CEOs schaffen teilweise sogar separate Assistenzstellen, damit sie in ihren 500 Mails pro Tag nicht untergehen. Dabei hat Outlook ein paar coole Funktionen auf Lager, um den Umgang mit Mails und dem Kalender richtig effizient zu gestalten.
Darum haben wir hier die 8 beliebtesten Outlook-Tipps unserer Kunden für Sie zusammengestellt.
Es handelt sich dabei teilweise um einfache Einstellungstipps, die aber sehr viel mehr Effizienz im Alltag ermöglichen. Wir starten einfach und steigern dann das «Schwierigkeits-Niveau». Los geht’s.
Outlook-Tipp #1: Automatischer Online-Meeting-Link hinzufügen
Outlook-Tipp #2: Kürzere Standarddauer für Meetings hinterlegen
Outlook-Tipp #3: Notifikationen ausschalten
Outlook-Tipp #4: Vereinfachte Kalenderansicht aufrufen
Outlook-Tipp #5: Schnelle Link-Formatierung einsetzen
Outlook-Tipp #6: Quickstep in Outlook einrichten
Outlook-Tipp #7: Schnellbausteine in Outlook verwenden
Outlook-Tipp #8: CC-Mails automatisch in separaten Ordner weiterleiten lassen
Bonus-Tipp: Terminzusagen automatisch aus dem Outlook-Postfach löschen
Outlook-Tipp #1: Automatischer Online-Meeting-Link hinzufügen
Wir starten mit einer kleinen Anpassung bei den Meeting-Einstellungen, die wir echt feiern.
Aktuell arbeiten etliche Mitarbeitende immer noch im Home-Office, während sich andere bereits wieder im Büro aufhalten. Hybrid-Meetings mit Leuten vor Ort und online sind da keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, dass jede Termineinladung einen Link für die Online-Teilnahme enthält. Doch das geht schnell mal vergessen.
Die Lösung: Lassen Sie den Link automatisch bei jedem Termin einfügen, indem Sie ein kleines Häkchen bei den Einstellungen setzen.
So funktioniert’s:
- Im Abschnitt «Datei» die Zeile «Optionen» auswählen.
- In den Einstellungen den Bereich «Kalender» anklicken.
- Unter «Kalenderoptionen» bei «Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen» ein Häkchen setzen.
- Mit Eingabetaste oder «OK» bestätigen.
Outlook-Tipp #2: Kürzere Standarddauer für Meetings hinterlegen
im Drop-Sie kennen das bestimmt: Wenn Sie ein Meeting aufsetzen ohne eine bestimmte Zeit einzugeben, wird dieses automatisch auf 1 Stunde (Standard-Zeit) gesetzt.
Fakt ist: Ein Meeting dauert in den meisten Fällen so lange, wie es angesetzt ist. 😉
Also haben wir bei iTrust einfach weniger Zeit eingeplant. Und siehe da, die Meetings wurden nach einer gewissen Eingewöhnungszeit automatisch zielstrebiger und effizienter geführt. Daher haben wir für unser Unternehmen definiert, dass unsere Meetings max. 45 Minuten dauern.
Ein schöner Nebeneffekt: So ergibt sich meistens eine kurze Pause bis zum nächsten Termin. Ideal für den Transfer an einen anderen Ort oder eine kurze Pause.
Wenn Sie sich kürzere Meetings angewöhnen wollen, gibt es einen einfachen Trick: Setzen Sie im Unternehmen die Standard-Meetingzeit auf 30 Minuten und versuchen Sie, Ihre Traktanden in kürzerer Zeit durchzuarbeiten.
So funktioniert’s:
- Im Abschnitt «Datei» die Zeile «Optionen» auswählen.
- In den Einstellungen den Bereich «Kalender» anklicken.
- Unter «Kalenderoptionen» bei «Standarddauer für neue Termine und Besprechungen» im Dropdown-Menü die gewünschte Zeit auswählen.
- Mit der Eingabetaste oder «OK» bestätigen.
5 Tipps, wie Sie Meetings effizienter führen, haben wir übrigens in einem anderen Blogartikel zusammengefasst: «5 Tipps für knallharte Meeting-Leader».
Outlook-Tipp #3: Notifikationen ausschalten
Bling. Neues Mail. Und schon sind Sie aus Ihrer fokussierten Tätigkeit gerissen. Eine unnötige Ablenkung.
Die Lösung: Schalten Sie die Mail-Notifikationen aus und planen Sie sich stattdessen 3 x täglich einen «Mailblocker» ein. Sie schauen also nur noch 3 x täglich in Ihr Postfach und kümmern sich dann um Ihre Nachrichten.
Viele Kunden sagen im Nachhinein, dass diese Änderung ihnen einen grossen Mehrwert geboten hat. Das merkt man aber erst, wenn man es mal ausprobiert.
