2023 wird iTrust 20 Jahre alt – 20 Jahre, in denen wir unsere Expertise bei der Zusammenarbeit mit KundInnen mit viel Herzblut einbringen durften.
Aus diesem Anlass haben wir für dich unsere 20 Top-Tipps zusammengestellt, die dich im Arbeitsalltag unterstützen, das digitale Potenzial in deinem Unternehmen noch besser auszuschöpfen. Vom Mini-Tipp bis hin zur strategischen Empfehlung: Es wartet eine bunte Mischung an leicht verdaulichen, hilfreichen Wissens-Häppchen auf dich.
Bereit? Here we go:
Tipp #1: Suchergebnisse ruckzuck aufrufen (Shortcut)
Tipp #2: Aufzählzeichen rasch einfügen (Shortcut)
Tipp #3: Links schnell und einfach formatieren (Shortcut)
Tipp #4: Bildschirm in verschiedene Fenster unterteilen (Shortcut)
Tipp #5: Automatischen Versionsverlauf aufrufen (OneNote)
Tipp #6: Ablenkungen im Arbeitsalltag vermeiden (Outlook und Microsoft Teams)
Tipp #7: Beiträge sinnvoll formatieren (Microsoft Teams)
Tipp #8: Überblick bei Aufgaben bewahren (Microsoft Teams, To Do, Planner)
Tipp #9: Smartes Task-Management betreiben (Microsoft To Do, Planner)
Tipp #10: Funktion «Mein Tag» richtig nutzen (Microsoft To Do)
Tipp #11: Effiziente Meetings führen (OneNote)
Tipp #12: Hybride Meetings rocken (Microsoft Teams)
Tipp #13: Die richtige Datenablage wählen (OneDrive, SharePoint)
Tipp #14: Die Superkräfte von SharePoint kennen und nutzen
Tipp #15: Mobile Geräte vor Gefahren schützen (Security Awareness)
Tipp #16: IT in geordnete Bahnen lenken (IT-Strategie)
Tipp #17: Zielsetzung leicht gemacht (Viva Goals)
Tipp #18: Datenvisualisierungen für fundierte Geschäftsentscheide nutzen (Power BI)
Tipp #19: Prozesse einfach automatisieren (Power Automate)
Tipp #20: Automatisierte kleine Helfer im Arbeitsalltag einsetzen (Power Apps)
Zusammenfassung
Tipp #1: Suchergebnisse ruckzuck aufrufen (Shortcut)
Damit hat das lange Suchen endlich ein Ende. Mit dem Shortcut «Ctrl + F» springst du z. B. auf der aktuellen OneNote-Seite direkt zum Suchfeld. Dort kannst du deinen Wunschbegriff eintippen – und schwups werden alle entsprechenden Suchergebnisse farbig hervorgehoben. Das funktioniert im gesamten Windows-Umfeld.
Erleichtert die Suche > spart Zeit > gefällt uns. 😍
Tipp #2: Aufzählzeichen rasch einfügen (Shortcut)
Die Kombination «Ctrl + .» hat in Microsoft OneNote und Microsoft Teams unterschiedliche Funktionen:
- In OneNote kannst du damit rasch Aufzählzeichen einfügen.
- In Microsoft Teams erhältst du über den Shortcut eine Übersicht über alle möglichen Tastenkombinationen, die dir wiederum dabei helfen können, Zeit zu sparen.
Praktisch, oder?
Tipp #3: Links schnell und einfach formatieren (Shortcut)
An einer Textstelle mal rasch einen Link hinterlegen? Das geht superzackig:
- Mit «Ctrl + C» den gewünschten Link kopieren.
- Die entsprechende Textstelle z. B. in OneNote, in einer Mail oder in einem Teams-Beitrag markieren.
- Mit «Ctrl + K» den Link bei dieser Stelle hinterlegen – voilà.
Tipp #4: Bildschirm in verschiedene Fenster unterteilen (Shortcut)
Im Arbeitsalltag wird es auf dem Bildschirm schon mal eng. Statt die zahlreichen geöffneten Fenster mühselig mit der Maus nebeneinander zu schieben, gibts eine hilfreiche Tastenkombination. Sie unterteilt den Bildschirm ruckzuck in verschiedene Fenster:
- Halte die Windowstaste gedrückt.
