Wie stellst du in deinem Unternehmen sicher, dass alle individuellen Ziele auf deine Unternehmensziele einzahlen? Bei uns war das jahrelang ein Ausbauthema. Darum haben wir Viva Goals getestet und bei uns eingeführt.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, was Viva Goals genau kann und welche Erfahrungen wir damit gemacht haben.
Was ist Viva Goals?
Was sind OKRs?
6 Vorteile von Viva Goals
Starten mit Viva Goals – unser Erfahrungsbericht
Schritt 1: Viva Goal für Mitarbeitende aktivieren
Schritt 2: Unternehmensziele definieren und als Objectives erfassen
Schritt 3: Mitarbeitende definieren individuelle Key Results
Schritt 4: Mitarbeitende tragen Fortschritte regelmässig nach
Schritt 5: Vorgesetzte überprüfen den Fortschritt regelmässig
Grösster Stolperstein bei der Einführung von Viva Goals
Viva Goals für Unternehmen – unser Empfehlung
Lieber hören, statt lesen? Alle Informationen aus diesem Beitrag kannst du dir auch in meiner Podcast-Episode zu Viva Goals anhören.
Oder doch lieber das Video dazu ansehen? Hier geht’s zum YouTube-Video über Viva Goals.
Was ist Viva Goals?
Viva Goals ist ein Feature von Microsoft Viva, einer digitalen Plattform für Mitarbeiter-Engagement und -Produktivität. Mit Viva Goals können Mitarbeitende ihre Ziele mit den Zielen des Unternehmens verknüpfen.
Kurz: Mit Viva Goals kannst du als Führungskraft deine Mitarbeitenden konkret und messbar an deinen «grossen» Zielen mitarbeiten lassen. Du siehst, welche individuellen Ziele auf welche Unternehmensziele einzahlen und kannst über das übersichtliche Dashboard sofort jeden Status abrufen.
Viva Goals nutzt OKRs für die Zieldefinition. Was das genau ist, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Was sind OKRs?
OKRs steht für «Objectives and Key Results». Es handelt sich dabei um ein bewährtes Zielsetzungsframework, das international im Einsatz ist.
OKRs bieten ein umfassendes Verständnis, wie die tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen und der Vision zusammenhängt. Sie verbinden somit Mission, Werte, Geschäftsprioritäten und Mitarbeitererfahrung.
Die Führungsetage gibt klare Objectives, sprich Unternehmensziele, vor. Mitarbeitende erfassen selbständig messbare Key Results, die zum Erreichen der Objectives beitragen. Key Results sind also die Treiber des Erfolgs. Sie zeigen an, ob ein Objective erreicht wurde oder nicht.
Ein Beispiel aus unseren Reihen:
Was siehst du hier? Wir wollen eine führende Position in einem bestimmten Bereich auf dem Markt erarbeiten – unser Unternehmensziel. Als darauf einzahlendes Objective will das Cloud-Automation-Team die Qualität von Operation Tasks und Incident Response steigern, d. h. noch schneller und besser auf Anfragen reagieren. Als klar messbares Key Result ist definiert, dass in diesem Quartal maximal fünf Cases länger als fünf Tage ohne Interaktion/Update liegen bleiben dürfen.
Du siehst auch, dass in unserem Viva Goals einige Ziele noch nicht gestartet wurden oder im Rückstand sind. Das Tool zeigt dir also die nackte Wahrheit und das ist gut so, um am Ball zu bleiben.
Dass alle Ziele im Unternehmen auf deine übergreifenden Unternehmensziele einzahlen, erkennst du dann besonders gut in der Diagrammansicht von Viva Goals.
6 Vorteile von Viva Goals
- Verbesserte Zielsetzung: Durch Viva Goals können du und dein Team klare und konkrete Ziele setzen, die auf die Unternehmensstrategie und -vision ausgerichtet sind. Ihr könnt euch dadurch besser auf eine gemeinsame Mission fokussieren.
- Engere Zusammenarbeit: Viva Goals fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, da alle auf das gleiche grosse Ganze hinarbeiten. Zudem kannst du im Tool Kommentare zu einzelnen Zielen hinterlassen und damit die Ziele bei der entsprechenden Person noch prominenter in den Fokus rücken.
- Transparenz: Viva Goals bietet einen transparenten Überblick über den Fortschritt und den Status der Ziele. Dies hilft Führungskräften und Mitarbeitenden, den Überblick über die Leistung zu behalten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
- Automatisierte Rückmeldungen: Viva Goals gibt dir automatisch Feedback, wenn Ziele auf Kurs, im Rückstand oder gefährdet sind. Dadurch werden die Ziele in Erinnerung gerufen und Mitarbeitende können ihren Fokus im Arbeitsalltag entsprechend ausrichten.
