Prozessautomatisierung: So gelingt ein guter Start
Erfolgsstory mit PLANING AG
Branche
Arbeitsplätze
75 Mitarbeitende an drei Standorten
Hauptsitz
Nebikon
Die PLANING AG ist das Dachkonstrukt von drei innovativen Unternehmen:
- Die TAGMAR AG, als Kompetenzzentrum für Ingenieurbau und Bauberatung,
- die IPSO ECO, als Spezialistin in der Entwicklung von zukunftsorientierten Umweltlösungen und
- die VIAPLAN, als Expertin bei der Planung und Begleitung von nutzerfreundlichen Mobilitätslösungen.
Mit gebündelten Kompetenzen steckt die PLANING AG nicht nur viel Energie in die aktuellen Projekte, sondern hält auch mit neuen Technologien Schritt.
Seit 2012 dürfen wir Markus Obrist und sein Team begleiten und gemeinsam digital vorwärtsschreiten. Der neuste Streich: Prozessautomatisierung mit Power Automate – genau darum geht’s in dieser Erfolgsstory.
«Der pragmatische und erfolgreiche Start in die Prozessautomatisierung mit iTrust hat bei uns eine Euphorie ausgelöst.»
– Markus Obrist
AUSGANGSLAGE
Schon seit über 10 Jahren begleiten wir die PLANING AG auf ihrem Weg in die Digitalisierung.Der Ansatz zu Beginn der Zusammenarbeit war der Weg zu einem papier-reduzierten Arbeitsalltag. Es folgte die schrittweise Annäherung an die Microsoft-365-Welt mit der Einführung von SharePoint und später auch Teams – zu dieser Entwicklung haben wir bereits eine Erfolgsstory veröffentlicht.
Damit war der Grundstein gelegt und eine gute Ausgangslage vorhanden, um den nächsten Schritt zu machen. Ziel: Prozessautomatisierung mit Microsoft Power Automate. Markus Obrist, Geschäftsführer der PLANING AG, sagt über seine Beweggründe, in die Welt der Prozessautomatisierung einzutauchen:
«Wir stellten intern fest, dass wir viele repetitive Arbeiten haben, die wir effizienter gestalten können. Darum strebten wir in diesem Bereich eine Optimierung durch Automatisierung an.»
VORGEHEN
Ein wichtiger Aspekt für den Erfolg eines Prozessautomatisierungs-Projekts ist die Vorbereitung. Im Rahmen eines Discovery Workshops eruierten wir gemeinsam mit den zuständigen Personen bei PLANING die passenden Prozesse. Warum? Es ist wichtig, zu Beginn die einfachen, regelmässigen Prozesse, die einen grossen Einfluss haben, zu identifizieren. Das hilft, den Überblick zu behalten und die Effizienz zu steigern.
Obrist hatte von Anfang an ein klares Ziel vor Augen:
«Ich wollte schnell ein erstes Erfolgserlebnis, um den Mitarbeitenden die Vorgehensweise näher zu bringen. Und um die Akzeptanz gegenüber Prozessautomatisierung zu steigern.»
Dieses Ziel hat das Projekt-Team erreicht. Innerhalb eines Monats wurde der Visums-Prozess für Kreditoren-Rechnungen automatisiert. Das vorher mühsame und aufwändige Vorgehen – beispielsweise mit dem Hin- und Herschicken von PDF-Dokumenten – ist neu viel effizienter und wird hauptsächlich via Microsoft Teams abgewickelt. Obrist sagt zum Effizienzgewinn:
«Wir sparen mit dieser Prozessautomatisierung pro Jahr mehrere Wochen an Zeit ein.»
Einsparen will die PLANING AG auch an Datenmenge auf dem vergleichsweise teuren SharePoint. Dafür automatisierten sie ihren Archivierungsprozess. Einfach erklärt: Sobald eine Teams-Gruppe als «abgeschlossen» markiert wird, wird der Inhalt des dazugehörigen SharePoint-Speichers am Ende des Monats automatisch an einen «günstigeren» Speicherort innerhalb der Azure Cloud verschoben.
Gerade für ein Unternehmen wie PLANING, das aufgrund von Bildern, Videos und Plänen über grosse Datenmengen verfügt, minimiert diese Automatisierung Kosten und sorgt gleichzeitig für Ordnung. Obrist fasst zusammen:
«In diesem Fall war nicht die Umsetzung der Automatisierung die grosse Arbeit, sondern die ‹Vorbereitung› der Daten und die richtige Herangehensweise. Das Endresultat ist cool: Ich kann jetzt mit einem Knopfdruck die nicht mehr relevanten Daten schnell und einfach archivieren.»
RESULTAT
Die PLANING AG hat die ersten Schritte der Prozessautomatisierung erfolgreich gemeistert. Dank den ersten Resultaten ist bei Markus Obrist und den Mitarbeitenden nun die Freude über Power Automate so richtig spürbar.
Gleichzeitig mit im Gepäck sind einige Prozesse, die nun effizienter und einfacher laufen. Damit haben die Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Und dank den standardisierten Prozessen passieren weniger Fehler.
Das Erfolgsrezept bei der Prozessautomatisierung ist für Geschäftsführer Obrist klar:
«Mit einem einfachen Prozess starten, später nicht zu viele Prozesse miteinander in Angriff nehmen, sondern Schritt für Schritt vorgehen.»
Wir schätzen es, dass wir die PLANING AG auf ihrem innovativen und digital erfolgreichen Weg schon so viele Jahre begleiten dürfen. Gespannt blicken wir auf die nächsten spannenden Entwicklungen wie zum Beispiel KI.