- Drücke gleichzeitig auf die linke oder rechte Pfeiltaste – je nachdem, wo du das Fenster haben möchtest. Drückst du die Taste mehrere Male, wird das Fenster immer an einem anderen Ort positioniert.
- Brauchst du mehr Platz, dann drücke zusätzlich die Pfeil-nach-oben- oder die Pfeil-nach-unten-Taste. So wird das Fenster auf einen Viertel des Bildschirms minimiert.
Schon mal ausprobiert?
Tipp #5: Automatischen Versionsverlauf aufrufen (OneNote)
Die ältere Version einer OneNote-Seite nochmals anschauen? Das funktioniert tiptop, denn der Versionsverlauf wird in OneNote regelmässig automatisch zwischengespeichert.
- Klicke oben im Menu auf «Verlauf».
- Wähle den Button «Seitenversionen».
- Klicke auf das Datum der Version, welche du gerne nochmals anschauen möchtest.
Keine Bedenken: Du kannst jederzeit zur aktuellsten Seitenversion zurückkehren und daran weiterarbeiten.
Das funktioniert übrigens auch bei Word, Excel und Co.
Tipp #6: Ablenkungen im Arbeitsalltag vermeiden (Outlook und Microsoft Teams)
Der Effizienz-Killer Nummer 1 bei der Arbeit? Die Ablenkung. Nichts ist im mühsamer, als permanent von irgendwelchen Benachrichtigungen unterbrochen zu werden. Tipp: Schalte die Mail- sowie Teams-Notifikationen aus und plane dir stattdessen fixe Nachrichten-Bearbeitungs-Blöcke im Kalender ein.
So funktioniert’s für Outlook:
- Wähle in Outlook im Abschnitt «Datei» die Zeile «Optionen».
- Klicke in den Einstellungen den Bereich «E-Mail» an.
- Entferne unter «Nachrichteneingang» alle Häkchen – fertig.
So funktioniert’s für Teams:
- Klicke oben rechts in Teams auf die drei Punkte (Einstellungen und mehr) und wähle «Einstellungen».
- Klicke auf «Benachrichtigungen».
- Wähle unter «Teams und Kanäle» die Option «Benutzerdefiniert». Lege fest, wann und wie du über neue Meldungen benachrichtigt werden möchtest.
Kleine Massnahme, grosse Wirkung – probier’s aus.
Tipp #7: Beiträge sinnvoll formatieren (Microsoft Teams)
Ein digitaler Champion weiss, wie man Teams-Beiträge richtig formatiert:
- Nutze die Betreffzeile und formuliere einen aussagekräftigen Titel, der sofort zeigt, um was es in dem Beitrag geht.
- Notifiziere die Person/en, welche über den Beitrag informiert werden sollen. Es gibt verschiedene Notifikations-Möglichkeiten:
-
- @person > Person wird notifiziert
- @team > alle Teammitglieder werden notifiziert
- @channel > alle im Kanal werden notifiziert
- Verwende bei einem längeren Texten Absätze (Struktur), hebe wichtige Keywords fett hervor (Orientierung) und verwende ab und zu Emojis (Auflockerung).
Mehr zu diesem Thema erfährst du im Blogartikel: Teams-Beiträge nutzen wie ein Profi.
Tipp #8: Überblick bei Aufgaben bewahren (Microsoft Teams, To Do, Planner)
Du nutzt die Teams-App «Tasks in Planner und To Do» noch nicht? Dann verpasst du was. Sie ermöglicht dir einen schnellen Sprung zu deinen Aufgaben. Dort siehst du auf einen Blick einen Zusammenzug all deiner Aufgaben aus Microsoft To Do und Planner.
Wir empfehlen: Pinne «Tasks in Planner und To Do» an die Menüleiste und schau – während der Bearbeitung des Feeds – jeweils auch dort kurz rein. So behältst du alle Aufgaben im Überblick.