- Motivation: Naja, ob sich Mitarbeitende durch Viva Goals motivierter und engagierter fühlen, weil sie ihre Ziele selbst setzen und verfolgen können, sei dahin gestellt. Aber ist ein schöner Gedanke.
- Nahtlose Integration: Viva Goals lässt sich prima in andere Microsoft-Tools wie Microsoft Teams, Outlook, SharePoint und PowerBI integrieren.
Starten mit Viva Goals – unser Erfahrungsbericht
In diesem Abschnitt zeige ich dir fünf Schritte, wie wir Viva Goals bei uns eingeführt haben, damit nun alle individuellen Ziele auf unsere Unternehmensziele einzahlen.
Schritt 1: Viva Goals für Mitarbeitende aktivieren
Viva Goals ist nicht in der «normaler» Microsoft 365-Lizenz enthalten. Du musst dafür eine zusätzliche Lizenz erwerben. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Lizenz nur für Viva Goals
für CHF 5.90 / € 5.60 pro User/Monat - Lizenz für ganze Viva Suite (darin sind weitere spannende Tools von Microsoft Viva inkludiert)
für CHF 8.90 / € 8.40 pro User/Monat
Also für jeden Mitarbeitenden eine Lizenz erwerben, diese zuweisen und schon kann es los gehen. Das ging bei uns ruckzuck.
Schritt 2: Unternehmensziele definieren und als Objectives erfassen
Hier liegt der Hund begraben. Denn alles baut anschliessend auf diesen festgelegten Objectives auf. Überlege dir also gut, welche Unternehmensziele du ins Auge fassen möchtest. Bestenfalls wählst du 3-5 Objectives aus.
Mein Geschäftspartner und ich haben drei strategische Ziele aus unserer Strategie 2025 herauskristallisiert. Diese Ziele haben wir unseren Team-Leadern in unserem quartalsweise stattfindenden Offsite-Meeting vorgestellt. Wir haben erklärt, was wir darunter verstehen und uns darüber ausgetauscht, damit wir mit einem gemeinsamen Verständnis in die neue Zielsetzungsrunde starten konnten.
Jeder Team-Leader seinerseits hat dann wiederum 3-5 darauf einzahlende Objectives für sein Team erfasst, damit klar wurde, welche konkreten Themen in diesem Quartal im Fokus stehen.
Ganz ehrlich: Ohne klare Strategie wäre die Definition der Top-Level-Sicht für mich sehr schwierig gewesen. Mir ist zudem aufgefallen, dass der Austausch mit den Team Leadern mehr Zeit in Anspruch nahm, als beim bisherigen Zielsetzungsprozess. Gleichzeitig bin ich überzeugt, dass wir dadurch eine saubere Basis für die nächsten Quartale geschaffen haben.
Unsere Team Leader waren begeistert, dass die Ziele nun nicht mehr im Silo entstehen, sondern jedes Team sieht, was die anderen beitragen und somit die Ziele aufeinander abstimmen können.
Wie genau erfasst du ein Objective in Viva Goals? So geht’s:
- «Ziel hinzufügen» klicken
- Aussagekräftigen Titel wählen
- Besitzer wählen
- Zeitraum wählen z. B. Quartal
- Team wählen
- Ergebnis wird immer in 100 % gemessen, anhand des Status der untergeordneten Objectives und Key Results
Schritt 3: Mitarbeitende definieren individuelle Key Results
In Einklang mit den Objectives, erfassen nun alle Mitarbeitenden ihre Key Results, die für ihre Rolle im Unternehmen am wichtigsten sind. Viva Goals setzt dabei smarte Zielsetzung voraus. Alle Key Results sollen somit spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden dekliniert werden. Richtwert: 3-5 pro Mitarbeiter. Faktisch ist das dasselbe wie oben, einfach eine Ebene tiefer. Anstelle der Angabe einer Prozentzahl für die Erreichung des Ziels können auch andere Messgrösse festgelegt werden. Grundsätzlich gilt: Definiere möglichst klar und verständlich, was wie gemessen wird.
Bei uns haben gewisse Team Leader diese Zielsetzung im 1:1 mit den Mitarbeitenden definiert. Andere haben es wie bisher im Rahmen eines Team-Austausches gemacht. Wichtig ist nur, dass du deinen Teams genügend Zeit und Begleitung einräumst, damit qualitativ starke Key Results entstehen. Eine klare Mitarbeiter-Führung lohnt sich gerade bei der ersten Iteration mit dem neuen Tool.
