Bührer & Partner Immobilien AG

AUSGANGSLAGE

Digitalisierung war bei der Bührer & Partner Immobilien AG schon länger ein Thema. Das Unternehmen wusste, dass bestehende Arbeitsweisen und Systeme den zukünftigen Anforderungen immer weniger gerecht werden würden. Gleichzeitig fehlte eine klare Standortbestimmung und ein konkreter Fahrplan für die nächsten Schritte. Dominik Weber, Partner und Mitglied der Geschäftsleitung, erinnert sich:

«Wir waren auf der Suche nach einem neuen IT-Partner und haben uns generell gefragt: Wo stehen wir und wo müssen wir hin?»

Der Kontakt zu iTrust entstand über eine Anfrage für einen Technologie Check-up. Die Analyse zeigte rasch, wo die grössten Herausforderungen lagen. Informationen waren über verschiedene Systeme verteilt, Dokumente lagen in unterschiedlichen Ablagen und wichtiges Wissen befand sich teilweise ausschliesslich bei einzelnen Mitarbeitenden. Dominik Weber beschreibt die damalige Situation so:

«Es ging sehr viel darum, Informationen zu kanalisieren. Alles war verstreut über mehrere Softwarelösungen, E-Mail-Ablagen oder teilweise sogar in den Köpfen der Mitarbeitenden.»

Die Folgen waren im Alltag spürbar. Die Suche nach Informationen kostete Zeit, Stellvertretungen waren aufwendig und Kundenanliegen konnten nicht immer so schnell bearbeitet werden, wie es sich das Unternehmen gewünscht hätte. Besonders bei Abwesenheiten wurde deutlich, wie stark Prozesse von einzelnen Personen abhängig waren.

VORGEHEN

Nach dem Technologie Check-up war für beide Seiten klar, dass einzelne Optimierungen nicht ausreichen würden. Gemeinsam mit iTrust entschied sich die Bührer & Partner Immobilien AG für einen umfassenden Modernisierungsschritt.

Im Rahmen eines Gesamtprojekts wurden die Infrastruktur erneuert, Microsoft Teams und SharePoint eingeführt, die Datenablage neu strukturiert sowie bestehende Desktop-Arbeitsplätze durch moderne Laptops ersetzt. Für Dominik Weber war dieser konsequente Ansatz die richtige Entscheidung:

«Wir waren der Meinung, dass wir einiges aufzuholen haben. Deshalb haben wir gesagt: Wenn schon Digitalisierung, dann richtig.»

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war dabei gemäss Dominik Weber die enge Begleitung durch iTrust. Besonders in Erinnerung geblieben ist ihm der Fokus auf die Menschen hinter der Technologie:

«Das war mit ein entscheidender Faktor, weshalb wir uns für die Zusammenarbeit entschieden haben. Ihr hattet immer den Faktor Mensch mit dabei. Das Team muss den Mehrwert erkennen und entsprechend geschult werden.»

Auch während der Umsetzung entwickelte sich das Projekt laufend weiter. Anforderungen wurden angepasst und neue Bedürfnisse kamen hinzu. Dank des engen Austauschs konnten gemeinsam Lösungen gefunden werden. «Was ich besonders hervorheben kann, ist die Kommunikation während des ganzen Projekts. Auch wenn neue Herausforderungen aufgetaucht sind, kamen immer sehr schnell Lösungsansätze und Varianten, wie wir damit umgehen können», so Dominik Weber.

RESULTAT

Heute verfügt die Bührer & Partner Immobilien AG über eine moderne Arbeitsumgebung und eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Informationsmanagement. Die Mitarbeitenden finden Informationen schneller, Stellvertretungen funktionieren besser und die interne Kommunikation ist transparenter geworden. Besonders im Arbeitsalltag macht sich der Unterschied bemerkbar. Dominik Weber sagt:

«Wir haben enorme Erleichterungen bei der Suche von Informationen, in der Planung von Events sowie bei Stellvertretungen und Abwesenheiten. Das ist heute deutlich einfacher.»

Gleichzeitig profitieren neue Mitarbeitende von einer dokumentierten Kommunikationshistorie in Teams und einem schnelleren Zugang zu relevantem Wissen. Auch die neuen Geräte haben die Arbeitsweise verändert. Dank der Laptops arbeiten die Mitarbeitenden flexibler und können sowohl in Meetings als auch im Homeoffice effizienter zusammenarbeiten. Für Dominik Weber zeigt sich der Nutzen deshalb nicht nur bei einzelnen Prozessen:

«Wenn ich mich festlegen müsste, liegt der grösste Mehrwert in einer Mischung aus Zeitersparnis und generell besserer Zusammenarbeit.»

Mit dem abgeschlossenen Modernisierungsprojekt ist die Reise jedoch nicht zu Ende. Gemeinsam mit iTrust arbeitet die Bührer & Partner Immobilien AG bereits an den nächsten Themen rund um Microsoft 365, Security und den Einsatz von KI. Die Grundlage dafür wurde bewusst zuerst geschaffen. «Die Basis von KI sind Daten. Wenn man keine sauberen Daten hat, kann KI auch keine guten Ergebnisse liefern», sagt Dominik Weber. Deshalb sei es wichtig gewesen, zuerst ein solides Fundament zu schaffen.

Entsprechend blickt das Unternehmen mit einer langfristigen Perspektive auf die weitere Zusammenarbeit. Das Fazit von Dominik Weber:

«Wir haben jetzt ein sehr gutes Fundament geschaffen. Aber wir sind uns bewusst, dass die weiteren Etappen noch anstehen. Für uns ist eine strategische Partnerschaft wichtig, damit wir mit der technologischen Entwicklung Schritt halten können.»

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