespräch einzubringen. Bieten Sie aktiv Einstiegsmöglichkeiten, z. B. mit Handheben-Funktion, Chat oder konkreten Fragen.
Hybrid-Meeting-Tipp 6: Vermeiden Sie Offline-Aktivitäten
Vermeiden Sie jegliche Offline-Aktivitäten, da diese für Online-Teilnehmende schwierig zu verfolgen sind. Nutzen Sie stattdessen kollaborative Plattformen.
Hybrid-Meeting-Tipp 7: Beherrschen Sie Ihr Meeting-Equipment
Seien Sie sattelfest im Umgang mit Sitzungszimmer-Equipment. So können Sie auf jede störende Situation professionell und schnell reagieren.
Spannenden und effizienten Hybrid-Meetings steht jetzt nichts mehr im Wege. Wir wünschen Ihnen viele erfolgreiche Hybrid-Meeting-Erlebnisse.
Das iTrust-Team steht Ihnen bei Fragen zu Hybrid-Meetings sowie rund ums Thema «Digital erfolgreicher arbeiten» gerne zur Verfügung.
Patrick Müller
Owner & Chairman