Tipp #9: Smartes Task-Management betreiben (Microsoft To Do, Planner)
Microsoft To Do und Planner bringen dein Aufgabenmanagement auf das nächste Level. Vorausgesetzt du nutzt die Tools clever. Darauf solltest du bei der Erstellung von Aufgaben in Planner achten:
- Setze immer eine Deadline – auch wenn noch nicht klar ist, bis wann die Aufgabe final erledigt sein soll.
- Weise jede Aufgabe einer einzelnen, verantwortlichen Person zu. So stellst du sicher, dass der Task nicht untergeht.
- Erfasse neue Aufgaben immer klar und selbsterklärend:
-
- Verwende einen aussagekräftigen Aufgabentitel.
- Nutze das Notizfeld für Ergänzungen.
- Ergänze Links, um Kontext zu geben.
- Bonus-Tipp: Schaffe mit Icons im Titel eine schnellere Übersicht, worum es geht. 💡
Du möchtest noch mehr über smartes Task-Management erfahren? Wir empfehlen dir dieses Video mit Patrick Müller: Microsoft To Do und Planner: So rocken Sie Ihr Task-Management
Tipp #10: Funktion «Mein Tag» richtig nutzen (Microsoft To Do)
Bei der Fülle an Aufgaben in Microsoft Planner und To Do kann es schwer sein, den Überblick zu behalten und die wichtigsten Tasks herauszufiltern. Dabei kann es helfen, eine Wochen- oder Tagesstart-Routine zu etablieren und sich regelmässig die wichtigsten Aufgaben vor Augen zu führen.
Unsere Empfehlung: Mit «Mein Tag» bietet Microsoft To Do eine tolle Lösung, um den Arbeitstag zu planen und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Am Ende des Tages kann man alle erledigten Aufgaben «abhaken» – und mit einem guten Gefühl in den Feierabend starten. 🙌🏻
Tipp #11: Effiziente Meetings führen (OneNote)
Wer sitzt gerne stundenlang in unproduktiven Meetings? Niemand! Deswegen setzen wir auf das «Impuls-Konzept»: Es ermöglicht uns kürzere Meetings, eine schnellere Beschluss-Findung, vereinfachte Kommunikation und eine höhere Meeting-Qualität.
Das Impuls-Konzept zeichnet sich unter anderem durch folgende Punkte aus:
- Wir stellen das Protokoll vor einem Impuls (Meeting) auf eine für alle zugängliche Plattform (z.B. OneNote).
- Alle Teilnehmenden bereiten den Impuls bis 24 Stunden vor dem Termin vor. Dazu gehören das Lesen neuer Infos, die Ergänzung von Traktanden und das Notieren von Meinungen oder Fragen.
- Alle Teilnehmenden markieren ihre diskussionsbereiten Traktanden mit einem «Stern». So leiten die Sterne durch den Impuls und sorgen für mehr Übersicht.
Weitere Tipps für effiziente Meetings haben wir in diesem Blogartikel für dich bereit: Das Geheimrezept für effiziente Meetings
Tipp #12: Hybride Meetings rocken (Microsoft Teams)
Hybride Meetings leiten – an denen verschiedene Personen gleichzeitig online wie auch vor Ort teilnehmen – ist nicht ohne. Als Meeting-Leader solltest du dabei auf folgende Punkte achten:
- Definiere ein «Video-On-Obligatorium», damit ein aktiver Austausch zwischen Online- und Offline-Teilnehmenden stattfinden kann.
- Versuche wenn immer möglich im Sitzungszimmer bei der Offline-Gruppe anwesend zu sein. Nur so kannst du das Geschehen vor Ort kontrollieren.
- Gewähre den Online-Teilnehmenden den Vorrang – denn für sie ist es schwieriger, sich ins Gespräch einzubringen. Biete aktiv Einstiegsmöglichkeiten, z. B. mit Handheben-Funktion, Chat oder konkreten Fragen.
- Vermeide jegliche Offline-Aktivitäten, da diese für Online-Teilnehmende schwierig nachzuvollziehen sind. Nutze stattdessen kollaborative Plattformen.
Das sind nur vier von sieben wichtigen Punkten, die man als Leader von hybriden Meetings kennen sollte. Die restlichen drei verraten wir dir in der Podcastfolge «7 Tipps, wie Sie Hybrid-Meetings rocken (#52)». Jetzt auf Spotify, Apple Podcasts oder unserer Website anhören.