Aber Achtung: Wenn nur jemand alleine im Unternehmen diese Einstellungen für sich definiert, wird das nicht funktionieren. Sie müssen Ihre Kolleginnen und Kollegen darüber informieren oder bestenfalls gleich im Team ein gemeinsames Verständnis dafür schaffen. Definieren Sie Reaktionszeiten für Mails, Chat-Nachrichten und Teams-Beiträge. Zum Beispiel im Umfang eines digitalen Verhaltenscodex.
Eine Ausnahme gibt es: Für Support- oder Empfangsstellen, die möglichst schnell auf Nachrichten reagieren müssen, ist diese Einstellung natürlich nicht ideal.
So funktioniert’s:
- Im Abschnitt «Datei» die Zeile «Optionen» auswählen.
- In den Einstellungen den Bereich «E-Mail» anklicken.
- Unter «Nachrichteneingang» alle Haken entfernen. Fertig.
Outlook-Tipp #4: Vereinfachte Kalenderansicht aufrufen
Standardmässig sehen Sie im Outlook-Kalender die Wochenansicht. Wenn Sie nun aber auch den darauffolgenden Montag noch im Überblick haben oder verschiedene Tage aus unterschiedlichen Wochen einblenden möchten, gibt’s dafür einen einfachen Trick:
So funktioniert’s:
- Crtl-Taste gedrückt halten und auf den gewünschten Tag oder mehrere gewünschte Tage in der Kalenderübersicht am linken Bildschirmrand klicken.
- Voilà. Die ausgewählten Tage werden farblich hervorgehoben und erscheinen in der Detailansicht.
Outlook-Tipp #5: Schnelle Link-Formatierung einsetzen
Hier kommt ein Tipp für alle Ästheten unter Ihnen. Wenn Sie beispielsweise einen Link zu einer SharePoint-Datei in einem Mail oder einem Teams-Beitrag erwähnen möchten, erscheint dieses hieroglyphenähnliche «Link-Monster» unschön auf mehreren Zeilen. Der Empfänger weiss nicht recht, was ihn erwartet, wenn er darauf klickt. Das geht auch schöner.
Es gibt nämlich eine Tastenkombination, womit Sie Ihre Links in Sekundenschnelle «verschönern» und dadurch Ihre Mails noch benutzerfreundlicher gestalten: Ctrl + K.
Diese Kombi funktioniert übrigens in der ganzen M365-Landschaft. Da wir bei iTrust intern nur noch mit Teams-Beiträge anstatt Mails arbeiten, zeigen wir Ihnen im Beispiel, wie das in einem solchen Fall aussieht. In Mails werden Links meistens automatisch umgewandelt und der Dokumentenname wird angezeigt, was bereits etwas schöner daher kommt. Wenn Sie Ihre Links jedoch benutzerdefiniert in den Text integrieren möchten, geht das mit diesem Tipp im Handumdrehen. Testen Sie es aus.
So funktioniert’s:
- Link via Ctrl + C in die Zwischenablage kopieren.
- Gewünschte Textstelle markieren, bei welcher Sie den Link einfügen wollen.
- Ctrl + K drücken.
- Link via Ctrl + V einfügen und mit der Eingabetaste oder «OK» bestätigen.
Outlook-Tipp #6: Quickstep in Outlook einrichten
Es besteht zwar die Möglichkeit, Mails im Postfach mit dem Fähnchen zu markieren, damit diese direkt im Aufgabentool «To Do» landen. Manchmal gibt es aber wichtige Aufgaben, für die Sie sich direkt im Kalender einen Blocker setzen möchten. Hier kann Ihnen ein Quickstep das Leben vereinfachen.
Quicksteps sind vordefinierte, aneinander gereihte Arbeitsschritte, die per Mausklick oder Tastenkombination ausgeführt werden. Wollen wir also eine Mail direkt als Aufgabenblocker im Kalender einplanen, inklusive Inhalt als Anhang, können wir dafür einen Quickstep erstellen.
So funktioniert’s:
- Im Abschnitt «Start» auf «QuickSteps» klicken und die Option «Neu erstellen» auswählen.
- Den QuickStep möglichst aussagekräftig benennen.
- Die Aktionen des QuickSteps festlegen. In diesem Fall «Termin mit Anlage erstellen», die «Nachricht kategorisieren» und schliesslich die «Nachricht löschen».
- Optional kann für den QuickStep eine Tastenkombination hinterlegt werden.
- Über «Fertig stellen» den Vorgang abschliessen.
Outlook-Tipp #7: Schnellbausteine in Outlook verwenden
Schnellbausteine sind ideal, wenn Sie Inhalte in Mails oder Termineinladungen wiederverwenden möchten. Zum Beispiel bei Offert-Anfragen sowie wiederkehrenden Bestellungen oder Terminen. Mit den Schnellbausteinen können Sie Ihren Arbeitsprozess noch effizienter gestalten.
So funktioniert’s:
- Neues Mail oder neuen Termin öffnen. Den gewünschten Text tippen und danach markieren.
- Nun im Abschnitt «Einfügen» auf die Option «Schnellbausteine» klicken.
