Internationaler Roll-out von Microsoft Teams in Rekordzeit
Erfolgsstory mit Siegfried
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«iTrust wurde uns von verschiedenen Unternehmen im Schweizer Markt empfohlen. Wir brauchen einen Partner, der mit unserem Tempo mithalten kann.»
– Reto Suter
AUSGANGSLAGE
«Die Art und Weise wie wir digital zusammenarbeiteten, war sehr unterschiedlich und nicht immer optimal. Das wollten wir ändern − es brauchte einen Befreiungsschlag.»
Zwei Beispiele für die digitale Welt bei Siegfried vor dem Projekt:
- Microsoft Teams wurde nur als Lösung für Video-Konferenzen eingesetzt
- Die Daten waren auf Laufwerken abgelegt
Das Ziel war eine gemeinsame Microsoft-Plattform mit den bekannten Tools wie Microsoft Teams, Planner oder SharePoint. Für Suter war klar, dass dieses Ziel nur mit klaren Vorgaben der obersten Führungsebene erreicht werden konnte. Für dieses Vorgehen suchte Siegfried einen geeigneten Partner. Die Wahl fiel auf iTrust. Warum?
«iTrust wurde uns von verschiedenen Unternehmen aus dem Schweizer Markt empfohlen. Es war uns wichtig, einen Partner zu wählen, der zu unseren Werten passt. Er sollte agil und dynamisch auf unsere Bedürfnisse eingehen und unser Tempo mithalten können.»
VORGEHEN
- Ein digitaler Verhaltenskodex fehlte
- Die Datenablage war dezentral organisiert
- Dokumente wurden hauptsächlich per Mail verschickt
Die Geschäftsleitung um Projektleiter Reto Suter wirkte bei der Erarbeitung der Richtlinien für die künftige digitale Zusammenarbeit stark mit. Dadurch hat das Projekt im gesamten Unternehmen einen hohen Stellenwert erhalten. Das sei ein Schlüsselfaktor gewesen, damit das hohe Tempo des Projekts durchgezogen werden konnte.
Wieso setzte sich Siegfried für einen so straffen Zeitplan ein?
«Wir sind schnell gewachsen und streben weiteres Wachstum an. Das Digitalisierungsprojekt sollte so schnell wie möglich umgesetzt werden, damit wir eine gute Grundlage im Bereich der IT-Infrastruktur und der digitalen Zusammenarbeit haben.»
Der vorgegebene Zeitplant konnte hauptsächlich dank den standardisierten Workshops eingehalten werden. Als zweiter Punkt erwähnt Suter das konsequente Projektmanagement mit einem wöchentlichen Austausch. Suter: «So konnten wir sofort Einfluss nehmen, wenn es nicht in die exakt richtige Richtung ging.»
Innerhalb von rund einem halben Jahr erhielt die Siegfried eine neue Kommunikations- und Kollaborationsplattform in Microsoft Teams inklusive der Datenmigration auf SharePoint. Dazu kam die Ausbildung von 50 Siegfried-Mitarbeitenden zu digitalen Champions, die nun ihr Wissen im Unternehmen weitergeben.
Dieser Roll-out für Siegfried an elf verschiedenen Standorten mit insgesamt über 3500 Mitarbeitenden war eine Herausforderung. Es stellte sich die Frage, ob der Roll-out nach Standorten oder nach Funktionen der Mitarbeitenden erfolgten sollte. Der Entscheid fiel auf einen funktionsbezogenen Roll-out. Es wurden also die verschiedenen Unternehmensbereiche wie HR, Finance oder Drug Products jeweils als Gruppen in die neue digitale Umgebung transferiert.
Suter sagt rückblickend: «Dieser Weg hat sich bewährt, auch wenn es hin und wieder ein paar Abstimmungsprobleme gab.» Es herrschte beispielsweise ein unterschiedliches Verständnis über den Aktivitätsgrad der digitalen Champions.
RESULTAT
Für die Zukunft ist es für Siegfried wichtig, die firmeninternen digitalen Champions auf dem neusten Stand zu halten. Sie sollen als «Change-Agents» eine entscheidende Rolle im internen Wissensmanagement rund um die digitale Zusammenarbeit spielen.
Es war für die iTrust eine spannende Herausforderung, die Siegfried in dieser kurzen Zeit auf den richtigen digitalen Weg zu bringen. Wir freuen uns auf die weitere Begleitung.