Tipp #13: Die richtige Datenablage wählen (OneDrive, SharePoint)
Das ewige Durcheinander: Wann muss ich Daten auf OneDrive, wann auf SharePoint abspeichern? Und was hat Teams damit zu tun? Wir räumen ein für alle Mal auf:
- OneDrive ist wie dein persönlicher Garten. Dort findest du deine Blumen, eine gemütliche Outdoor-Lounge oder deinen Rasenmäher. So verhält es sich auch mit deinen privaten Dateien: Standardmässig dient OneDrive als persönliche, cloud-basierte Datenablage, die niemand ausser dir bearbeiten, anschauen oder teilen kann.
- SharePoint ist wie ein Park, in dem sich viele Leute tummeln. Er ist öffentlich und jederzeit für alle zugänglich. So ist es auch mit teamverfügbaren Dateien: SharePoint dient als offene, cloud-basierte Datenablage.
- Microsoft Teams agiert als Eingangstor zu deinem Garten und zum Park. Teams ist keine Dateiablage, sondern ermöglicht dir lediglich den Zugang zu den Daten, die auf OneDrive oder SharePoint zu finden sind.
Eine etwas ausführlichere Erklärung zu diesem Thema findest du in unserem Blogbeitrag: OneDrive vs. SharePoint vs. Microsoft Teams
Tipp #15: Mobile Geräte vor Gefahren schützen (Security Awareness)
Eieiei, schon wieder gehackt. Ja, beim Einsatz von mobilen Geräten lauern viele Gefahren: Diebstahl des Geräts, ungewollte Softwareinstallationen via USB-Stick, Gratis-WLAN oder externe Ladestationen als Einstiegstor für Hacker.
Mit diesen simplen Massnahmen kannst du dich und deine Geräte schützen:
- Betriebssystem aktuell halten
- Starke Passwörter wählen (kryptische Passwörter, Windows Hello, Fingerabdruck)
- Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren
- Keine fremden USB-Sticks verwenden
- Gratis-WLAN meiden, stattdessen mobilen Hotspot aktivieren
- Antivirus-Programm verwenden und aktuell halten
In diesem Video geben wir dir Einblick in unser Security-Awareness-Training. Hol dir hilfreiche Tipps, wie du dich und dein Team vor Hackerangriffen schützen kannst: Security-Awareness-Training: Darauf solltest du deine Mitarbeitenden sensibilisieren
Tipp #16: IT in geordnete Bahnen lenken (IT-Strategie)
Ihr möchtet eure IT in geordnete Bahnen lenken? Dann ist eine IT-Strategie das A und O. Folgende vier Elemente sollte eine IT-Strategie unbedingt beinhalten:
- Allgemeine Grundsätze
- Klare Vision
- Strategische Ziele
- Roadmap
Das ist dir alles noch zu schwammig? In diesem Blogbeitrag findest du detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Element: IT-Strategie entwickeln
Tipp #17: Zielsetzung leicht gemacht (Viva Goals)
Mit Viva Goals kannst du als Führungskraft deine Mitarbeitenden konkret und messbar an den «grossen» Zielen mitarbeiten lassen. Du siehst, welche individuellen Ziele auf welche Unternehmensziele einzahlen und kannst über das Dashboard sofort den aktuellen Status abrufen.
Die 6 grössten Vorteile von Viva Goals für Unternehmen:
- Verbesserte Zielsetzung: Alle Mitarbeitenden können klare und konkrete Ziele setzen, die auf die Unternehmensstrategie und -vision ausgerichtet sind.
- Engere Zusammenarbeit: Es fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, da alle auf das gleiche grosse Ganze hinarbeiten.
- Transparenz: Es bietet einen transparenten Überblick über den Fortschritt und den Status der Ziele.
- Automatisierte Rückmeldungen: Viva Goals gibt automatisch Feedback, wenn Ziele auf Kurs, im Rückstand oder gefährdet sind.
- Motivation: Ob sich Mitarbeitende durch Viva Goals motivierter und engagierter fühlen, weil sie ihre Ziele selbst setzen und verfolgen können, sei dahin gestellt. Aber es ist ein schöner Gedanke.