- Der markierte Text (die Auswahl) kann nun im Schnellbaustein-Katalog gespeichert werden.
- Für eine bessere Erkennung einen möglichst aussagekräftigen Namen wählen. Mit der Eingabetaste oder «OK» bestätigen.
- Im Abschnitt «Einfügen» den definierten Text via «Schnellbausteine» abrufen. Fertig.
Outlook-Tipp #8: CC-Mails automatisch in separaten Ordner weiterleiten lassen
Dieser Tipp verlangt nach etwas Mut, zahlt sich aber aus.
Mit Regeln in Outlook können Sie dafür sorgen, dass Ihr Outlook-Postfach übersichtlich bleibt. Beispielsweise indem Sie CC-Mails direkt in einen entsprechenden Ordner weiterleiten lassen. Denn grundsätzlich handelt es sich bei CC-Mails nur um Infos, keine Aufträge. Es reicht also in der Regel aus, diese 1 x wöchentlich anzuschauen.
So funktioniert’s:
- Rechtsklick auf den eigenen Posteingang und die Option «Neuer Ordner» anwählen. Den neuen Ordner mit dem Namen «CC-Mails» benennen.
- In der Menüleiste auf «Regeln» klicken und dann «Regeln und Benachrichtigungen verwalten» auswählen.
- Die Option «Neue Regel» auswählen.
- Die Vorlagen überspringen und auf «Weiter» klicken.
- Bei Schritt 1 die Option «die meinen Namen im Feld Cc enthält» auswählen.
- Bei Schritt 2 auf «Zielordner» klicken und den zuvor erstellten Ordner «CC-Mails» anwählen. Mit «OK» bestätigen.
- Die nächsten beiden Fenster mit «Weiter» überspringen.
- Die eben erstellte Regel als «CC-Mails-Regel» benennen und bei Schritt 2 beide Kästchen auswählen. So wird die Regel aktiviert und auf die Elemente, die sich bereits im Posteingang befinden, ebenfalls angewendet.
- Den Vorgang mit «Fertig stellen» abschliessen.
Tipp: Falls Sie Absender haben, bei denen Sie auch die CC-Mails sofort lesen wollen, können Sie diese via Schritt 7 bei den «Ausnahmen» hinterlegen.
Bonus-Tipp: Terminzusagen automatisch aus dem Outlook-Postfach löschen
Hut ab, wenn Sie bis hierhin durchgehalten haben. 😉
Als kleines Dankeschön für Ihren Durchhaltewillen packen wir hier noch einen Bonus-Tipp obendrauf: Eine Regel, die alle Terminzusagen automatisch aus dem Postfach löscht, sofern kein Kommentar drin steht. Diese Regel befördert für Sie irrelevante Nachrichten gleich automatisch in den Papierkorb. Hört sich gut an, oder?
So funktioniert’s:
- Im Abschnitt «Start» im Bereich «Verschieben» auf «Regeln» klicken.
- Die Option «Regeln und Benachrichtigungen verwalten» auswählen.
- Nun «Neue Regel» wählen. Im ersten Schritt auf «Weiter» klicken.
- Im Schritt 1 die Bedingung «die das Formular Formularname verwendet» auswählen. Sicherstellen, dass nur diese Bedingung angewählt ist.
- Anschliessend die Regelbeschreibung bearbeiten. Dort auf das blau unterstrichene Wort «Formularname» klicken.
- Auf «Persönliche Formulare» klicken und dann «Anwendungsformulare» auswählen.
- Nun das Formular «Besprechungseinladung annehmen» auswählen und «Hinzufügen» wählen.
- Nun den «Zielordner» für die betreffenden Terminbestätigungen aufrufen und «Gelöschte Elemente» auswählen.
- Mit «OK» bestätigen und die Regel «Fertig stellen».
- Es kann vorkommen, dass das Gegenüber in Termin-Zusagen eine Mitteilung einfügt. In diesem Fall soll die Nachricht nicht gelöscht werden. Hierfür können Ausnahmen für die Regel definiert werden. Dazu auf «Weiter» klicken. Bei «Ausnahmen festlegen» die Option «ausser mit bestimmten Wörtern im Betreff» auswählen. Das Textfeld mit einem Leerschlag ausstatten. Kommentare enthalten meistens mehr als ein Wort und daher auch mindestens einen Leerschlag.
Jetzt Outlook-Tipps anwenden und digital noch erfolgreicher arbeiten
Das waren 8 Outlook-Tipps, die unsere Kunden lieben. Wir hoffen, dass auch Sie den einen oder anderen Tipp direkt im Alltag anwenden und dadurch wertvolle Zeit einsparen können.
Unsere Digital Consultants & Coaches haben übrigens noch etliche weitere solche Tipps auf Lager. Melden Sie sich gerne bei uns, falls wir Sie dabei begleiten dürfen, digital noch erfolgreicher zu arbeiten.
Patrick Müller
Owner & Chairman
