Standortübergreifende Zusammenarbeit dank SharePoint-Migration

«Dank SharePoint Online und der BIM-Cloud konnten wir eine gute Lösung aufbauen, die unsere standortübergreifende Zusammenarbeit stark beflügelt.»

– Christoph Geiser

AUSGANGSLAGE

Die Cerutti Partner Architekten AG zählt seit 2018 zu unseren Kunden. Damals war das Unternehmen so aufgestellt, dass an allen vier Standorten ein eigener Fileserver in Betrieb war. Mittels Netzlaufwerksanbindungen konnte auf Daten der anderen Standorte zugegriffen werden. Viele Dateien wurden dabei einfachheitshalber doppelt abgelegt. Die eigentliche Projektzusammenarbeit war mühsam.

Das Team arbeitete an allen Standorten grösstenteils an fixen Arbeitsstationen. Nur vereinzelte Mitarbeitende hatten zusätzlich ein Notebook oder Tablet im Einsatz.

Kein Wunder also, dass beim Team von Anfang an der Wunsch im Zentrum stand, mobiler und standortübergreifender arbeiten zu können.

VORGEHEN

Der Technologie-Checkup zum Start der Zusammenarbeit gab uns wichtige Einblicke in die technische Ausstattung sowie die Zusammenarbeit des Teams von Christoph Geiser.

Darauf basierend entwickelten wir zuerst eine passende Gerätestrategie. Dazu wurden vier verschiedene Rollen im Unternehmen definiert und passende Geräte zu den entsprechenden Anforderungen ausgewählt. Denn CAD-Zeichner haben ganz andere Anforderungen an ihre Geräte und an die Einrichtung des Arbeitsplatzes als beispielsweise Bauleiter, die ständig unterwegs sind.

Im Zentrum der Weiterentwicklung stand jedoch ganz klar die Datenmigration auf SharePoint Online. Diese gingen wir in zwei Schritten an:

• Zuerst migrierten wir alle Daten der Administration auf die Zusammenarbeitsplattform.
• Dann entwickelten wir eine Datenstruktur für die Bauobjekt- und Kundendaten. Bei diesem Schritt setzten wir auf eine SharePoint-Automatisierungslösung, die es dem Team ermöglicht, auf Knopfdruck ein neues Objekt mit allen entsprechenden Unterordnern und Verlinkungen zu eröffnen.

Weiter entschied sich die Cerutti Partner Architekten AG dazu, alle CAD-Daten in die BIM-Cloud zu migrieren. So lassen sich die umfangreichen CAD-Daten noch einfacher verwalten und alle Projektbeteiligten können standortunabhängig darauf zugreifen.

Ein echter Knackpunkt war die Bereitstellung der Pläne für Bauleiter und Co. Denn damit diese einsehbar sind, müssen mittels Publishing-Funktion entsprechende PDFs aus dem CAD-Zeichnungsprogramm generiert werden. Zusammen mit dem Cerutti-Team entwickelten wir eine Automatisierung, welche die PDFs der Pläne automatisch am richtigen Ort in SharePoint ablegt. Eine grosse Erleichterung für das ganze Team.

RESULTAT

Dank der Datenmigration auf SharePoint und in die BIM-Cloud können die Mitarbeitenden der vier Standorte heute intensiver und einfacher zusammenarbeiten. Auch die passende Geräteauswahl erleichtert den Mitarbeitenden den digitalen Arbeitsalltag. Der Wunsch nach mobilem und standortübergreifendem Arbeiten hat sich somit Schritt für Schritt erfüllt. Das Projekt konnte Ende 2019 grösstenteils abgeschlossen werden. Dank der neuen Struktur und den neuen Geräten war der Weg ins Home-Office dann fast ein «Spaziergang».

Zudem begleiten wir das Architekten-Team im Umfang des iTrustABO Technologie. Dabei profitiert das Team von Christoph Geiser von einem persönlichen Ansprechpartner, einer priorisierten Behandlung bei anfallenden Support- und Wartungsdienstleistungen sowie einem lukrativen Stundenansatz.

Als nächstes grosses Projekt steht die Einführung von Microsoft Teams auf dem Programm. Dazu wurde bereits ein Datenmanagement-Workshop durchgeführt, um eine passende Daten-Struktur für das Unternehmen festzulegen. Eine kleine Testgruppe prüft gerade den Einsatz von Microsoft Teams anhand eines konkreten Pilot-«Teams» auf Herz und Nieren. Weitere Schritte sind in Planung.

Wir freuen uns auf die gemeinsame, digital erfolgreiche Zukunft mit der Cerutti Partner Architekten AG und wünschen dem Team von Christoph Geiser viel Freude bei der Arbeit.