Modernes Arbeiten: Der Weg in die digitale Zukunft

«Mit iTrust verfolgten wir bei der Digitalisierung eine klare Strategie, die uns Sicherheit gab und immer wieder den richtigen Weg aufzeigte.»

– Monica Mattmann

AUSGANGSLAGE

Während der Corona-Pandemie führte Beutler Nova Microsoft Teams ein, um Online-Meetings zu ermöglichen. Teams wurde zudem sporadisch für Chats genutzt, doch eine klare Strategie fehlte. Dies wollte Monica Mattmann, CFO beim Maschinenbauunternehmen, ändern. Sie sagt:

«Ich wollte eine klare Strategie dahinter. Die Mitarbeitenden sollten wissen, für was wir die neuen Tools brauchen, und das sie unterstützt werden.»

Um nicht im Chaos endloser individueller Ansätze zu versinken, entschied sich das Unternehmen für eine Zusammenarbeit mit iTrust. Ziel war es, den Grundstein für eine moderne Arbeitsweise zu legen. Dazu gehört die Reduzierung von Papier, eine verbesserte Kommunikation via Teams sowie die zentrale Datenspeicherung auf SharePoint. Diese Neuerungen sollten Beutler Nova auch dabei helfen, als fortschrittlicher Arbeitgeber für neue Talente attraktiv zu bleiben.

VORGEHEN

Unsere detaillierte Analyse brachte interessante Fakten an den Tag und zeigte Beutler Nova das Potenzial der Digitalisierung auf. Es wurden zum Beispiel rund 5000 verschiedene Excel-Listen gefunden, die jeweils viel manuelle Pflegearbeit erforderten und abteilungsspezifisch organisiert waren. Ein vertiefter Blick in die Datenstruktur offenbarte zudem viele redundante Informationen – ein Zeichen für Optimierungsbedarf. Monica Mattmann formuliert es so:

«Die iTrust-Analyse hat uns viel Verbesserungspotenzial aufgezeigt und führte zu einigen Aha-Erlebnissen.»

Die wunden Punkte waren erkannt und es folgte die Optimierung. Was haben wir gemeinsam erarbeitet und gemacht:

• Tool-Landschaft: Eine Übersicht zu den verschiedenen Tools, die im Unternehmen im Einsatz sind. Sie gibt auch Auskunft darüber, welches Tool für welchen Zweck verwendet werden soll.
• Digitaler Verhaltenscodex: Ein Dokument, das Leitplanken für die digitale Arbeitsweise definiert. Es soll dazu dienen, dass alle Mitarbeitenden nach den gleichen Regeln arbeiten.
• Workshops: In diesen Meetings wurden Themen wie der Change-Plan oder die zukünftige Struktur in Microsoft Teams und SharePoint diskutiert und auf das Unternehmen adaptiert.
• Coachings: Die Mitarbeitenden wurden mit Trainings auf die neue Arbeitsweise in Teams und SharePoint vorbereitet.
• Migration: Die Daten wurden vom Fileserver auf SharePoint migriert und gleichzeitig bereinigt.

Die ersten drei Monate nach der Umstellung waren eine Herausforderung. Die Arbeitsweise in der neuen digitalen Realität musste sich einpendeln. Durchhaltevermögen und Geduld waren gefordert – typische Anforderungen in einem Change-Management-Projekt. Für Beutler-Nova-CFO Mattmann war dabei wichtig zu wissen, dass sich das Unternehmen auf eine Strategie verlassen kann:

«Die Vorarbeit und Leitplanken waren sehr wichtig für die Umsetzungsphase. Bei Unsicherheiten konnten wir uns immer auf diesen Plan berufen und auf die Unterstützung von iTrust zählen.»

RESULTAT

Die Massnahmen führten zu einer spürbaren Verbesserung und Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe. Die zuvor verwendeten Excel-Listen wurden durch intuitive SharePoint-Listen ersetzt. Das Aufgabenmanagement wurde durch den Einsatz von Microsoft Planner auf das nächste Level gehoben und die Kommunikation sowie Kollaboration finden in Microsoft Teams statt.

Das Projekt hat beim Maschinenbauunternehmen etwas bewegt. Das belegt die Aussage von Monica Mattmann:

«Es ist schön zu sehen, dass auch die ursprünglichen Skeptiker in Bezug auf die neuen Tools nun überzeugt sind und gerne in der moderneren Arbeitswelt arbeiten.»

Ein Beispiel dafür war die Optimierung des Schichtplans: Auf Initiative eines Lernenden wurde dieser von einer Excel-Tabelle nach Teams integriert. Jedes Teammitglied kann jetzt unabhängig von Ort und Zeit auf den Einsatzplan zugreifen und Informationen abrufen.

Fazit: Beutler Nova ist bereit für die digitale Zukunft. Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf weitere spannende Digitalisierungs-Projekte.