Microsoft-Teams-Update: Neu im Januar 2021 | für Führungskräfte

Was ist neu in Microsoft Teams? Hier kommen die handverlesenen Microsoft-Teams-Updates von Januar 2021:

Update #1 – «Approvals» in Microsoft Teams
Update #2 – «Presenter View» in Microsoft Teams
Update #3 – Chat-Einstellungen für Online-Meetings

Keine Lust zu lesen? Hier geht’s zum Video mit den Top3-Updates.

Update #1 – «Approvals» in Microsoft Teams

«Approvals», in Deutsch «Genehmigungen», ist eine App innerhalb von Microsoft Teams, womit Sie

• Anträge zur Genehmigung bei jemandem einreichen und
• an Sie eingereichte Anträge genehmigen können.

Ihre Mitarbeitenden können mit dieser Funktion beispielsweise Ferientage oder Änderungsanträge via Microsoft Teams von Ihnen akzeptieren lassen.

Wir sehen diese Funktion als zweischneidiges Schwert. Warum?

• Einerseits ist die Funktion sehr intuitiv. Anfragen oder Anträge können schnell und einfach zur Prüfung vorgelegt werden. Zudem sehen Sie alle «Approvals» auf einen Blick.
• Andererseits überschneidet sich diese App mit Prozessen, die aktuell im ERP oder in der firmeneigenen Business-Applikation geführt werden. Es muss klar definiert sein, für welche Anwendungsfälle «Approvals» in Microsoft Teams in Frage kommt. Clever strukturieren lassen sich die Anträge aktuell (noch) nicht.

Dieses Update ist aus strategischer Sicht sehr spannend:

Wer auf Microsoft setzt, hat einen ganzen Malkasten an Möglichkeiten, um Prozesse und Workflows in der Microsoft-365-Welt günstig aufzugleisen. Uns gefällt, wie die Microsoft Tools ineinander greifen und verknüpft sind. Microsoft Teams fungiert als Tor zur modernen Welt und vereinfacht so den Zugriff auf wichtige Informationen. Es lohnt sich also, die Entwicklungen in diesem Bereich im Auge zu behalten.

Update #2 – «Presenter View» in Microsoft Teams

Vielleicht kennen Sie das:

Sie arbeiten gerade nur mit einem Monitor und teilen Ihren Bildschirm, um im Online-Meeting eine PowerPoint-Präsentation im Vollbild-Modus anzuzeigen. Dabei verschwindet aber die Microsoft-Teams-Maske. Sie sehen einerseits Ihre Zuhörenden nicht mehr, können nicht auf Ihre Notizen zurückgreifen und haben den Chat sowie aufhebende Hände nicht mehr im Blickfeld. Gerade diese Details sind für einen guten Referenten bei Online-Meetings jedoch von Bedeutung.

Die neue «Presenter View» für PowerPoint hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Elemente für Ihre Präsentation auf einen Blick zu sehen – auch wenn Sie nur einen Monitor zur Verfügung haben.

Tipp am Rande: Bei Online-Präsentationen via Teams sollten Sie nicht zu viele Slides zeigen, sondern sich von Zeit zu Zeit selber ins Rampenlicht (Spotlight) setzen. So können Sie Ihre Zuhörenden immer wieder aufs Neue abholen und Abwechslung ins Online-Meeting bringen. Weitere Tipps für wirkungsvolle Online-Präsentationen finden Sie im Video unten:

Update #3 – Chat-Einstellungen für Online-Meetings

Dabei haben Sie drei Optionen:

• Ihre Teilnehmenden können den Besprechungs-Chat vor, während und nach dem Meeting nutzen.
• Ihre Teilnehmenden können den Besprechungs-Chat gar nicht nutzen.
• Ihre Teilnehmenden können den Besprechungs-Chat nur während des Online-Meetings nutzen.

Grundsätzlich sind wir bei iTrust Fans vom Besprechungs-Chat. Denn indem Sie die Teilnehmenden auffordern, ihren Input zum aktuellen Thema via Chat zu platzieren, können Sie diese aktiv miteinbeziehen. Als Aktivierungsmassnahme im Online-Meeting bietet sich der Chat also an. Daher würden wir den Chat nur in Ausnahmefällen ausschalten, z. B. bei grösseren Online-Meetings mit vielen Teilnehmenden, wo wir nicht riskieren wollen, dass jemand unnötig «ablenkt».

In jedem Fall lohnt es sich für Meeting-Leader zu Beginn eines Online-Meetings immer kurz zu definieren, wie der Besprechungs-Chat genutzt werden soll. Zum Beispiel: «Bitte nutzt den Chat nur dann, wenn ich euch dazu auffordere, oder wenn Fragen auftauchen. Vielen Dank.»

Was ist neu in Microsoft Teams | Januar 2021 | Das Video

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