Erfolgreiches Change-Management dank digitalen Champions
Erfolgsstory mit Littlebit Technology
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Die Littlebit-Gruppe bedient mit Niederlassungen in der Schweiz, Deutschland, Österreich und Holland den gesamten deutschsprachigen Raum und die Beneluxstaaten.
«Es braucht eine externe Sicht auf die Dinge. Der Arbeitsweise-Checkup von iTrust zeigte uns, wo wir wirklich stehen.»
– Jochen Bless
AUSGANGSLAGE
Die Mitarbeitenden hatten sich ihre eigene Tool-Welt zusammengestellt. Es wurde siloartig gearbeitet und auf verschiedenen Plattformen kommuniziert. Aus den Umfragen resultierte auch, dass sich die Mitarbeitenden zunehmend gestresst fühlten. Jochen Bless, COO und Mitglied der Geschäftsleitung von Littlebit Technology, erzählt von einer Rückmeldung eines Mitarbeitenden:
«Er sagte mir: ‹Es blinkt an meinem Computer durchgehend wie an einem Weihnachtsbaum.›»
Für die Geschäftsleitung war klar: Die gesamte interne Kommunikation und Informationspolitik muss hinterfragt werden. Dazu wollten sie einen externen Partner beiziehen und so kam iTrust ins Spiel.
VORGEHEN
Die Analyse hat den Eindruck der Geschäftsleitung bestätigt: Zu viele Kommunikationskanäle, keine klare Tool-Strategie. So wurden gemeinsam folgende Massnahmen abgeleitet:
- Einen gemeinsamen Nenner schaffen > digitaler Verhaltenscodex
- Coachings für plattformorientiertes Arbeiten durchführen > Champions-Ausbildung
- Den Change strukturiert umsetzen > Change-Plan
- Tools klar definieren > Tool-Landschaft
Der Littlebit-COO beschreibt den Soll-Zustand folgendermassen:
«Wir wollten weg von unterschiedlichen Plattformen und Informationstools hin zu einem Medium – das ist für uns Microsoft Teams. Bei der Datenablage strebten wir ebenfalls die einheitliche Lösung mit SharePoint an.»
Dabei war für die Geschäftsleitung entscheidend, die Meinung der rund 200 Mitarbeitenden stets zu berücksichtigen. Der Zielzustand sollte gemeinsam entwickelt und erarbeitet werden. Saskia Farrero begleitet das Projekt als Digital Consultant & Coach. Sie erinnert sich an die gute Stimmung bei der Präsentation der Resultate aus dem Arbeitsweise-Checkup:
«Ich spürte eine Offenheit gegenüber dem Projekt und der Idee. Die nötige Energie war vorhanden, um diesen Change anzugehen.»
Die technische Infrastruktur mit Microsoft Teams und SharePoint war bei Littlebit Technology bereits vorhanden. Unser Auftrag war es, diese Plattformen mit einem Teams-first-Ansatz konsequent im Unternehmen zu etablieren. Neben einer klaren Struktur für die Tools ist es wichtig, die Mitarbeitenden dafür an Bord zu holen. Die Strategie dafür wurde im Workshop «Change Plan» gelegt. Zum Erfolg führen regelmässige Gespräche mit den Führungskräften. Es wird diskutiert, wo der gemeinsame Weg hingehen soll. Alle ziehen am gleichen Strick und leben so den Wandel vor.
Der bisher erfolgreiche Change begründet Jochen Bless mit dem guten Zusammenspiel zwischen Littlebit Technology und iTrust. Er sagt, dass das Unternehmen allein von innen heraus diesen Weg nicht so hätte gehen können:
«Es braucht diesen externen Faktor, der antreibt, der in den Workshops und Trainings immer und immer wieder das Wissen vermittelt und während dem ganzen Prozess an deiner Seite steht. Das ist ein grosser Aufwand, aber diese Investition zahlt sich in der Zukunft aus.»
Um die neue Arbeitsweise im Unternehmen zu implementieren, entschieden sich die Littlebit-Führungskräfte für die Ausbildungsinitiative «Digitale Champions». Acht ausgewählte Personen erhielten vertiefte Trainings von iTrust-Experten und geben nun das Wissen intern weiter.
Diese Coachings durch «Interne» waren für die Mitarbeitenden ein guter Weg. Die Eigenmotivation der Champions ist gemäss Bless sehr hoch. Es brauche wenig Energieaufwand von den Führungskräften.
RESULTAT
Jochen Bless nennt die Lernenden als Beispiel:
«Diese jungen Menschen arbeiten bereits in der Schule mit Microsoft Teams und kommen so in eine vertraute Umgebung.»
Für alle Mitarbeitenden sei die Einarbeitungszeit kürzer und die interne Kommunikation ist offener.
In Zukunft sollen weitere Geschäftsbereiche in die Microsoft-Welt eingegliedert werden. Jochen Bless spricht das Wissens-Management, das Personalwesen und das E-Learning an. In der Unternehmensstrategie ist der weitere Weg festgehalten:
«Wir wollen so gut wie möglich alle weiteren Tools an die eingeführten Plattformen anbinden.»
Schön, dass wir gemeinsam die Weichen für eine digital erfolgreiche Zukunft von Littlebit Technology stellen durften.