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Mail-Flut bewältigen: 5 Tipps für einen leeren Outlook-Posteingang

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by | 20.01.2021 | Wissen

Lesezeit: 7 Minuten

Alle sprechen von Microsoft Teams und der Ablösung von Mails. Wir ja auch.

Aber: Dennoch ist und bleibt das Thema «Mail-Flut bewältigen» ein wichtiger Aspekt im Arbeitsalltag.

Denn ohne Mails kommen wir heute noch nicht aus. In den meisten Unternehmen ist die elektronische Post nach wie vor Kommunikationsmittel Nummer 1.

Wussten Sie, dass ein Mitarbeiter pro Stunde durchschnittlich 36 Mal seine Mails checkt und es danach gut 16 Minuten dauert, bis er wieder konzentriert und fokussiert weiterarbeiten kann (Atlassian, 2019)?

Beeindruckend, wie viel produktive Zeit (und Geld) durch diese «kleine» Unterbrechung flöten geht.

Wir bei iTrust verfolgen einen simplen Ansatz, der diesem Problem Abhilfe schafft. Darauf basierend geben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag 5 Tipps, wie Sie die Mail-Flut bewältigen und sich über einen leeren Outlook-Posteingang freuen können.

#1 Mails in regelmässigen Zeitblöcken verarbeiten
#2 Mails kategorisieren und einmalig verarbeiten
Outlook-Posteingang: Wie viele Unterordner braucht es?
Microsoft-Teams-Feed organisieren
Mails an Microsoft Teams weiterleiten
#3 Mails mit Links statt Anhängen versenden
#4 Mail-Ping-Pong durch richtige Kanalwahl vermeiden
#5 Mit Mail-Feedback Sicherheit schaffen
Übersicht – Mail-Flut bewältigen: Diese 5 Tipps helfen Ihnen dabei

#1 Mails in regelmässigen Zeitblöcken verarbeiten

Mitarbeitende erhalten pro Woche durchschnittlich 304 Geschäftsmails (Atlassian, 2019). Eine ganz schöne Mail-Flut, die ohne clevere Verarbeitungsstrategie wohl selten einen leeren Outlook-Posteingang zulässt.

Bei iTrust sind die Posteingänge regelmässig leer. Und das nicht, weil wir besonders gut und gerne den «Delete-Button» drücken. Nein, wir halten uns ganz einfach an folgende Regeln:

  • Notifikationen ausschalten: Bling. Oh, eine neue Mail. Schwups – abgelenkt. Um diese ständige Ablenkung zu vermeiden, haben wir die Notifikationen in Outlook ausgeschaltet – und den Posteingang mehrheitlich geschlossen. Das erfordert jedoch einen gezielten Umgang mit Mails. Stichwort: Stapelverarbeitung.
  • Mails stapelweise verarbeiten: Alle Mails werden in regelmässigen Zeitblöcken verarbeitet. Beispielsweise dreimal pro Tag – morgens, mittags und abends. Während dieser Zeit liegt der Fokus voll und ganz auf den Nachrichten im Posteingang. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie im Unternehmen klare Reaktionszeiten für Mails definieren.
  • Reaktionszeiten einhalten: Bei uns sind Mails nie dringend (vgl. Tipp #3). Die Reaktionszeit haben wir in unserem digitalen Verhaltenscodex auf 24 Stunden festgelegt. Für dringende Anliegen haben wir die Chat-Funktion von Microsoft Teams oder greifen direkt zum Headset. Eine kleine Abmachung, die grosses Bewirken kann: Ihre Mitarbeitenden lassen sich nicht mehr von Mails ablenken und können fokussiert ihrer Arbeit nachgehen. Mail-Flut bewältigen – ein Kinderspiel.

Achtung: Falls Sie bereits mit Microsoft Teams arbeiten, dürfen Sie nicht vergessen, dass Sie jetzt zwei Posteingänge haben. Am besten nutzen Sie den Mailblocker auch gleich, um im Anschluss an Ihren Outlook-Posteingang Ihren Microsoft-Teams-Feed abzuarbeiten.

Schalten Sie die Mail-Notifikationen aus und bearbeiten Sie Ihre Mails bewusst während fixen Zeitblöcken. Sie arbeiten mit Microsoft-Teams? Nutzen Sie die Mailblöcke auch, um den Microsoft-Teams-Feed abzuarbeiten.

#2 Mails kategorisieren und einmalig verarbeiten

Kennen Sie das OneTouch-Prinzip? Jede Mail wird während dem Zeitblock einmal angeschaut und direkt verarbeitet. Wir unterscheiden dabei zwischen drei Mail-Kategorien:

Mail-Kategorien: Kleine Aufgaben, grosse Aufgaben und Infos

Kleine Aufgabe: Kleine Aufgaben nehmen weniger als fünf Minuten in Anspruch. Sie werden sofort bearbeitet und danach entweder gelöscht oder an einem passenden Ort (Mail-Ordner, CRM etc.) abgelegt.