Wie genau erfasst du ein Key Result in Viva Goals? So geht’s:
- Beim entsprechenden Objective ein «Neues Key Result» erfassen
- Aussagekräftigen Titel erfassen
- Metrik hinzufügen
- Fortschritt: Manuell oder automatisch aus Datenquelle auswählen
- Bei den Details siehst du, auf welches Objective dein Key Result einzahlt
Schritt 4: Mitarbeitende tragen Fortschritte regelmässig nach
Viva Goals verschickt automatisch Erinnerungsmails, damit Mitarbeitende ihre Key Results regelmässig updaten. Das sieht beispielsweise so aus:
Du willst den Fortschritt nicht manuell nachtragen? Es ist möglich, Daten aus bestehende BI-Dashboards in Viva Goals einzuspeisen und somit automatisiert abfüllen zu lassen. So siehst du den Fortschritt in Echtzeit.
Unsere Mitarbeitenden schätzen die neue Transparenz sehr: Es sind keine Rückfragen mehr notwendig, um den Fortschritt eines Ziels abzuholen. Alle Objectives und Key Results sowie deren Fortschritt sind unternehmensweit einsehbar.
Schritt 5: Vorgesetzte überprüfen den Fortschritt regelmässig
Natürlich lebt der Prozess davon, dass du und deine Team Leader den Fortschritt der Mitarbeitenden regelmässig überprüfen und sich darüber austauschen. Bei uns beispielsweise in unseren 1:1- oder Team-Impulsen. So können wir einschreiten, wenn eine falsche Richtung eingeschlagen wurde und eine gute Grundlage legen, dass die Ziele bis zum Ende des Quartals erfüllt sind.
Grösster Stolperstein bei der Einführung von Viva Goals
Die Umstellung zur OKR-Zieldefinition verlangt von den Mitarbeitenden ein neues Mindset. Denn nun sollen die individuellen Ziele direkt an Unternehmensziele gekoppelt und messbar sein. Die smarte Definition der Key Results kann viele vor eine Herausforderung stellen. So auch der Fokus auf einige wenige, konkrete Ziele. Bestenfalls holst du deine Mitarbeitenden im 1:1 ab und führst sie das erste Mal durch den neuen Zieldefinitionsprozess.
Von meinen Mitarbeitenden erhielt ich bisher durchwegs positives Feedback zu Viva Goals. An die regelmässigen Statusupdates müssen sie sich jedoch noch gewöhnen.
Viva Goals für Unternehmen – unser Empfehlung
Wir bei iTrust haben über Jahre unsere Ziele in OneNote festgehalten. Wir hatten unsere Top-Level-Ziele, die wir für die einzelnen Teams heruntergebrochen haben. Unsere Mitarbeitenden notierten schliesslich, welchen Beitrag sie zu den Team-Zielen leisten konnten. Ganz ehrlich: Eine Vielzahl der Ziele waren nur im Ansatz smart-definiert und nicht wirklich messbar.
Da ist Viva Goals natürlich eine andere Welt. Ich würde sogar sagen, ein Quantensprung gegenüber der alten Methode. Viva Goals ist voll darauf ausgerichtet, dass alle Ziele messbar auf deine Unternehmensziele einzahlen.
Wichtig für den Wechsel zu Viva Goals:
- Eine klare Definition von übergreifenden Unternehmenszielen geht voraus. Wir haben beispielsweise drei strategische Ziele als «Überbau» definiert. Alle weiteren Objectives und Key Results zahlen auf diese drei Ziele ein.
- Struktur, Hierarchie und Periodizität müssen im Vorfeld festgelegt werden, sonst endet deine Zielsetzung in Viva Goals in einem Chaos. Wir legen unsere Ziele quartalsweise fest und haben damit gute Erfahrungen gemacht.
- Die Mitarbeiter-Führung ist gerade bei der Umstellung essentiell. Lasse deine Leute nicht ins kalte Wasser springen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es diese Begleitung braucht, damit die Mitarbeitenden den Einstieg ins Tool finden und erste gute Erfahrungen sammeln.
- Binde den Zielsetzungs- und Überprüfungsprozess in den Alltag ein. Wir führen regelmässige Ziel-Reviews mit unseren Team Leadern durch. So stellen wir sicher, dass die Zielsetzung präsent bleibt.
- Tipp für Fortgeschrittene: Du kannst BI-Dashboards für die Überprüfung der Key Results in Viva Goals integrieren. Die Zahlen aus deinem Report werden in Viva Goals übernommen und zeigen, ob du bei deinem gesetzten Ziel auf Kurs bist. So könnt ihr eure Ziele noch effizienter verfolgen.
Du möchtest mit Viva Goals durchstarten? Unterschätze gerade bei der Einführung die Komplexität des Tools nicht. Doch es lohnt sich: Einmal eingerichtet und eingeführt, wirst du davon begeistert sein. Falls du Unterstützung beim Einführungsprozess benötigst, stehen mein Team und ich dir gerne zur Verfügung.
Patrick Müller
Owner & Chairman