- Nahtlose Integration: Es lässt sich prima in andere Microsoft-Tools wie Microsoft Teams, Outlook, SharePoint und PowerBI integrieren.
Weitere Einblicke in Viva Goals gefällig? Die liefern wir dir gerne: Viva-Goals-Erfahrungsbericht
Tipp #18: Datenvisualisierungen für fundierte Geschäftsentscheide nutzen (Power BI)
Kennst du die Power von Power BI? Mit diesem Datenanalysetool von Microsoft kannst du interaktive Datenvisualisierungen (Reports und Dashboards) aufbereiten. Das erleichtert es dir, Erkenntnisse aus den Unternehmensdaten zu ziehen und darauf basierend datenbelegte Geschäftsentscheide zu treffen.
Eine coole Möglichkeit, solche Reports in den Arbeitsalltag einzubeziehen, ist bei der Messung deiner Zielerreichung in Viva Goals. Du kannst Power-BI-Reports als Datenquelle für die Zielmessung hinterlegen. Dadurch werden deine Key Results in Viva Goals automatisch aktualisiert. Das spart mühsame, manuelle Arbeit und ermöglicht dir einen Überblick der Zielerreichung in Echtzeit. Genial, oder?
Tipp #19: Prozesse einfach automatisieren (Power Automate)
Power Automate und Power Apps sind dazu da, einfache Prozesse zu automatisieren. Für Unternehmen eine wahre Goldgrube. Diese vier entscheidenden Vorteile bringen die beiden Wunderwaffen unter anderem mit:
- Effizienzgewinn durch Prozessautomatisierung: Dadurch lassen sich manuelle Schritte eliminieren, wiederholende Aufgaben rationalisieren und Aufgaben automatisch auslösen.
- Prozesstreue und Fehlerreduktion: Vordefinierten Regeln und Parameter führen zu einer Fehlerreduktion und stellen die Prozesstreue unternehmensübergreifend sicher.
- Kaum Programmierkenntnisse notwendig: Du kannst einfache Apps und Flows mit wenigen Klicks per Drag-and-Drop erstellen – ohne Programmierkenntnisse.
- Nahtlose Integration ins M365-Umfeld: Daten aus allen möglichen Microsoft-Tools sowie aus Anwendungen von Drittanbietern lassen sich nahtlos in deine Flows integrieren. Dazu steht eine grosse Palette an Konnektoren zur Verfügung.
Tipp #20: Automatisierte kleine Helfer im Arbeitsalltag einsetzen (Power Apps)
Bei Power Apps handelt sich um eine Art Baukasten, mit dem du via Drag-and-Drop und simplen Formen eigene Apps erstellen kannst. Codekenntnisse sind keine Voraussetzung, jedoch in vielen Situationen hilfreich. Ein Beispiel, wie wir Power Apps in unserem Arbeitsalltag integriert haben:
Um den teamübergreifenden Spirit während der Home-Office-Zeit zu fördern, wurde eine wöchentliche Online-Kaffee-Pause zu zweit eingeführt. Die Kaffee-Partner sollten zufällig zugeteilt werden. Zu Beginn hat unser Office Management jeweils händisch eine Zuteilung für alle Teammitglieder gemacht und die Liste für alle freigegeben. Die Mitarbeitenden haben dann via Outlook selbständig Termine für eine Kaffeepause erstellt.
Später hat unser Business Development Team eine Coffee-Lottery-App erstellt. Alle iTruster konnten in der App angeben, ob sie diese Woche Zeit haben, mitzumachen. Nur verfügbare iTruster wurden einander zugelost. Direkt in der App konnte ein vorgefertigter Outlooktermin verschickt werden. Die App orchestrierte automatisiert die gesamte Organisation, der administrative Aufwand fürs Office Management fiel weg.
Zusammenfassung
Mit diesen 20 Tipps bist du bereit für die digitale Welt. Versuche, sie in deinen Arbeitsalltag zu integrieren – es lohnt sich.
Zeit und Lust noch mehr über digital erfolgreiches Arbeiten zu erfahren? Wir haben weitere spannende Blogbeiträge rund um die moderne und digitale Arbeitswelt für dich bereit.
Patrick Müller
Owner & Chairman