Beispiel: Markus schickt mir eine Terminanfrage für eine Geschäftsleitungs-Besprechung. Sofort zusagen, oder absagen und Alternativtermin vorschlagen. Erledigt.

Grosse Aufgabe: Grosse Aufgaben nehmen mehr als fünf Minuten in Anspruch. Die Aufgabe wird daher im Kalender eingeplant. Am besten mit einem «Quickstep», sodass die Mail direkt im Anhang des Termins erscheint und aus dem Posteingang gelöscht wird.

Beispiel*: Unsere Video-Spezialistin Milena wünscht eine Rückmeldung zu ihrem Image-Film-Konzept. Ich plane mir die Aufgabe via Quickstep im Kalender ein und melde Milena zurück, wann sie mit meiner Rückmeldung rechnen kann.

Information: Mails, die rein informativ sind, werden gelesen und danach gelöscht oder abgelegt.

Beispiel*: Unsere HR-Spezialistin Sandra informiert darüber, dass die ausgeschriebene ICT-Engineer-Stelle besetzt werden konnte. Ok, danke, zur Kenntnis genommen. Erledigt.

*Diese Beispiele stammen aus der Zeit vor der Microsoft-Teams-Einführung. Heute kommunizieren wir bei diesen Fällen direkt in Microsoft Teams und nutzen dabei Teams-Beiträge. Was Microsoft Teams genau zu bieten hat und wann sich Teams-Beiträge lohnen, können Sie in unserem Blogbeitrag «Microsoft Teams – das Tor zur neuen Welt» nachlesen.

Outlook-Posteingang: Wie viele Unterordner braucht es?

Unser Tipp, damit Sie den Überblick in Ihrem Outlook-Posteingang bewahren: Erstellen Sie maximal so viele Unterordner, dass Sie nie Schwierigkeiten haben, sich zwischen zweien als Ablageort zu entscheiden. Wir empfehlen maximal fünf Unterordner. Im Video erfahren Sie, welche das sein könnten:

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Microsoft-Teams-Feed organisieren

Bei iTrust haben wir die interne Kommunikation auf Microsoft Teams umgestellt. Dadurch konnten wir unsere Mail-Flut stark reduzieren. Informationen und interne Aufgaben werden bei uns nicht mehr via Mail verschickt, sondern im Microsoft-Teams-Feed platziert. Auch dort kann man mit dem OneTouch-Prinzip für Ordnung sorgen.

Mails an Microsoft Teams weiterleiten

Falls Sie auch mit Microsoft Teams arbeiten: Wenn Sie eine Mail erhalten, die eigentlich in ein Team innerhalb von Microsoft Teams gehört, leiten Sie diese am besten direkt dorthin weiter. So geht’s: Klicken Sie beim Channel im gewünschten Team auf die drei Punkte und wählen Sie «E-Mail-Adresse abrufen». Leiten Sie Ihre Mail an diese E-Mail-Adresse weiter und Ihre Nachricht erscheint wenig später als Teams-Beitrag im entsprechenden Channel. Am besten notifizieren Sie dann noch den Absender, damit dieser die Nachricht das nächste Mal direkt via Microsoft Teams zugänglich macht.

Kategorisieren Sie Ihre Mails. Wenden Sie dabei das OneTouch-Prinzip an: Jede Nachricht wird nur einmal angeschaut und je nach Kategorie direkt verarbeitet, eingeplant oder abgelegt. Das funktioniert übrigens auch für den Microsoft-Teams-Feed.

#4 Mail-Ping-Pong durch richtige Kanalwahl vermeiden

RE: AW: AW: AW: AW: Kommt Ihnen diese Buchstabenabfolge bekannt vor? Auch Mail-Ping-Pong genannt. Wenn wir ehrlich sind, bevorzugen wir andere Sportarten und nutzen die Zeit lieber, um produktiv zu sein.

Mail-Inhalte entscheiden darüber, wie gross das Mail-Ping-Pong-Potenzial ist. Alles, was inhaltlich wichtigen Gehalt hat und in Diskussionen münden kann, gilt es zu vermeiden. Denn genau dadurch entstehen schnell zahlreiche Mails, die hin und her geschickt werden. Idealerweise platzieren Sie solche Inhalte direkt auf einer Plattform oder greifen bei einer 1:1-Diskussion zum Headset. Wenn mehrere Personen involviert sind, lohnt es sich den Inhalt diskussionsbereit vorzubereiten und eine Besprechung einzuläuten.

Überlegen Sie sich also in jedem Fall: Muss es tatsächlich eine Mail sein?

Richtige Kanalwahl: Reaktionszeiten definieren - Grafik

Wir bei iTrust haben folgende Reaktionszeiten für unsere Kanäle definiert:

  • Sofortige Reaktion: Wenn wir sofort eine Antwort benötigen, greifen wir zum Headset oder suchen das persönliche Gespräch. Fragen Sie sich aber immer kurz: Ist mein Anliegen tatsächlich wichtig und dringend genug, um die andere Person bei ihrer Arbeit zu unterbrechen?
  • Reaktion innert 4 Stunden: Wenn uns eine Antwort innerhalb der nächsten vier Stunden reicht, nutzen wir die Chat-Funktion von Microsoft Teams. Wegen der erhöhten Dringlichkeit lassen wir hier die Notifikationen eingeschaltet.
  • Reaktion innert 24 Stunden: Wenn das Anliegen nicht so sehr drängt und uns eine Antwort innerhalb der nächsten 24 Stunden reicht, schreiben wir eine Mail bzw. seit wir auf Microsoft Teams umgestellt haben, nutzen wir hier die Teams-Beiträge.

Vermeiden Sie Mail-Ping-Pong. Definieren Sie Reaktionszeiten für Ihre Informationskanäle und nutzen Sie je nach Dringlichkeit Ihres Anliegens den passenden Kanal.

Durch die optimale Kanalwahl können Sie Mail-Ping-Pong ganz leicht vermeiden. Aber was ist eigentlich genau der Unterschied zwischen E-Mail und Microsoft Teams?

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#5 Mit Mail-Feedback Sicherheit schaffen

Mit diesem einfachen Trick steigern Sie Ihre Professionalität. Schaffen Sie beim Absender einer Mail Sicherheit, indem Sie ihm eine Rückmeldung innerhalb der definierten Reaktionszeit schicken. Vor allem, wenn die Mail eine grosse Aufgabe enthält. Kommunizieren Sie klar und unmissverständlich, bis wann Ihr Gegenüber mit Ihrer ausführlichen Antwort rechnen kann.

Sind Sie der Absender? Auch in dieser Rolle können Sie punkten:

Achten Sie als Absender darauf, dass Sie

  • die Aufgabe klar formulieren,
  • direkt eine verantwortliche Person adressieren und
  • eine genaue Deadline setzen.

Ein erneutes Nachfassen erübrigt sich. Sie eliminieren also zusätzliche, oft unnötige Nachfrage-Mails. Mit Ihrer Rückmeldung schaffen Sie beim Gegenüber Sicherheit und signalisieren Professionalität.

Antworten Sie dem Absender einer Mail immer innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit. So weiss dieser, bis wann er mit der Erledigung der Aufgabe bzw. einer umfangreicheren Antwort rechnen darf.

Mail-Flut bewältigen: Diese 5 Tipps helfen Ihnen dabei

#1 Mails in regelmässigen Zeitblöcken verarbeiten
Schalten Sie die Mail-Notifikationen aus und bearbeiten Sie Ihre Mails bewusst während fixen Zeitblöcken. Sie arbeiten mit Microsoft-Teams? Nutzen Sie die Mailblöcke auch, um den Microsoft-Teams-Feed abzuarbeiten.

#2 Mails kategorisieren und einmalig verarbeiten
Kategorisieren Sie Ihre Mails. Wenden Sie dabei das OneTouch-Prinzip an: Jede Nachricht wird nur einmal angeschaut und je nach Kategorie direkt verarbeitet, eingeplant oder abgelegt. Das funktioniert übrigens auch für den Microsoft-Teams-Feed.

#3 Mails mit Links statt Anhängen versenden
Verzichten Sie auf Mail-Anhänge und vermeiden Sie Nachrichten mit Mail-Ping-Pong-Potenzial. Integrieren Sie stattdessen Links, um die Empfänger auf eine zentrale Plattform zu leiten, auf welcher die Inhalte teamverfügbar sind.

#4 Mail-Ping-Pong durch richtige Kanalwahl vermeiden
Vermeiden Sie Mail-Ping-Pong. Definieren Sie Reaktionszeiten für Ihre Informationskanäle und nutzen Sie je nach Dringlichkeit Ihres Anliegens den passenden Kanal.

#5 Mit Mail-Feedback Sicherheit schaffen
Antworten Sie dem Absender einer Mail immer innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit. So weiss dieser, bis wann er mit der Erledigung der Aufgabe bzw. einer umfangreicheren Antwort rechnen darf.

Ihr Partner im Kampf gegen die Mail-Flut

Wie sieht Ihr Outlook-Posteingang aus? Randvoll oder organisiert? Falls Sie von der Mail-Flut erfasst wurden, werfen wir Ihnen gerne den Rettungsring zu. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um gemeinsam die Mail-Flut zu bewältigen. Kontaktieren Sie uns.

Patrick Müller

Patrick Müller

Owner & Chairman

Als engagierter und dynamischer Macher unterstützt er seit fast 20 Jahren Unternehmen dabei, digital erfolgreicher zu arbeiten. Er brennt für digitale Themen und teilt sein Wissen mit viel Charme und nützlichen Erfahrungsberichten auf YouTube, im iTrust-Podcast, im Blog und auf Social Media.